L'Application Credit Management est totalement intégrée à l'Application Finances. Au service de l'optimisation du poste client, elle permet d'en assurer la gestion de bout en bout : depuis l'analyse des risques commerciaux jusqu'au recouvrement des créances.
Ses possibilités en font l'outil indispensable du manager financier et de ses équipes : cadrage réglementaire (loi LME), planification et automatisation de la relance, gestion de l'assurance crédit et des factors, console de pilotage client, tableaux de bords et graphiques en temps réel.
Mise à disposition d'un outil de pilotage du service recouvrement, permettant la planification des actions de recouvrement de la part du manager selon des critères automatisables ou manuels.
Gestion du calendrier et priorisation des actions à mener.
Analyse quantitative et financière de l'activité du service recouvrement (nombre de relances papier, nombre d'appels, montant recouvré, etc.).
Pilotage client
L'écran de pilotage du client donne accès à de multiples données :
- description du client (adresse, e-mail, gestionnaire, rating, cotation) ;
- avertisseurs visuels ;
- calcul des encours comptable, commercial et risque ;
- indicateur clés DSO, limite de crédit ;
- détail des pièces constituant l'encours ;
- accès et saisie de commentaires au niveau pièce et client ;
- détail des pièces comptables ;
- détail des documents commerciaux ;
- actions de recouvrement ;
- dossiers contentieux ;
- données relatives aux assurances ;
- litiges ;
- commentaires.
La notation client s'effectue grâce à des zones dédiées. Elles peuvent être alimentées par des systèmes externes (D&B, COFACE, etc.), calculées par ce module à partir notamment du respect des délais de paiement, ou encore alimentées manuellement.
Le client peut aussi être associé à d'autres tiers qu'il convient également de relancer. C'est notamment le cas dans le cadre de la loi Sapin, dans certaines organisations hospitalières, etc., ce module gère trois tiers au niveau des pièces comptables, repris dans l'environnement de recouvrement.
Relances, recouvrement
Organisation du recouvrement au travers d'actions de relance, sur des supports variés.
L'utilisateur retrouve deux grandes familles d'actions permettant de faire du préventif (relance de pièces non encore échues, appel ou mail avant échéance), et du curatif avec les mêmes moyens mais après échéance.
Une action est un moyen entrepris pour recouvrer des créances. Les moyens utilisables sont les relances de masse papier ou fax, les relances personnalisées papier, les relances téléphoniques et le mail.
Les actions peuvent être priorisées. La définition du mode de calcul des priorités est réalisée au moyen de critères paramétrables. L'utilisateur peut ainsi déterminer, par exemple, quelle créance doit être relancée avant une autre en fonction des critères définis : ancienneté de la créance, montant de l'encours, etc.
Toutes les actions entreprises pour recouvrer des créances vont être historisées. Il est même possible de chaîner ces actions pour conserver la séquentialité dans le processus paramétré.
Différents processus de relance peuvent être organisés au travers de classes de recouvrement décomposées en étapes. Ainsi on pourra utiliser des processus paramétrés différemment selon que l'on relance des clients étrangers ou nationaux, des encours supérieurs ou inférieurs à un seuil, des personnes morales ou physiques, etc.
Il est possible de gérer n niveaux de relance.
Les lettres de relance de masse ou personnalisées sont paramétrables à partir de modèles. Elles sont aussi multi-langues, ce qui permet de relancer le client dans sa propre langue.
Litiges, contentieux
Le service recouvrement, lors de ses appels téléphoniques, est souvent le premier informé d'un litige conduisant le client à ne pas payer sa créance. Ce module permet à l'opérateur de saisir ce litige, de le qualifier, de le documenter et de lui affecter un gestionnaire qui devra gérer ce litige. Ce peut être une personne physique ou plus généralement un service : facturation si litige sur la facture, commercial si mauvaise application des conditions contractuelles, expédition en cas de casse par exemple. L'information du litige pourra être communiquée automatiquement via mail au destinataire censé s'en occuper.
Le litige peut être porté au niveau de chaque pièce ou plus globalement au niveau du client.
A l'issue des différentes actions de recouvrement et si la créance reste impayée, un dossier contentieux va être monté. Ce dossier peut être créé avec une gestion dédiée permettant d'y associer en particulier un organisme de contentieux, les pièces placées sur ce dossier, la justification des différentes actions entreprises pour recouvrer les dites créances, le montant de la garantie, le montant non garanti, l'assurance, les encours, etc.
Un état récapitulatif permet de piloter ce dossier et de communiquer avec l'organisme mandaté.
Limite de crédit, assurance
Ce module permet de référencer une limite de crédit qui sera contrôlée sur l'écran de pilotage. Cette limite de crédit est aussi commune avec l'Application Ventes qui, elle, permet d'alerter ou bloquer la prise de commandes en fonction de celle-ci.
Un état de surveillance ou d'alerte peut être systématisé pour proposer un récapitulatif des clients dépassant leur limite de crédit. Il est même possible, pour des utilisations différentes, de régler la hauteur du dépassement.
En plus de la limite de crédit interne, certaines sociétés font appel à de l'assurance crédit pour se prémunir des impayés. Ce module permet le référencement de ces assurances, tant au niveau de chaque créance que globalement pour un tiers, et permet d'avoir un suivi associé.
Reporting
Outre les états issus de la comptabilité auxiliaire, ce module met à disposition un ensemble d'états orientés recouvrement :
- état des encours à tous les niveaux ;
- état du DSO ;
- état des assurances ;
- état des dérives de paiement avec l'équivalent en frais financiers ;
- état de l'activité du service recouvrement ;
- liste des actions et pièces associées ;
- vue complète d'un dossier contentieux ;
- surveillance des limites de crédit.
Les données sont accessibles par les outils décisionnels.
Ces états s'accompagnent aussi de push d'information générés par l'Application Workflow Information Manager, tels :
- liste des créances non soldées par tiers ;
- liste des créances non soldées par commercial ou gestionnaire de compte ;
- top 10 des encours les plus forts ;
- actions planifiées par gestionnaire ;
- chaînage des relances et actions ;
- information sur les litiges enregistrés ;
- statistiques sur les actions du service (type de relance, nombre, gestionnaires, etc.).
Provisionnement
Paramétrage des règles de provisionnement des créances douteuses en y associant un taux et un schéma comptable.
Le module génère automatiquement les écritures de provision et travaille en complément ou reprise de provision d'une fois sur l'autre.
Un état permet de voir l'ensemble des écritures de provision générées pour une créance ou un client. |