Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
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TFAVP - Actions réalisées par le traitement d'archivage à valeur probante des documents

Sélection des éléments traités

Pour qu'un élément soit sélectionné, son étape doit être supérieure ou égale à l'étape précédente obligatoire du traitement d'archivage à valeur probante.

Principe général

Prérequis En amont de l'exécution de ce traitement, il est impératif de définir le paramétrage nécessaire à son fonctionnement. La procédure de cette mise en place est décrite dans le document suivant : Archivage à valeur probante des documents.    Rappel Dans le contexte des notes de frais, les justificatifs sont enregistrés :    - soit depuis l'application mobile, dans ce cas c'est généralement une photo ;    - soit depuis l'application bureau, dans ce cas le document est une image ou le plus souvent un fichier PDF. Dans tous les cas, ils sont, dans un premier temps, stockés dans la GED toujours au format PDF. Si le fichier original n'est pas au format PDF, la solution prend en charge sa conversion. A cet instant un tampon, issu d'un algorithme de hachage, est calculé pour chaque document afin de s'assurer d'aucune altération jusqu'à son archivage définitif. Cette étape est également prise en charge par la solution. Le paramétrage de la génération de la clé de hachage et de la conversion au format PDF est décrit dans le document : Archivage à valeur probante des documents.     Principe Une fois l'élément sélectionné, le traitement s'appuie sur les critères de soumission liés à la GED (entité et type de document) afin d'identifier les justificatifs, stockés en GED, qui doivent être transférés vers le coffre-fort. Le transfert des documents s'effectue via un service que propose Cecurity. Si le transfert est réalisé avec succès, le service retourne un identifiant unique du document inséré dans le coffre-fort. Le traitement poursuit par une duplication, en GED, du document d'origine. Ce nouvel enregistrement est affecté avec l'entité et le type de document de destination passé à la soumission du traitement. Lorsque l'ensemble des documents liés à un élément sont archivés, le traitement fait évoluer l'étape de cet élément.

Historique des étapes

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Traitement d'une liste d'éléments

Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de traiter des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE).    Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement exécuté. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé.