Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Déplacements et Frais professionnels
TFVAU - Actions réalisées par le traitement de validation automatique

Description

Pour utiliser ce traitement dans le flux d'une classe de frais, l'étape par classe (GFETC) qui lui est associée, doit être positionnée avant l'étape de validation que l'on souhaite rendre facultative. La contribution du traitement est réelle lorsque son exécution est rendue automatique, c'est-à-dire sans intervention humaine.    Ce traitement possède deux options qui permettent d'indiquer les critères qui déclenchent la validation automatique. - la première option "Pour soi-même", permet de valider automatiquement lorsque l'utilisateur possède l'autorisation de valider ses propres notes de frais ou demandes de déplacement ; - la seconde option "Pas de signataire", permet de valider automatiquement lorsqu'il n'y a pas de signataire défini pour la prochaine étape de validation. Ce cas de figure peut s'illustrer de la manière suivante. On imagine que les notes de frais doivent être vérifiées seulement si leur montant dépasse 150 Euros. Si ce n'est pas le cas, les notes de frais ne doivent pas être contrôlées, on peut assimiler ce cas à une absence de signataire.    Un autre critère de soumission permet d'indiquer, lorsque la validation automatique a pu être réalisée, si les traitements suivants sont automatiquement exécutés.

Fonctionnement

La première action du traitement est de rechercher la prochaine étape de validation du flux, que la note de frais ou demande de déplacement traitée doit franchir.    Si l'option "Validation pour soi-même" est demandée, le traitement vérifie : - que l'utilisateur exécutant le traitement est le même que celui associé à l'intervenant présent sur la note de frais traitée ; - que cet utilisateur est autorisé à valider pour l'intervenant auquel il est associé. Si ces deux conditions sont remplies, la note de frais peut franchir l'étape de validation suivante. Son étape est alors positionnée à l'étape de validation franchie.    Si l'option "Validation si pas de signataire" est demandée, le traitement vérifie l'existence d'un ou plusieurs signataires pour l'étape de validation trouvée en début de traitement. Si aucun signataire n'est défini, le traitement considère que la note de frais n'a pas besoin d'être contrôlée, et son étape est positionnée à l'étape de validation franchie.    Pour illustrer ces options, prenons l'exemple d'un flux avec les étapes suivantes : - saisie de la note de frais (étape n° 200) ; - soumission de la note de frais (étape n° 250) ; - traitement de validation automatique (étape n° 300) ; - validation (étape n° 400) ; - transfert en comptabilité (étape n° 900).    L'utilisateur USER1 est autorisé à valider les notes de frais de l'intervenant associé à ce même utilisateur. Ce qui revient à dire que USER1 est autorisé à valider pour lui-même. L'utilisateur USER1 est autorisé à valider les notes de frais du collaborateur X lorsque celles-ci dépassent 200 Euros. Après avoir saisi une note de frais le concernant, USER1 la soumet. Le traitement de validation automatique est déclenché automatiquement en fonction de la définition du flux de la classe (étape suivante de l'étape de soumission). En s'appuyant sur le paramétrage des droits, le traitement retrouve les autorisations de USER1 et peut donc faire évoluer la note de frais jusqu'à l'étape de validation.    Le collaborateur X saisit une note de frais dont le montant est de 150 Euros. Le traitement de validation automatique est déclenché automatiquement en fonction de la définition du flux de la classe (étape suivante de l'étape de soumission). Le traitement ne retrouve pas de signataire pour cette note de frais car son montant est inférieur au seuil précisé lors de la définition des droits. La note de frais évolue alors jusqu'à l'étape de validation.

Mise à jour des notes de frais traitées

L'étape de la note de frais est mise à jour. Elle est égale à l'étape du traitement exécuté. La mise à jour est réalisée si l'étape de la note de frais est strictement inférieure à l'étape du traitement. Le traitement ne peut être effectué qu'une seule fois.

Historique des étapes

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Traitement d'une liste de notes de frais

Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de traiter des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE).    Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement de validation automatique des notes de frais. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé.