Bénéficiez d'une vision centralisée et en temps réel des frais engagés et à venir, pour leur optimisation continue.
Décentralisez les saisies : donnez la possibilité à vos collaborateurs de déclarer eux-mêmes leurs frais, en situation de mobilité notamment.
Utilisez et accédez aux données de référentiels partagés du produit Cegid XRP Ultimate : imputations comptables, budgétaires et analytiques, tiers, gestionnaires et intervenants, codes projets, etc.
Remboursez vos collaborateurs via la comptabilité auxiliaire du produit.
Informez et validez via la messagerie.
Paramétrez le contrôle budgétaire.
Dématérialisez tous les justificatifs de dépenses dans la GED.
Référentiels
Définition de typologies de notes de frais qui permettent de regrouper les notes de frais entre elles à des fins statistiques (déplacement, formation, représentant du personnel, etc.). Les règles de gestion peuvent être identiques ou non.
Natures de dépenses pré-paramétrées et possibilité d'en créer d'autres, de façon illimitée.
Utilisation du référentiel commun avec l'Application Temps et Activités : les intervenants.
Définition de lieux (pays, département, ville, adresse, etc.) afin d'y pointer des frais et de déterminer un barème de remboursement.
Autorisations entre natures, intervenants et classe de frais, avec possibilité de propositions automatiques.
Gestion native de la confidentialité sur les tiers, sections analytiques, typologie de frais, etc.
Demande de voyage
Définition d'une typologie dédiée à la demande de voyage.
Workflow de validation totalement personnalisable.
Engagement comptable des frais correspondants.
Génération possible de la commande d'achats pour rapprochement futur avec les facturations directes à la société.
Saisie de la note de frais
Saisie pour soi-même mais aussi pour le compte d'un autre collaborateur.
Bibliothèque de natures de dépenses pré-paramétrée prêtes à l'emploi et modifiables.
Saisie du nom des invités internes ou externes pour contrôles.
Gestion des barèmes kilométriques en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé par le collaborateur.
Moteur de règles de barèmes performant et personnalisable.
Possibilité de saisie au jour le jour des notes de frais avec traitement mensuel.
Edition et consultations des notes de frais.
Cartes affaires
Définition souple et personnalisée des formats de fichiers à intégrer.
Règles d'alimentation des lignes de frais, adaptable aux contextes.
Proposition à l'utilisateur des lignes importées.
Possibilité de générer automatiquement une note de frais après sélection des lignes de cartes affaires.
Comptabilisation
Définition de types de ventilation permettant : l'engagement des dépenses, le paiement des avances, la comptabilisation de la note de frais et le règlement aux collaborateurs (virement SEPA, chèques, etc.).
Comptabilisation au fil de l'eau (temps réel) ou en fin de période.
Gestion de la TVA intégrée à l'Application Finances. Multi-taux : gestion possible de plusieurs taux pour une ligne.
Paramétrage du pourcentage de récupération de la TVA.
Multi-devises : saisie dans toute devise possible.
Association de saisie sur sections analytiques par collaborateur et par période.
Alimentation des kilomètres parcourus pour notre module de TVS.
Workflow
Différents workflow totalement personnalisables selon la nature de frais, la hiérarchie, etc.
Définition de droits de saisie ou de validation pour soi-même ou pour un ensemble d'intervenants.
Validation électronique via la messagerie (Workflow Information Manager) ; validation totale ou partielle de la note.
Saisie de montants de remboursements supérieurs au plafond. Le superviseur peut forcer le remboursement total.
Retour à l'utilisateur lors du paiement de la note.
Portail des frais professionnels
Interface permettant à un collaborateur de saisir ses notes de frais et préparer ses déplacements. Les managers ont également accès à un espace de validation leur permettant de valider les notes de frais et les déplacements des personnes sous leur responsabilité.
Prise en charge des délégations de saisie, des dépenses réglées par "carte affaires", saisie rapide des notes de frais. |