Document de release de la version H3.01

   Ce document présente les évolutions survenues sur le module Qualiac® Déplacements et Frais professionnels en H3.01.

      Afficher / Masquer le détail                                                   Format PDF

   Aucune modification de paramétrage n'est nécessaire pour que le fonctionnement soit comme avant le passage de la release.

   Dans le cadre d'un déplacement réalisé en voiture, le collaborateur souhaite utiliser un véhicule appartenant à la société, qu'il doit réserver avant son départ. Pour la préparation de ce déplacement, il doit connaitre les véhicules disponibles aux dates de sa mission, afin d'éviter une double réservation.
Une fois réservé, le véhicule est "bloqué" durant le temps de la mission. L'ensemble de la société est ainsi informé de l'indisponibilité de ce véhicule.

   L'ensemble de cette fonctionnalité s'appuie sur les ressources de planning et leur utilisation.
Les véhicules de la société doivent donc être créés en tant que ressources. Pour les nouvelles saisies, la génération peut être automatique suivant la définition du type de possession du véhicule.

Depuis la demande de déplacement, qui génère une tâche de planning, l'utilisateur accède, via un bouton, à la liste des véhicules disponibles durant la période de sa mission. La sélection d'un des éléments de la liste, entraîne la création d'une ligne représentant la réservation du véhicule.

Une fois réservé, la ressource représentant le véhicule est associée à la tâche.
L'intervenant, peut également être une ressource adossée à la tâche. Pour cela, le gestionnaire précisé sur la fiche intervenant doit exister en tant que ressource. Cela permet de gérer indirectement un planning pour l'intervenant.

L'utilisation des différentes ressources liées à cette tâche, est bloquée pour toute la période de la mission.

GNACL - Association classe amont-classe planning
GVEH - Véhicules
GFDDP - Demandes de déplacement
GFLDD - Lignes de demandes

   Pour la mise en place de cette fonctionnalité, une association entre la classe de la demande de déplacement et une classe de tâches de planning doit être saisie.

De plus, une nature de dépense représentant les réservations de véhicule, doit exister pour être reprise sur les lignes de la demande de déplacement. La génération de cette nature est prise en charge par le traitement d'initialisation lorsque l'option "Natures de dépense" est cochée.

   Design et navigation:
Cette interface est accessible depuis le thème Qualiac Frais professionnels. La charte graphique associée a été revue.
Désormais ce sont des onglets qui permettent de naviguer dans les différents espaces proposés par cet environnement.

   Soumission des frais professionnels
Pour avoir accès à la soumission des frais, l'utilisateur doit sélectionner ceux qu'il désire faire valider. Une fois sa sélection terminée, le système lui propose éventuellement d'autres frais qui potentiellement pourraient être regroupés avec ceux de sa sélection. L'utilisateur décidera d'ajouter toute ou une partie de ces propositions à sa sélection.
Par la suite, et dans tous les cas, le système affiche la ventilation des frais sélectionnés par note. Depuis cet écran, l'utilisateur peut:
   - modifier cette répartition.
   - créer une nouvelle note de frais.
La suite du processus, affiche sous forme d'arbre, les notes et frais prêts à être soumis. A cette étape, l'utilisateur peut modifier les notes de frais avant de les soumettre.

Transaction QFCENP rattachée à l'en-tête du conteneur.
Transaction QFITLFP affichant le détail d'un frais ainsi que l'ensemble des frais présents dans le portefeuille.
Transaction QFCHHFR affichant l'historique.
Transaction QFCHVFR permettant le contrôle des frais.
Transaction QFINDFP affichant le détail d'une note.
Transaction QFCLFPP proposant des frais durant la phase de soumission.
Transaction QFCHRLFP permettant la répartition manuelle des frais par note.
Transaction QFCHSLFP permettant la soumission des notes et de leurs frais.

   Afin de profiter pleinement de l'ergonomie de cette interface, l'URL d'appel de l'application Qualiac® diffère. Elle doit faire référence à la ressource Qualiac_qdf.html en remplacement de Qualiac.html. Un des paramètres de l'URL permet directement de charger le thème Qualiac Frais professionnels.

   Paramétrage : Il est impératif de compléter la définition des natures de dépenses:
-   en identifiant les natures dites génériques. En effet, seules les natures possédant cette caractéristique peuvent être ajoutées.
- en adaptant le type d'affichage qui doit être "mosaïque" ainsi que la vignette utilisée pour l'affichage du détail.

   Il est important de noter que seules les autorisations entre classe de frais et natures de dépense, définies par nature sont actuellement gérées dans le portail.

   Une classe de frais, de catégorie 'ST' (saisie temporaire) doit être créée. Elle est ensuite utilisée pour générer dans le sas, et par intervenant, l'en-tête d'une note de frais auquel les frais saisis depuis le portail seront associés.

   Des droits pour les mnémoniques permettant l'accès au détail de l'en-tête d'une note de frais, doivent être créés. Leur génération est prise en charge par le traitement d'initialisation lorsque l'option "Paramétrage des droits par mnémoniques" est cochée.

   Le paramétrage des mnémoniques, utilisés pour la validation partielle des notes, doit être complété. Il est nécessaire de renseigner la nature avec la valeur 'P'. Cette valeur doit au préalable être définie comme une occurrence du paramètre NATQFPDM.

   A l'identique des autres interfaces de saisie, la GED Qualiac® permet stocker les justificatifs des frais saisis en utilisant la même entité de document "JUSTIFICATIF". Il est nécessaire d'associer le paramètre DEN, avec la valeur JUSTIFICATIF aux mnémoniques suivants : GFTLFP, GFSLFP, GFDLFH, GFDLFP, GFDLFR, GFLFHS, GFDLFV.

   Le détail sur l'utilisation et la mise en place est précisé ici

   Modification des colonnes :
TV1QFNAD - Code TVA 1 : passe sur 10 caractères
T1BQFNAD - Code TVA 1 après seuil : passe sur 10 caractères
TV2QFNAD - Code TVA 2 : passe sur 10 caractères
TV3QFNAD - Code TVA 3 : passe sur 10 caractères
NFKQFNAD - Service ou dépense représenté par la nature : Les valeurs de cette colonne doivent être des occurrences du paramètre NFKQFNAD

   Modification des colonnes :
TV1QFLDF - Code TVA 1 : passe sur 10 caractères
TV2QFLDF - Code TVA 2 : passe sur 10 caractères
TV3QFLDF - Code TVA 3 : passe sur 10 caractères

   Modification des colonnes :
TV1QFTLF - Code TVA 1 : passe sur 10 caractères
TV2QFTLF - Code TVA 2 : passe sur 10 caractères
TV3QFTLF - Code TVA 3 : passe sur 10 caractères