Sommaire
Ce document présente les évolutions survenues sur l'application Cegid XRP Ultimate Déplacements et Frais professionnels en I1.01.
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Comment garder l'iso fonctionnalité
Aucune modification de paramétrage n'est nécessaire pour que le fonctionnement soit comme avant le passage de la release.
Votre attention
Les interfaces, permettant la saisie ou la validation, accessibles sous forme de conteneurs dans le produit en ligne technologique RIA, ne sont plus fonctionnelles avec la ligne technologique HTML5.
Cette nouvelle ligne technologique propose uniquement le portail qui regroupe, au sein d'un même environnement de travail, ces différentes fonctionnalités.
Fonctionnalités
Nouveautés
Calcul des indemnités liées aux déplacements à l'étranger des agents de l'Etat
Le per diem est l'indemnité versée à un agent de l'Etat pour couvrir l'ensemble des frais qu'il a engagé durant son séjour dans le pays étranger. Cette indemnité est journalière. Elle couvre les dépenses liées à l'hébergement, à la prise des repas, et aux menues dépenses, telles que les déplacements urbains. Établi par le Ministère des Finances sur la base des taux de chancellerie en vigueur, le per diem est spécifique à chaque pays.
Explications
Ce type d'indemnités s'apparente à un forfait et peut donc être traité de la même manière qu'un forfait traditionnel. Il est donc nécessaire de définir une nature de dépense représentant cette indemnité, ainsi qu'une règle de remboursement permettant de déterminer les montants dus aux collaborateurs.
L'outil peut prendre en charge la génération de :
- la nature de dépense "QUA-PERDIEM" (via le traitement d'initialisation).
- la règle de remboursement (via la gestion des règles et plus particulièrement la "forme détail" dédiée à la génération de règles).
Le gouvernement définit le montant des per diem et les taux de chancellerie pour chaque pays. Il met à disposition des fichiers qui comportent ces informations. Pour faciliter leur actualisation, l'outil propose d'intégrer les fichiers une fois téléchargés. Cette fonctionnalité est accessible depuis la gestion d'administration de la politique de remboursement.
L'outil s'appuie sur les valeurs de variables pour enregistrer le montant des per diem et sur les cours de devises pour le taux de chancellerie.
Transactions concernées
GFREG - Règles (Transaction QFIREG)
GFGFP - Forfaits et plafonds (Transaction QFIGFP)
Mise en place
Lorsque ce type d'indemnités est géré, il faut au préalable définir l'ensemble des éléments nécessaires.
Toutefois un ordre doit être respecté.
Avant d'actualiser les valeurs des per diem, Il est obligatoire de définir la nature de dépense liée aux per diem ainsi que la règle de calcul de l'indemnité. Même si ces opérations peuvent être réalisées manuellement, il est préférable d'utiliser les fonctionnalités de l'outil pour les créer.
Concernant les taux de chancellerie, il est nécessaire avant de les mettre à jour, de définir le mode de change qui sera dédié à ces cours. Une fois défini, l'occurrence de ce mode doit être reportée dans la chaîne 1 de l'occurrence TAUXCHAN du paramètre AUTQDF.
Outil dédié aux administrateurs pour le suivi des éléments
L'outil permet de retrouver les éléments en cours de saisie, refusés et en attente de validation. Des critères supplémentaires permettent d'affiner la sélection des éléments.
Explications
L'outil permet de retrouver des éléments à différents statuts.
Il permet d'identifier facilement les éléments bloqués dans le circuit de validation. Cette situation correspond au fait qu'aucun approbateur n'est positionné pour ces éléments. Elle doit être rapidement résolue de manière à ne pas bloquer l'avancement des éléments. Dans le cas d'un déplacement, le collaborateur peut être empêché de partir, dans le cas d'une note de frais le remboursement n'est pas déclenché.
Cette fonctionnalité est notamment utile aux administrateurs de la solution.
De même, les managers peuvent aisément retrouver les éléments en cours de saisie et en fonction de la période de la mission, par exemple, inciter leurs collaborateurs à terminer la déclaration de leurs frais.
Transactions concernées
CFSTA - Suivi des notes de frais (Transaction QFCSTA)