Document de release de la version I2.01

   Ce document présente les évolutions survenues sur l'application Cegid XRP Ultimate Déplacements et Frais professionnels en I2.01.

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   Aucune modification de paramétrage n'est nécessaire pour que le fonctionnement soit comme avant le passage de la release.

   Dans certains cas, toutes les saisies de missions ou de notes de frais sont entièrement prises en charge par des collaborateurs dédiés. Pour répondre aux besoins de ces contextes, où la saisie devient intensive, de nouveaux conteneurs ont été mis à disposition. Un dédié à la saisie des notes de frais et un second pour les demandes de déplacements.

   Ces conteneurs sont composés de 3 panneaux contenant respectivement :
   - l'en-tête de l'élément ;
   - la liste des natures disponibles ;
   - la synthèse des lignes associées à l'en-tête.

   La principale différence avec les conteneurs disponibles dans la version RIA est que ces conteneurs ne gèrent pas de scénario d'affichage, aussi bien au niveau de la visibilité d'un panneau, qu'au niveau de la transaction active au sein d'un panneau. Ainsi chaque panneau conserve la même transaction tout au long de la navigation.

   La liste des natures et la synthèse des lignes sont des écrans de l'interface du portail. Ils héritent donc de leur comportement ce qui amène le détail des lignes à s'afficher sous forme de pop-up hors conteneur.
Il en est de même pour le détail des lignes, qui est également issu du portail, La définition des natures de dépense, et plus particulièrement les données d'affichage liées au portail, conditionnent la visualisation.

   Une autre différence de comportement réside dans l'alimentation de la liste des natures de dépense. Elle est effective seulement après la validation des données de l'en-tête.

GKFNDFH - Notes de frais (Transaction QFINDF)
Mnémonique CFNAG => Transaction QFCNAG
Mnémonique CFNDFP => Transaction QFCNDFP
Mnémonique GFTLFP => Transaction QFITLFP
GKFDDPH - Demandes de déplacement (Transaction QFIDDP)
Mnémonique CFNAG => Transaction QFCNAG
Mnémonique CFDDDP => Transaction QFCDDDP
Mnémonique GFTLFP => Transaction QFITLFP

   Certains des écrans sont issus du portail. Leur comportement est donc hérité de cette interface et prend en compte des données liées aux natures de dépense.

       - La caractéristique "nature générique" pour la liste des natures de dépense qui sélectionne les lignes de données ayant cette option active.

       - La définition de l'affichage dans le portail des natures liées au portail lu par le détail des lignes.

   Ces particularités nécessitent éventuellement d'adapter le paramétrage des natures.

   Ces conteneurs sont accessibles depuis de nouveaux mnémoniques pour lesquels il est nécessaire de définir des droits par mnémonique.

   Cette fonctionnalité permet de répondre à une exigence liée à la comptabilité publique, concernant des engagements réalisés sur un exercice précédent l'exercice courant.

   Le contexte est le suivant.
Le collaborateur saisit un déplacement le 03/12/2020 dont les dates de mission sont positionnées du 20/01/2021 au 21/01/2021.
Pour réaliser cette mission, différents forfaits sont nécessaires (hôtel, repas). Leur montant est alors consigné dans une écriture comptable d'engagement dont la date comptable est fixée au 03/12/2020.
Le 15/01/2021, un évènement fait que cette mission est finalement annulée. Cet état doit être reporté   dans le système, via le traitement d'annulation. Le comportement par défaut du traitement d'annulation est d'extourner l'engagement précédemment généré en date du jour.

   Dans un contexte public, le fait que l'engagement soit généré pour un exercice différent de celui de l'extourne, entraine une gestion différente. Ainsi le journal et le type de l'écriture d'extourne doivent être distinctifs.

   Pour déterminer si cette annulation est réalisée dans un contexte public, le traitement lit la valeur testée 1 de l'occurrence GESM9 du paramètre AUTM9.
Si c'est le cas, le traitement compare l'exercice comptable de l'écriture d'engagement existante et de l'écriture d'extourne qu'il va générer. Cette comparaison est réalisée sur l'année des dates comptables.
Si les deux années sont différentes, le journal et le type positionnés pour l'écriture d'extourne sont lus respectivement dans le texte et la valeur testée 1 de l'occurrence RETENG du paramètre AUTM9.

TFANN - Annulation des notes de frais (Transaction QFTANN)

   Cette fonctionnalité permet de répondre à une exigence liée à la comptabilité publique, concernant des engagements réalisés sur un exercice précédent l'exercice courant.

   Le contexte est le suivant.
Le collaborateur saisit un déplacement le 03/12/2020 dont les dates de mission sont positionnées du 20/01/2021 au 21/01/2021.
Pour réaliser cette mission, différents forfaits sont nécessaires (hôtel, repas). Leur montant est alors consigné dans une écriture comptable d'engagement dont la date comptable est fixée au 03/12/2020.

   Comme convenu il réalise sa mission, et déclare des dépenses supplémentaires au travers d'une note de frais liée à son ordre de mission. Dans un comportement par défaut, la comptabilisation de cette note déclenche l'extourne de l'engagement, dont la date comptable est positionnée en date du jour.

   Dans un contexte public, le fait que l'engagement soit généré pour un exercice différent de celui de l'extourne, entraine une gestion différente. Ainsi le journal et le type de l'écriture d'extourne doivent être distinctifs.

   Pour déterminer si cette annulation est réalisée dans un contexte public, le traitement lit la valeur testée 1 de l'occurrence GESM9 du paramètre AUTM9.
Si c'est le cas, le traitement compare l'exercice comptable de l'écriture d'engagement existante et de l'écriture d'extourne qu'il va générer. Cette comparaison est réalisée sur l'année des dates comptables.

   Si les deux années sont différentes, le journal et le type positionnés pour l'écriture d'extourne sont lus respectivement dans le texte et la valeur testée 1 de l'occurrence RETENG du paramètre AUTM9.

TFCPT - Comptabilisation des notes de frais (Transaction QFTCPT)

   De nouveaux WIMs sont mis à disposition afin d'alerter les approbateurs de manière plus globale. Ils reçoivent un mail indiquant que des éléments sont en attente de validation, dans lequel un lien permet d'afficher la liste des éléments à contrôler.

   Jusque-là, les WIMs standard devaient être intégrés au flux des classes de frais. Dans ce type d'implémentation, chaque approbateur est averti unitairement à chaque nouvel élément soumis à validation.
Afin de répondre à la préférence de certains utilisateurs, qui porte sur un nombre plus restreint de mails, la solution propose de nouveaux WIMs qui effectuent un récapitulatif des éléments à valider.
Le mail envoyé, à chaque approbateur, contient un lien vers la liste des éléments qu'il doit traiter. Cette liste permet d'accéder au détail de chaque élément, à partir duquel un contrôle détaillé peut être réalisé.

   Pour mettre en place ce processus, il faut paramétrer l'exécution du traitement TREQ, ou une de ses duplications, à une fréquence régulière en mettant comme requête à lancer :
QLC_QDF_RECAP_NDF_A_VALIDER pour les notes de frais à valider.
QLC_QDF_RECAP_DDP_A_VALIDER pour les déplacements à valider.

   Jusqu'à présent l'ajout de ligne était possible uniquement lors de la création d'un en-tête. L'évolution étend cette fonctionnalité en la rendant disponible lors de la soumission d'un en-tête et depuis le traitement exécutant une règle.

   Exemple : on souhaite générer automatiquement une avance pour l'ensemble des déplacements.

   Pour cela il faut :
   - créer une étape dont l'opérateur est l'ajout d'une ligne et l'opérande 1 la nature de dépense représentant l'avance ;
   - créer une règle et y associer l'étape créée ;
   - définir l'exécution de cette règle lors de la soumission d'un en-tête dont la catégorie de la classe vaut D (Déplacements).

   Ainsi à chaque soumission d'un déplacement une avance sera automatiquement générée.

GFREG - Règles (Transaction QFIREG)
GFERP - Etapes (Transaction QFIERP)
GFARN - Définition d'exécution des règles (Transaction QFIARN)

   Différentes évolutions ont été apportées à cette interface. Certaines améliorent l'ergonomie, d'autres permettent une certaine flexibilité dans le paramétrage notamment en ce qui concerne l'accès à l'outil.

   Jusque-là pour accéder à l'outil, l'utilisateur devait absolument être défini en tant qu'intervenant.
Cette définition en tant qu'intervenant n'a de sens que lorsque le collaborateur souhaite déclarer des dépenses et/ou saisir un déplacement. De plus, le fait qu'un collaborateur soit uniquement positionné en tant que signataire exceptionnel d'un élément, sans avoir d'autres droits de validation par ailleurs, ne lui ouvrait pas l'accès à l'espace de validation.
Afin de résoudre ces différentes problématiques, l'accès au portail a été entièrement revu. Il n'est plus nécessaire d'adosser une fiche intervenant aux populations qui ne se déplacent pas, mais qui ont malgré tout la charge de valider des déplacements et/ou des notes de frais.
De même, lorsque qu'un collaborateur est positionné comme signataire uniquement au travers de règles, il n'est plus nécessaire de lui octroyer des droits de validation "fictifs" qui étaient son sésame pour accéder à l'espace de validation.
Depuis l'interface du portail, un utilisateur peut saisir les éléments d'un autre collaborateur lorsqu'il possède des délégations de saisie. Dans certains cas, la liste des délégations est importante. Il devient alors difficile de sélectionner, depuis la liste, la personne pour laquelle on doit saisir des données. Afin de faciliter cette sélection, un filtre sur le nom des collaborateurs a été ajouté. Il suffit à l'utilisateur d'écrire dans le filtre une partie du nom et de déclencher la recherche via la loupe.

   Dans le détail d'un élément, que ce soit une note de frais ou une demande de déplacement, il est désormais possible de supprimer des lignes. Jusque-là cette mise à jour était seulement disponible depuis le détail de la ligne.

   Lors de l'ajout d'un frais à une note, par exemple, le système propose désormais la date de début de la mission saisie à l'en-tête comme la date du frais. Dans le cas où la définition de la nature indique également que la date de fin doit être saisie, le système propose également la date de fin de l'en-tête lorsqu'elle est présente et la date de début dans le cas contraire.

CFENP - En-tête du portail (Transaction QFCENP)
GFACCP - Accueil portail (Transaction QFIACCP)
CFDNFP - Consult. détail d'une note de frais (Transaction QFCDNFP)
CFDDDP - Détail du déplacement (Transaction QFCDDDP)

   Dès son ouverture, l'application mobile affiche l'ensemble des notes et déplacements que l'utilisateur doit approuver. Les éléments affichés sont sélectionnés car :
   - ils sont en attente de validation ;
   - l'utilisateur connecté est positionné en tant que signataire exceptionnel de ces éléments ;
   - ou l'utilisateur possède des droits de validation sur ces éléments.

   En cliquant sur un élément, l'utilisateur accède au détail de celui-ci et voit l'ensemble des lignes, lui permettant d'approfondir les vérifications.

   En cliquant sur une ligne, l'application affiche le détail de cette dernière. Cela permet de visualiser :
   -   le justificatif éventuellement associé ;
   -   les alertes issues de l'audit automatique éventuellement réalisé lors de la soumission ;
   -   les commentaires saisis par le collaborateur.

   Télécharger l'application mobile à partir du store dédié en fonction du système d'exploitation du smartphone.

   La fonctionnalité d'archivage à valeur probante s'effectue via le coffre-fort de la société Cecurity. Il répond aux différentes normes attendues par l'administration fiscale notamment.

   L'archivage se déroule en plusieurs temps.
Premièrement, le justificatif est stocké dans la GED interne. Puis, un traitement par étape, pousse le document vers le coffre-fort.

   Pour répondre à la règlementation, le module embarque différentes fonctionnalités :
- Conversion du document d'origine au format PDF si nécessaire ;
- Calcul d'une clé de hachage pour justifier de l'intégrité du document jusqu'à son envoi vers le coffre-fort ;
- Possibilité d'associer différentes métadonnées aux documents stockés dans le coffre-fort ;
- Appel des APIs fournies par le coffre-fort pour stocker les documents ;
- Création d'un lien entre le document d'origine et celui du coffre-fort afin d'identifier les documents déjà archivés.