Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Achats
Gestion des achats

Module de base permettant de définir les structures et de gérer l'ensemble des processus administratifs d'achats ou d'approvisionnements. Il permet de définir différentes étapes qu'une commande doit franchir suivant le circuit d'information approprié.      - Etape de saisie ;      - Edition ;      - Signatures ;      - Réception en quantité ;      - Contrôle facture.

Code : SAC

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : approvisionnement, acheteur. Connaissance Cegid XRP Ultimate : Navigation.

Présentation détaillée

L'Application Achats favorise la collaboration au sein de l'ensemble de l'organisation en s'adaptant à vos différents processus d'achats. Outil de pilotage, elle dispose de nombreux indicateurs prêts à l'emploi. Outil de gestion quotidienne et opérationnelle, elle sait gérer voire automatiser tous les flux d'achats, stratégiques et non stratégiques, depuis l'expression du besoin interne via un portail Web, jusqu'au paiement des factures et l'édition de multiples statistiques. En permettant à vos fournisseurs de visualiser en temps réel les informations les concernant (planning des livraisons, commandes en cours, niveau des stocks, qualité des réceptions, paiement des factures, etc.), vous fiabilisez et optimisez la relation fournisseur. Au service de la performance de l'organisation, cette application favorise la réduction des coûts, l'amélioration des délais et de la qualité. Fonctionnalités à disposition : demandes d'achats (interne, externe et réapprovisionnements), appels d'offres, devis, commandes ouvertes, marchés, contrats, demandes d'investissements et commandes d'achats. Liens natifs avec l'ensemble du produit : Finances, Immobilisations, Locations, Ventes, Stocks (approvisionnement), Production, Maintenance, Projets, etc. Gestion des catalogues électroniques fournisseurs. Lien direct avec les sites Web fournisseurs (Punch Out). Modélisation des flux d'achats par workflows et signatures électroniques. Amélioration de la relation fournisseur et respect des délais de paiements. Gestion et planification des approvisionnements stratégiques. Gestion Electronique de Documents : sécurisation et traçabilité de tout document entrant ou sortant. Multi-langues, multi-législations Couverture internationale : Angleterre, Espagne, Suisse, Pologne, Belgique, Portugal, Italie, Canada, etc. Prise en compte des spécificités locales de ces pays. Multi-entités (groupe, société, établissement) Gestion de sociétés, établissements ou sites. Saisie multi-entités. Editions et consultations par entité à des fins d'extraction (vue capitalistique, géographique, par métier, etc.). Centralisation de la création et de la maintenance du paramétrage. Analyse des intra-groupes.

Référentiel

Fournisseurs Fournisseurs multi-adresses et multi-tiers (commande, facturation, livraison, paiement) et multi-domiciliations bancaires. Gestion des groupes et de leurs filiales. Gestion de l'affacturage. Gestion des contacts, déclinables par adresse. Encours paramétrable, informatif ou bloquant. Définition libre de familles de fournisseurs : règles tarifaires, contrats, statistiques, etc. Suivi en temps réel des événements commerciaux, financiers et stocks du fournisseur :      - appels d'offres, demandes d'achats, commandes d'achats ;      - pièces en paiement, en litige, factures dématérialisées, etc.      - accès aux articles de stock. Prévisions des stocks : traçabilité vers la commande d'achats et la demande d'achats via la piste d'audit. Articles Libre définition des typologies d'articles : génériques, prestations de services, sous-traitance, immobilisations, matières premières, semi-finis, stockés (numéro de lot fournisseur, numéro de série), équipements etc. Multi-coefficients de conversion selon les articles et leur utilisation : approvisionnement, stocks, production, livraison, ventes (kg/tonne, palette/unité, poids/mètres, etc.). Gestion des dates de péremption. Identification par codes à barres (EAN, ITF, CIP, UCD) et codes à barres 2D. Gestion puissante des taxes : D3E, TIPP, TGAP, etc. Gestion tarifaire associée : prix d'achat standard, prix commande, prix fournisseur, remises, etc. Gestion des étiquettes. Gestion des libellés et caractéristiques complémentaires utilisables dans les documents commerciaux (bon de commande, etc.). Règles de contrôles (signalées/bloquantes) en rapport à des seuils pouvant être définies directement au niveau des articles : contrôle quantités commandée et réceptionnée, contrôle à la facture en quantité, en prix et/ou en montant. Gestion Electronique de Documents : caractéristiques techniques, photos, etc. Gestion des articles de remplacement. Données statistiques paramétrables : tous critères de sélection et d'extraction dans toutes les restitutions. Editions et restitutions standards. Familles d'articles Construction simple et graphique des familles d'articles. Gestion des tarifs, des contrats par famille. Héritage de règles par regroupement des articles. Règle d'affectation du réapprovisionnement (CBN, manquant, etc.) par famille d'articles. Imputations comptables et analytiques. Imputations des immobilisations. Catalogues articles-fournisseurs Référencement de catalogues avec période de validité. Multi-unités, multi-conditionnements (gestion des coefficients de conversion). Gestion des taxes : D3E, TIPP, TGAP, etc. Gestion de tout type de frais : douane, frais annexes, etc. Identification par code normalisé : UNSPSC, CIPP, UCD, EAN, GS1, etc. Proposition automatique du fournisseur lors de la commande d'achats : fournisseurs principal et secondaires. Création automatique de statistiques qualitatives et quantitatives par couple article-fournisseur. Historisation des prix sur plusieurs années à des fins d'analyse. Gestion tarifaire poussée : prix catalogue, prix négocié, prix palier. Gestion des calendriers et délais de livraison. Gestion des quantités en demande, en commande : minimum, maximum, approvisionnement, quantité habituelle, économique, etc. Gestion du montant minimal de commande. Alimentation automatique de catalogues. Gestion Electronique de Documents : descriptifs techniques, photos, etc. Accès au site Web du fournisseur. Tarifs-Remises Gestion multi-devises. Aide au choix du fournisseur : simulation de modification tarifaire. Structure par fournisseur et/ou famille de fournisseurs, par fabricant, article et ou famille d'articles. Calcul des remises librement paramétrables : nombre de remises illimité en cumul, cascades multi-niveaux en quantité et chiffre d'affaires, pourcentage de quantité et de chiffre d'affaires. Attribution d'article gratuit présent ou non sur la commande. Gestion des remises fin de périodes (mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles, etc.). Gestion des paliers multiples. Application des tarifs à la ligne ou au pied de commande. Historisation des tarifs. Import des tarifs. Cycles d'achats personnalisables Constitution aisée, respectant vos processus, grâce à l'utilisation d'étapes standards et entièrement adaptables. Exemples d'étapes à agencer librement : demande d'achats, appel d'offre, devis, commande, réception, facture, signature. Exemples de cycles d'achats :      - commande - réception - facture ;      - facturation directe ;      - demande interne (de service) - livraison interne. Typologie de cycles d'achats en nombre illimité, incluant une numérotation automatique ou manuelle des numéros de commandes, de demandes d'achats, d'investissements, des appels d'offres, des demandes de devis, etc. Barre d'avancement pour guider l'utilisateur sur les statuts des commandes. Gestion des statuts des commandes et visualisation graphique de leur avancement au sein de leur processus. Visualisation des signataires habilités : gestion des montants, des autorisations par projet, par service, etc. Organigramme d'autorisations multi-niveaux. Génération de plusieurs commandes à partir d'une demande d'achats. Facture multi-commandes/multi-réceptions. Pilotage des règles d'intégration native avec les Applications Finances (contrôle de disponibilité budgétaire en temps réel), Immobilisations, Stocks, Maintenance, Production, Projets, e-Procurement. Limitation de montant par utilisateur.

Données d'exploitation

Workflows et portails Informations push : envoi en temps réel dans la messagerie. Actions immédiates des utilisateurs depuis leur messagerie, par exemple : signatures de demande d'achats, de devis ou d'investissement, BAP, mise en litige, etc. Intégration simplifiée de ces informations dans votre portail ou intranet d'entreprise. Création de portail et intégration de contenus externes. Demandes d'achats Demandes d'achats sur catalogue et hors catalogue émanant de tout collaborateur. Demandes d'achats multi-fournisseurs. Génération automatisée de demandes d'achats depuis les autres applications du produit :      - gestion des stocks : calcul des besoins, méthode des manquants, Wilson, trend, etc. ;      - gestion de production, gestion de la maintenance, gestion de projets. Proposition automatique du meilleur fournisseur (critères paramétrables de notation). Gestion des regroupements de commandes paramétrable : une ou plusieurs commandes créées à partir d'une demande d'achats. Suivi et traçabilité totale amont-aval des commandes et des réceptions afférentes issues des demandes. Mise à jour automatisée des prévisions de stocks. Contrôle budgétaire en temps réel au niveau du pré-engagement. Gestion des demandes d'investissement Workflow des demandes d'investissement personnalisable, incluant les validations. Automatisation de la création des nouvelles destinations analytiques (centre de coûts, BU, etc.) depuis une demande d'investissement. Automatisation de la création de lignes de budget prévisionnel. Génération des contrats d'investissements. Réapprovisionnement interne (demandes de services) Création de catalogues et mise à disposition par service. Vérification en temps réel des disponibilités en stock. Création de demandes d'achats pour réapprovisionnement externe automatique en cas de non disponibilité en stock. Gestion des livraisons interne entre services et calcul automatisé du taux de service. Réservation des quantités en stock et des numéros de lots. Commandes d'achats et avenants Gestion des différents types de commandes : commandes, commandes ouvertes, commandes cadencées. Saisie par l'utilisateur ou générée depuis les demandes d'achats. Suivi graphique de l'avancement des commandes en temps réel et historisation de l'évolution : date, heure et utilisateur, etc. Contrôle des quantités et des prix autorisés. Remises enregistrables et cumulables à tout niveau : lignes de commande et pied de commande. Enregistrement de la date et du lieu de livraison à tout niveau : en-tête et lignes de commandes. Calcul automatique des dates en fonction des délais fournisseurs. Possibilité d'affectation automatique d'un ou plusieurs gestionnaires de commande : acheteur, assistant, interlocuteur chez le fournisseur, etc. Commande multi-tiers : les tiers de commande, de facturation, de livraison et de paiement peuvent être distincts. Gestion de l'affacturage. Réservation de stock à date. Gestion des engagements et contrôle budgétaire en temps réel : informatif ou bloquant. Gestion des avenants et traçabilité des versions successives des documents commerciaux. Attachement de documents joints et héritage des documents des demandes d'achats. Gestion automatisée des avoirs (exemple écart de prix, de quantité, etc.) ou manuelle. Transmission du bon de commande par fichier électronique, pdf, édition, fax, XML, etc. Productivité : gestion de commandes modèles, duplications de commandes. Ajout simplifié de textes personnalisés en en-têtes et lignes de commandes. Gestion des acomptes à la commande et à la réception. Gestion des retenues de garanties. Appels d'offres et demandes de devis Sélection des fournisseurs et des fournisseurs potentiels. Format des appels d'offres paramétrable. Envoi automatisé aux fournisseurs sélectionnés. Saisie des réponses fournisseurs : acceptation, refus, motifs et historisation de ces réponses. Génération automatique des commandes et ou des contrats retenus. Enregistrement et attachement des documents de réponses (formats divers parmi lesquels : Word, Excel, PDF, etc.). Réceptions Mono-commande et ou multi-commandes d'achats. Réception en quantité, en montant ou en pourcentage d'avancement. Productivité : proposition automatique des éléments commandés lors de la réception, par exemple la quantité. Génération automatique des réceptions à date. Calcul ou saisie des reliquats. Echéancier des commandes en attente de réception. Réception avant ou après facture. Génération automatique des écritures de FNP/CAP (Factures Non Parvenues ou Charges A Payer) au fur et à mesure des réceptions ou bien au rythme des "cuts-off". Génération des CCA (Charges Constatées d'Avance) pour les réceptions après facture. Gestion des articles de remplacement. Possibilité de réceptionner des articles non prévus. Mise à jour des stocks en temps réel. Création automatique des fiches immobilisations et des fiches équipements. Référencement du bon de livraison et de ses quantités, gestion des écarts entre le bon de livraison et la quantité réellement réceptionnée. Gestion des numéros de lots et des emplacements. Fonctionnement via code à barres. Echanges électroniques facilités via les sas de communication standards. Retours et avoirs Retours temporaires ou définitifs incluant une gestion personnalisable des motifs de retours. Constatation des retours immédiatement à la réception ou a posteriori. Génération automatique des avoirs liés aux retours, selon des règles multiples et paramétrables : écart entre quantité commandée et quantité facturée, écart de prix, etc. Génération des avoirs pour la globalité d'une commande (suivi et impact direct sur les BAP). Contrôle facture Contrôle basé sur la commande, la réception ou bien les deux. Génération automatique ou saisie du contrôle facture. Rapprochements multi-commandes et multi- réceptions. Rapprochement partiel en quantité et ou en montant. Tous les éléments peuvent être modifiés : prix, quantité, TVA, compte général, destinations analytiques, etc. Possibilité d'ajouter des frais de port en pied de facture ou aux lignes de facture. Gestion des factures de transport arrivant a posteriori par rattachement aux commandes d'origines. Prise en compte dans le calcul du PUMP. Facture avant ou après réception. Signature électronique par mail, dans un portail ou dans le produit, pour la gestion du bon à payer selon les différentes typologies d'achats définies. Gestion des multi-régimes de TVA et des proratas de déduction de TVA. Attachement et visualisation des factures. Génération automatique des OD. Duplication des facturations directes. Contrats et marchés Marchés et contrats avec un ou plusieurs fournisseurs. Gestion des fournisseurs et des échéances en en-tête ou au niveau des lignes du contrat. Multi-lignes de contrat avec gestion à l'article ou à la famille d'articles. Gestion des montants prévus, des encours et des montants réels en en-tête et aux lignes. Définition souple de règles pour la mise à jour de l'encours et du réel (par exemple, les éléments réceptionnés peuvent venir alimenter l'encours ou le réel). Gestion des quantités prévues, encours et réelles au niveau des lignes de contrats. Automatisation des commandes selon échéancier ou bien à la demande. Attachement de documents contractuels. Gestion de texte libre. Génération des lignes de budget prévisionnel. Gestion et traçabilité des avenants. Gestion des renouvellements. Mise à jour des prix de façon massive. Workflow des marchés selon les typologies de contrats. Gestion des critères : date de contrat, de signature, numéro de devis, périodicité, nombre de commandes réalisées et à réaliser, préavis, etc.

Intégration avec l'ensemble du produit

Stocks Mise à jour des quantités à partir des réceptions et des livraisons internes. Mise à jour des prix selon différentes méthodes : CUMP, CUMP fin de période, FIFO, LIFO, prix d'achat en fonction de la dernière facture, prix standard, etc. Prise en compte des frais d'approche, d'assurance ou autres non prévus à la commande. Impact sur les quantités tout au long du workflow achat : depuis la demande d'achats jusqu'à la facture, l'impact sur les quantités est répercuté, enregistré et tracé. Gestion des numéros de lots, des numéros de séries, des palettes, des bobines, de tout type de contenant, des codes EAN, UCD, CIP, etc. Contrôle qualité intégré : gestion des statuts qualité, des stocks en quarantaine, des libérations de stock. Gestion sécurisée des documents associés aux lots. Gestion du réapprovisionnement automatique :      - méthodes entièrement paramétrable par article et familles d'articles : calcul des besoins nets ou bruts, méthodes des manquants, quantité économique de commande (Wilson), Trend ;      - génération de proposition de demandes et de commandes d'achats par la prise en compte des seuils de sécurité et d'alerte. Affectation du meilleur fournisseur possible selon des critères paramétrables. Finances Contrôle budgétaire à la source :      - message d'alerte ou de blocage en temps réel à la commande et/ou demande ;      - autorisation de déblocage en cas de dépassement budgétaire ;      - mise à jour du budget consommé en temps réel : pré-engagement, engagement, facture non parvenue, écriture de comptabilisation de la facture ;      - justification et traçabilité totale des budgets consommés depuis les achats. Suivi des pré-engagements et des engagements : pré-engagement à la demande, engagement à la commande, report des engagements, extourne et lettrage automatique au fur et à mesure du processus d'achat. Automatisation des écritures comptables :      - génération et annulation des FNP, CAP, dettes provisionnées au fil de l'eau ou selon une périodicité paramétrable ;      - lettrage automatique ;      - écritures d'acomptes ;      - écritures de retenues de garantie ;      - charges constatées d'avance ;      - génération des écritures de facture ;      - mise à jour BAP ou mise en litige (incluant des motifs paramétrables). Immobilisations Gestion des prévisions d'immobilisations. Gestion automatique du seuil fiscal. Proposition des bonnes imputations comptables selon le seuil. Gestion des éclatements de ligne de commande en plusieurs immobilisations (par exemple une ligne de 10 PC commandés génère automatiquement 10 fiches d'immobilisations). Gestion des fusions de lignes de commandes sur une nouvelle fiche d'immobilisation ou sur une fiche d'immobilisation déjà existante. Passage automatique d'une commande de charge en commande d'immobilisation et vice-versa. Les méthodes, durées et types d'amortissement figurent dans les articles et peuvent être modifiés à la réception, lors du rapprochement de la facture, selon le paramétrage choisi. Toutes les données de la ligne de commande peuvent être automatiquement reprises dans la fiche d'immobilisation correspondante. Le paramétrage permet de préciser les données selon les familles d'articles investissements considérées (numéro de série, numéro d'inventaire, etc.). Gestion d'un statut d'immobilisation provisoire : seule la comptabilité est habilitée à valider le passage en fiche d'immobilisation définitive. Traçabilité complète amont-aval dans le cas où plusieurs factures fusionnent dans une unique fiche d'immobilisation : liens vers les factures d'achats depuis les immobilisations et liens vers la fiche d'immobilisation depuis les achats. Locations opérationnelles Indication depuis la ligne de commande d'achats ou de réception si le bien est acquis en propre (ce qui génère une fiche d'immobilisation) ou destiné à une location (crédit-bail, location longue durée, location opérationnelle, etc.). Génération automatique des fiches de location. Possibilité de générer une fiche d'immobilisation uniquement pour la partie amortissable dans le respect de la réglementation IAS/IFRS. La validation définitive des fiches de location permet de les associer aisément à un contrat de location. Maintenance Génération des équipements : lien natif entre les fiches équipements et les fiches d'immobilisations (numéro de série, inventaires, etc.). Mise à jour des prix des bons de travail (estimé, réalisé).

Documents paramétrables

Lettre de relance pour les livraisons en retard. Lettre d'accompagnement des appels d'offres, des commandes, des devis, etc. Automatisation et productivité : édition des lettres par lot. Traitement automatique de la réponse retenue : génération des contrats, des marchés, des commandes.

Indicateurs de pilotage et d'analyse

Aide à la décision intégrée à l'Application Achats : visibilité en temps réel facilitant l'analyse, le pilotage et la négociation. Chiffre d'affaires pluriannuel paramétrable : par fournisseur, par catégorie, famille de fournisseurs ; par article, par catégorie, famille d'articles. Nombre de commandes par fournisseur, catégories, famille de fournisseurs ; nombre de lignes par article/famille d'articles. Classement ABC des fournisseurs paramétrable. Palmarès : "Top 10" paramétrable. Echéancier de réception par période paramétrable. Etats des délais et retards fournisseurs. Consultation et édition de fiche fournisseur en temps réel :      - nombre de demandes d'achats, de commande sur stock, sur investissement, etc., chiffre d'affaires pluriannuel (N, N-1, N-2?) ;      - nombre de pièces échues, non échues, en litiges ;      - notation fournisseur : qualitative et quantitative paramétrables. Consultation en temps réel par article et famille d'articles :      - dernier prix d'achat obtenu et prix tarif ;      - dernière demande et commande d'achats en cours ;      - fournisseur principal et dernier fournisseur effectif ;      - chiffre d'affaires N, N-1, N-2, etc. ;      - dernière commande réalisée, dernière quantité commandée, dernier prix facture, fournisseur de la dernière commande, nombre de contrats et de catalogues valides, d'appels d'offres en cours de demandes et commandes en cours. Simulateur de commandes et comparatif de prix. Outils décisionnels.