Pilotez vos processus budgétaires grâce au workflow intégré.
Ayez une meilleure visibilité et un meilleur pilotage des prévisions.
Bénéficiez en temps réel d'une information fiable, partagée et aisément manipulable.
Homogénéisez les outils pour l'ensemble des services, activités et acteurs de la société.
La stratégie liée à l'élaboration du budget prévisionnel et les révisions en cours d'exercice sont des facteurs essentiels de la réussite de l'entreprise.
L'élaboration budgétaire permet de déterminer les plans et objectifs à atteindre définis par la direction.
Grâce à des fonctionnalités modernes et de façon collaborative, le module permet de fluidifier la collecte décentralisée des éléments de budget, ainsi que le contrôle et l'avancement de sa centralisation. Il permet une intégration native des processus en s'appuyant sur des technologies et des données communes. Ainsi un ensemble d'automatismes, de processus et de restitutions, peut être rapidement mis en place.
Ce module utilise le référentiel commun de Cegid XRP Ultimate. Il s'agit donc d'un module totalement multi-entités, multi-sociétés, multi-exercices, multi-langues.
Structures
L'intégration native des fonctions budgétaires permet de disposer, dans le même environnement, des données de l'Application Finances, en particulier en s'appuyant sur les mêmes notions :
- entités (établissements) ;
- structures et hiérarchies analytiques ;
- structures et hiérarchies de natures ;
- comptes généraux si nécessaire.
A cela s'ajoute une notion de matrice permettant d'affecter des droits aux utilisateurs et en particulier leurs droits de saisie et validation sur des périmètres définis pour eux.
Des règles simples ou plus élaborées permettent de définir des éléments clés qui seront utilisés comme paramètres dans certains calculs ou qui seront eux-mêmes le résultat de budgets calculés.
Workflow et saisies
Organisation des différents processus de saisie et validation de budget au travers de classes d'élaboration budgétaire décomposées en étapes. Ainsi on pourra utiliser des processus paramétrés différemment selon que l'on élabore des budgets d'achats ou des prévisions de chiffre d'affaires, ou selon que l'on définisse des budgets par service, par zone géographique ou bien encore par produit. Les étapes habituelles des processus peuvent être :
- la saisie ;
- la soumission à validation ;
- les validations à plusieurs niveaux dont la validation par le contributeur, par le contrôle de gestion et enfin la direction financière ;
- le refus.
Le paramétrage permet de totalement personnaliser la navette budgétaire.
De plus, grâce aux technologies utilisées (workflow, push d'informations par mail, portail, flux RSS), ce module permet de travailler de façon décentralisée, facilitant ainsi la collecte des données au niveau le plus fin et au plus proche des utilisateurs qui doivent exprimer leurs besoins budgétaires.
Des mails d'invite sont générés automatiquement proposant au destinataire de réaliser telle ou telle fonction selon l'étape de déclenchement dans le processus.
La navigation est intuitive : depuis un mail l'utilisateur peut se connecter en un clic à Cegid XRP Ultimate. De façon centralisée ou complètement décentralisée, l'utilisateur est automatiquement positionné dans le contexte de son travail au travers d'écrans ergonomiques.
Ces écrans proposent notamment :
- une saisie à tous les niveaux avec réallocation sous contrainte paramétrable à tous niveaux ;
- une vue globalisée et centralisée des saisies avec mise à jour en temps réel des résultats consolidés ;
- une assistance sous forme de règles permettant le calcul ou la proposition de montants selon le contexte ;
- la consultation ou la saisie de commentaires ;
- la validation ou le rejet de certaines lignes dans le cas de validation ;
- un affichage de données des exercices précédents ;
- un affichage par périodes élémentaires (mois, trimestres, semestres).
Traçabilité et reporting
Gestion et historisation de plusieurs versions et révisions budgétaires, en nombre illimité.
Historique des étapes pour chaque ligne de budget.
Reporting de contrôle utilisant les mêmes fonctions que la partie budgétaire de l'Application Finances.
Calcul des montants issus de règles paramétrées.
Mensualisation
Une transaction dédiée permet aussi la mensualisation des prévisions budgétaires.
Cette mensualisation peut se faire de plusieurs façons :
- à partir d'une prévision annuelle déjà proposée ;
- à partir des répartitions des données historiques, classiquement selon les réalisations N-1 ;
- en utilisation des clés de mensualisation prédéfinies ;
- manuellement par l'utilisateur.
Révisions
Les révisions, ou budgets d'atterrissage ou rolling-forecast peuvent être gérés et historisés.
Automatisation du démarrage de la révision en agrégeant des données réalisées et prévisionnelles.
Présentation des éléments à réviser en figeant la période passée et en n'autorisant la saisie-modification que sur les périodes futures.
Autant de révisions que souhaité. |