TCLOA - Actions réalisées par la clôture des achats

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Achats

Contrôle des commandes

Il ne doit y avoir aucune commande telle que :
- la date de commande ou la date comptable de la commande (en fonction du paramétrage de la clôture des achats (GCLOA)) soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture ;
- l'étape de la commande soit comprise dans la fourchette d'étapes de commandes définie dans le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA).

Le même principe s'applique aux demandes d'achats.

Contrôle des réceptions

   Plusieurs contrôles peuvent être effectués sur les réceptions suivant le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA) :
- si la case "Contrôle rattachement réception" est cochée, il ne doit pas y avoir de réceptions telles que la date de réception soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture. Par réception, on entend commande rattachée mais dont les lignes ne sont pas réceptionnées ;
- si la première fourchette d'étapes de réception est renseignée, il ne doit pas y avoir de réceptions telles que :
        - la date de réception soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture,
        - l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux étapes ;
- si la deuxième fourchette d'étapes de réception est renseignée, il ne doit pas y avoir de réceptions telles que :
        - la date de réception soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture,
        - l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux étapes.
Cette deuxième fourchette d'étapes ne doit être gérée que dans le cas où la réception après facture (GRECF) est mise en place.

Contrôle des factures

   Plusieurs contrôles peuvent être effectués sur les factures suivant le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA) :
- si la case "Contrôle rattachement facture" est cochée, il ne doit pas y avoir de factures telles que la date de facture ou la date comptable de facture (suivant le paramétrage de la clôture) soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture. Par facture, on entend commande rattachée mais dont les lignes ne sont pas facturées ;
- si la première fourchette d'étapes de facture est renseignée, il ne doit pas y avoir de factures telles que :
        - la date de facture ou la date comptable de facture (suivant le paramétrage de la clôture) soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture,
        - l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux étapes ;
- si la deuxième fourchette d'étapes de facture est renseignée, il ne doit pas y avoir de factures telles que :
        - la date de facture ou la date comptable de facture (suivant le paramétrage de la clôture) soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture,
        - l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux étapes.
Cette deuxième fourchette d'étapes ne doit être gérée que dans le cas où la réception après facture (GRECF) est mise en place.

Contrôle des ventilations comptables

Si la case "Contrôle des ventilations comptables" est cochée, pour la classe d'achats, dans le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA), il ne doit pas y avoir plusieurs ventilations comptables imputées pour une commande.
Exemple : écriture de facture non parvenue générée alors que l'écriture d'engagement n'a pas été annulée.
De même, si pour une commande, il existe une ventilation comptable de facture, il ne doit pas exister une ventilation imputée.
Exemple : facture transférée en comptabilité alors que l'écriture de facture non parvenue n'a pas été annulée.

Il est possible d'exclure certaines ventilations comptables des différents contrôles. Le type des ventilations à exclure est donné par le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA).
Exemple : dans le secteur Public, l'engagement n'est jamais annulé, il est ainsi possible d'avoir pour une commande à un instant donné plusieurs ventilations en cours. Pour que le traitement de clôture ne bloque pas, il faut donc exclure le type de ventilation d'engagement du contrôle de cohérence des ventilations comptables.

Mise à jour des dates de dernière et prochaine clôture de la classe d'achats

Les dates de dernière et prochaine clôture définies dans le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA) sont mises à jour dans le cas où le traitement est lancé en réel et qu'aucune commande de la classe n'est en anomalie :
- la date de prochaine clôture passe dans la date de dernière clôture ;
- la date de prochaine clôture est égale à la nouvelle date de dernière clôture à laquelle est ajouté le délai en mois.

Mise à jour du paramètre AUTSACLO occurrence DATCLO

Lorsque toutes les classes d'achats pour lesquelles le paramétrage de la clôture des achats (GCLOA) est défini sont clôturées à la même date, la date 1 de l'occurrence DATCLO du paramètre AUTSACLO est mise à jour avec la date de dernière clôture. Cette mise à jour n'est effectuée que dans le cas où le traitement est lancé en réel et uniquement si le paramètre est défini par établissement. La date de ce paramètre est prise en compte lors de la clôture comptable et lors de la clôture des stocks pour vérifier que la clôture des achats a bien été effectuée.