Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| GCLOA - Clôture des achats | |||
| Cette gestion permet de définir, par classe d'achats, les contrôles qui sont effectués lors de la clôture des achats : - contrôle des commandes : pas de commande entre telle et telle étape ; - contrôle des réceptions : pas de réception pour lesquelles les commandes rattachées sont comprises entre telle et telle étape ; - contrôle des factures : pas de facture pour lesquelles les commandes rattachées sont comprises entre telle et telle étape ; - contrôle des ventilations comptables : pour une commande, une seule ventilation en cours à un instant "t" et pas de ventilation en cours s'il existe une ventilation de facture. Il est possible d'exclure certaines ventilations comptables de ce contrôle. Ces contrôles sont effectués par le traitement de clôture des achats (TCLOA). |
| Données |
| Classe |
| C'est la classe d'achats pour laquelle on veut effectuer la clôture. Il est possible de n'effectuer la clôture des achats que sur certaines classes. On peut, par exemple, ne pas faire de clôture pour les demandes d'achats. |
| Etablissement |
| Il est possible d'utiliser la notion de référentiel centralisé. |
| Dates de clôture |
| Dernière |
| Il s'agit de la date de dernière clôture concernant la classe. Toutes les classes n'ont pas obligatoirement la même date de dernière clôture. La date de clôture générale (date 1 du paramètre AUTSACLO occurrence DATCLO) est mise à jour par le traitement de clôture des achats (TCLOA) et est égale à la plus petite des dates de dernière clôture des classes de l'établissement. Si vous avez l'Application Stocks et si vous mettez à jour les PUMP, il est obligatoire de synchroniser les clôtures des achats et des stocks. La date de dernière clôture est la date à laquelle est comparée : - la date de commande ou la date comptable de la commande (en fonction du paramétrage) si les contrôles de clôture sont actifs sur les commandes (voir fenêtre "Détail"). Si la date est inférieure ou égale à la date de dernière clôture, une erreur est déclenchée à la création, mise à jour ou suppression de la commande ; - la date de réception si les contrôles de clôture sont actifs sur les réceptions (voir fenêtre "Détail"). Si la date est inférieure ou égale à la date de dernière clôture, une erreur est déclenchée à la création, mise à jour ou suppression de la réception ; - la date de facture ou la date comptable de la facture (en fonction du paramétrage) si les contrôles de clôture sont actifs sur les factures (voir fenêtre "Détail"). Si la date est inférieure ou égale à la date de dernière clôture, une erreur est déclenchée à la création, mise à jour ou suppression de la facture. |
| Prochaine |
| Cette date est calculée en ajoutant le délai à la date de dernière clôture. |
| Délai (mois) |
| Délai en mois entre deux clôtures. Il peut être différent selon les classes. |
| Contrôle rattachement réception |
| Lorsque cette case est cochée, le traitement de clôture des achats (TCLOA) vérifie qu'il n'existe pas de réception dont la date de réception est comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture. Par réception, on entend commande rattachée mais dont les lignes ne sont pas réceptionnées. |
| Contrôle rattachement facture |
| Lorsque cette case est cochée, le traitement de clôture des achats (TCLOA) vérifie qu'il n'existe pas de facture dont la date de facture ou la date comptable de facture (en fonction du paramétrage de la fenêtre "Détail") soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture. Par facture, on entend commande rattachée mais dont les lignes ne sont pas facturées. |
| Transfert global |
| Non géré. |
| Ventilation comptable |
| Contrôle |
| Si cette case est cochée, le traitement de clôture des achats (TCLOA) vérifie la cohérence des ventilations comptables sur la période. Pour une commande, il ne doit pas y avoir plusieurs ventilations comptables imputées (exemple : facture non parvenue générée alors que l'engagement n'a pas été annulé). Si, pour une commande, il existe une ventilation comptable de facture, il ne doit pas exister une ventilation imputée (exemple : facture comptabilisée alors que la facture non parvenue n'a pas été annulée). |
| Type de ventilation à exclure |
| Les ventilations comptables portant sur ce type de ventilation sont ignorées lors des contrôles de cohérence. En effet, dans le secteur Public, l'engagement n'est jamais annulé, il est ainsi possible d'avoir pour une commande à un instant donné plusieurs ventilations en cours. Pour que le traitement de clôture ne bloque pas, il faut donc exclure le type de ventilation d'engagement du contrôle de cohérence des ventilations comptables. |
| Paramètres standard |
| Détail |
| Pas de commandes entre l'étape |
| et |
| Si ces deux valeurs sont renseignées, le traitement de clôture des achats (TCLOA) vérifie qu'il n'existe pas de commande telle que la date de commande ou la date comptable de la commande, selon le paramétrage du "contrôle période", soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture et telle que l'étape soit comprise entre ces deux valeurs. La date de prochaine clôture est alors celle de la clôture qui est en cours de traitement. D'autre part, si ces valeurs sont renseignées, à chaque création, modification ou suppression de commande, on vérifie que la date de commande ou la date comptable de la commande, suivant le paramétrage, ne soit pas antérieure à la date de dernière clôture. |
| Pas de réceptions entre l'étape |
| et |
| Si ces deux valeurs sont renseignées, le traitement de clôture des achats (TCLOA) vérifie qu'il n'existe pas de réception telle que la date de réception soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture (clôture en cours de traitement) et telle que l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux valeurs. D'autre part, si ces valeurs sont renseignées, à chaque création, modification ou suppression de réception, on vérifie que la date de réception ne soit pas antérieure à la date de dernière clôture. |
| ou |
| et |
| Ces deux valeurs sont à paramétrer uniquement si on gère des réceptions après facture. Elles sont prises en compte au moment du traitement de clôture des achats (TCLOA) pour vérifier qu'il n'existe pas de réception telle que la date de réception soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture et telle que l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux valeurs (Cf. : cas particulier des réceptions après facture plus loin dans le document). |
| Pas de factures entre l'étape |
| et |
| Si ces deux valeurs sont renseignées, le traitement de clôture des achats (TCLOA) vérifie qu'il n'existe pas de facture telle que la date de facture ou la date comptable de la facture, selon le paramétrage du "contrôle période", soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture (clôture en cours de traitement) et telle que l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux valeurs. D'autre part, si ces valeurs sont renseignées, à chaque création, modification ou suppression de facture, on vérifie que la date de facture ou la date comptable de facture, suivant le paramétrage, ne soit pas antérieure à la date de dernière clôture. |
| ou |
| et |
| Ces deux valeurs sont à paramétrer uniquement si on gère des réceptions après facture. Elles sont prises en compte au moment du traitement de clôture des achats (TCLOA) pour vérifier qu'il n'existe pas de facture telle que la date de facture ou la date comptable de la facture selon le paramétrage du "contrôle période" soit comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture et telle que l'étape des commandes rattachées soit comprise entre ces deux valeurs. Cas particulier des réceptions après facture : Pour un utilisateur qui ne gère pas les réceptions après facture, il n'y a pas besoin de renseigner les deuxièmes fourchettes d'étapes de réception et de facture. Pour un utilisateur qui ne gère que la réception après facture et pour lequel la réception est obligatoire, il faut renseigner : - la première fourchette d'étapes de réception en allant de l'étape de la réception après facture (GRECF) à l'étape du bon à payer (TTAC) ; - la première fourchette d'étapes de facture en allant du contrôle facture (GFAA) à la réception après facture (GRECF). Pour un utilisateur qui ne gère que la réception après facture et pour lequel la réception est facultative, il faut renseigner : - la première fourchette d'étapes de réception en allant de la réception après facture (GRECF) au bon à payer (TTAC) ; - la première fourchette d'étapes de facture en allant du contrôle facture (GFAA) à la réception après facture (GRECF) ; - la deuxième fourchette d'étapes de facture en allant du traitement de solde de réception après facture (TSOLR) au bon à payer (TTAC). Pour un utilisateur qui gère la réception soit après commande soit après facture, il faut renseigner : - la première fourchette d'étapes de réception en allant de la réception (GREC) à la facture non parvenue (TVCCP) ; - la deuxième fourchette d'étapes de réception en allant de la réception après facture (GRECF) au bon à payer (TTAC) ; - la première fourchette d'étapes de facture en allant du contrôle facture (GFAA) à la réception après facture (GRECF) ; - la deuxième fourchette d'étapes de facture en allant du traitement de solde de réception après facture (TSOLR) au bon à payer (TTAC). |
| Commandes |
| En création, modification ou suppression de commandes, on contrôle, suivant la valeur de cette zone, que la date de commande ou la date comptable de commande soit supérieure à la date de dernière clôture. Lors du traitement de clôture (TCLOA), on effectue les contrôles concernant les commandes uniquement pour les commandes qui ont une date de commande ou une date comptable de commande suivant la valeur de cette zone comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture. |
| Factures |
| En création, modification ou suppression de factures, on contrôle, suivant la valeur de cette zone, que la date de facture ou la date comptable de facture soit supérieure à la date de dernière clôture. Lors du traitement de clôture (TCLOA), on effectue les contrôles concernant les factures uniquement pour les factures qui ont une date de facture ou une date comptable de facture suivant la valeur de cette zone comprise entre la date de dernière clôture et la date de prochaine clôture. |
| Paramètres |
| AUTSACLO - DATCLO |
| Messages |
| SACLO056 - Le choix de la date de commande doit être D ou C |
| SACLO057 - Le choix de la date de facture doit être F ou C |
| SACLO058 - La date de future clôture est inférieure à celle de dernière clôture |
| SACLO059 - L'étape de commande de fin doit être supérieure à celle de début |
| SACLO060 - L'étape de réception de fin doit être supérieure à celle de début |
| SACLO061 - L'étape de facture de fin doit être supérieure à celle de début |
| SACLO073 - La première fourchette d'étapes de factures doit être renseignée |
| SACLO074 - La première fourchette d'étapes de réceptions doit être renseignée |