Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| XRM | |||
| GREVT - Evènements | |||
| Dans cette transaction sont définis les différents évènements que vous organisez (réunion, rendez-vous, déplacement, etc.). Elle vous permet également de visualiser les évènements auxquels vous êtes conviés. L'accès à ces informations (consultation et/ou modification), en fonction de l'utilisateur connecté, dépend des droits sur les agendas. Il est ainsi possible de partager ces évènements avec certains contacts. Exemple : vous pouvez planifier une réunion, et inviter des contacts, qui auront dans leur agenda ce nouvel évènement. Pour cette réunion, vous pouvez indiquer que vous avez besoin d'une salle. Automatiquement l'agenda de celle-ci sera mis à jour permettant à tous de visualiser cette réservation. Lorsqu'un évènement est dupliqué, les informations gravitant autour de cet évènement (invitation, utilisation de ressource, etc.) peuvent l'être aussi. Cette fonctionnalité est paramétrable en fonction de l'agenda. |
| Vous pouvez consulter vos évènements, par l'objet "Agenda" qui permet un affichage sous forme de calendrier avec une vue à la journée, à la semaine, au mois ou à l'année. Quel est le prochain évènement ? Le prochain évènement peut être recherché dans votre calendrier avec l'icône  , qui se place directement sur le prochain évènement visible.Le même principe est disponible avec  pour retrouver le premier évènement précédent. |
| Données |
| Mon agenda |
| Effectue la recherche sur l'agenda par défaut de l'utilisateur. |
| Mes agendas |
| Effectue la recherche sur les agendas de type utilisateur dont la ressource principale est l'utilisateur connecté. |
| Mes évènements |
| Effectue la recherche sur les évènements, sur les agendas de l'utilisateur ainsi que sur les agendas de service où l'utilisateur est affecté. |
| Evènements de |
| Permet de rechercher les évènements d'une personne en particulier. |
| Typologie |
| Permet de typer un évènement. Le sujet et la description de l'évènement sont proposés à partir de la typologie saisie. Idem pour le statut, la catégorie et la disponibilité. Lors de l'affectation de la date et de l'heure de début, si celles de fin ne sont pas renseignées, elles sont proposées automatiquement en fonction de la durée définie pour la typologie. |
| Statut |
| Paramètre permettant de définir un statut d'évènement (en cours, non démarré, etc.). |
| Agenda |
| Agenda sur lequel est affecté l'évènement. Par défaut, l'agenda de l'utilisateur connecté est proposé. |
| Sujet |
| Période |
| Période de l'évènement exprimée en fourchettes de dates et d'heures si l'option "Jour entier" n'est pas cochée, sinon seules les dates de début et de fin sont spécifiées. |
| Jour entier |
| Indique si l'évènement se passe sur la journée complète ou non. Lorsque l'évènement est sur la journée complète, il est fait abstraction des heures. |
| Description |
| Permet de décrire le détail de l'évènement. |
| Adresse |
| Lieu |
| Lieu prévu pour le déroulement de l'évènement. |
| Catégorie |
| Paramètre permettant de définir une catégorie pour l'évènement. |
| Relatif à |
| Indique l'entité liée à cet évènement. Exemple : quand un évènement est saisi depuis une commande de ventes, un lien est automatiquement créé entre eux. Pour cela, le paramètre TAC doit être associé au mnémonique de saisie de la commande de ventes avec comme valeur l'entité correspondant à la commande de ventes. Remarque : cette transaction est personnalisable. Il est possible de visualiser les informations sur les entités grâce à l'affichage des entités de tâche. |
| Demandeur |
| Gestionnaire à l'origine de la demande de création d'évènements. |
| Appliquer à la série |
| Permet d'appliquer les modifications à tous les évènements d'une série périodique. |
| Mail d'invitation |
| Automatique |
| Permet d'envoyer un mail d'invitation pour l'évènement sélectionné. Ce mail, de type "invitation", est compris par la plupart des messageries (Outlook, Gmail, etc.). Lors de l'acceptation de l'invitation, le calendrier du destinataire est automatiquement mis à jour. Le mail envoyé sera retranscrit dans la gestion des mails (GRCRAM). |
| Paramètres standard |
| Etape |
| Classe |
| Elle sera automatiquement proposée à "XRM". |
| Numéro de tâche de planning |
| Numéro généré automatiquement. |
| Etape |
| Permet de suivre l'avancement de l'événement. |
| Boutons poussoirs |
| iCalendar |
| Permet d'accéder à l'import de fichier "iCalendar". |
| Invitation |
| Gestion des mails d'invitation. Remarque : afin que ces mails fonctionnent, il faut définir le paramétrage d'envoi de mails pour l'objet "qrteic". |
| Standard |
| Permet d'envoyer le mail d'invitation aux invités. Le fichier "ICS" sera créé et associé au mail généré. Ce mail sera directement consultable dans les mails (GRCRAM). |
| Personnalisé |
| Permet de personnaliser les mails d'invitation avant envoi. Lors de l'utilisation de ce bouton, le fichier "ICS" sera créé et associé au mail généré. Ce mail sera directement modifiable dans les mails (GRCRAM). Il faudra attendre que le fichier "ICS" soit associé au mail avant de l'envoyer. Remarque : vous pouvez choisir le mnémonique à ouvrir lors de l'utilisation de ce bouton en le renseignant dans la valeur par défaut. |
| Suppression et envoi |
| Supprime l'évènement et envoie le mail d'information aux invités ayant fait l'objet d'un précédent mail d'invitation. |
| Visualiser les évènements |
| Permet de rechercher une période libre. Sélectionnez la période dans le calendrier, automatiquement les dates sont retournées dans la période de l'évènement d'origine. |
| Rechercher une disponibilité |
| Afin de déterminer la période de l'évènement, il est possible de rechercher les plages de disponibilités d'une ressource (GNRRD). Une fois cette plage trouvée lors du retour de celle-ci, les dates et heures de l'événement seront automatiquement mis à jour. |
| Modifications périphériques |
| Interaction avec les messageries |
| Lors de la création d'un évènement, il est possible d'alimenter l'agenda d'une messagerie. Des mails d'invitation peuvent être envoyés aux invités définis dans la gestion idoine lors de la validation d'évènements si "Envoi de mail" est coché. L'adresse d'émission du mail est configurée dans la gestion de paramétrage des messages électroniques (GTUPME) pour l'objet "qrteic". Les mails ainsi envoyés seront alors visualisables, en synchronisation, dans les e-mails (GRCRAM). |
| Envoi de mail d'invitation |
| Si l'utilisateur accepte l'envoi de l'invitation, les invités ayant "Envoi de mail" recevront un mail. Si la messagerie du destinataire exploite les mails d'invitation (exploitation des informations contenues dans le fichier ICS intégré au mail envoyé), l'invité pourra répondre depuis sa messagerie. |
| Mise à jour des réponses |
| La réponse de l'invité est envoyée vers Cegid XRP Ultimate et elle est analysée afin de mettre à jour l'acceptation de l'invité. Si l'adresse mail de l'organisateur n'est pas dans le mail de réponse de l'invité, la réponse sera automatiquement transférée à l'organisateur de l'évènement afin que celui-ci puisse lire d'éventuelles remarques apportées par l'invité lors de sa réponse. Pour que cette fonctionnalité soit active, le traitement des mails iCalendar doit être correctement paramétré. |
| Interaction entre les comptes rendus d'activité et les évènements |
| Lorsque la gestion des évènements est appelée depuis la gestion des comptes rendus d'activité (GRCRA), un lien est généré automatiquement entre ces deux gestions. Dans ce cas, certaines zones de l'évènement seront proposées avec les informations du compte rendu d'activité. |
| Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association) |
| PR1 |
| Permet, lorsque la valeur de ce paramètre vaut "O", d'effectuer une suppression logique de l'événement. Sinon, la ligne de données est supprimée de la base de données. |
| PR2 |
| Si la valeur de ce paramètre vaut "O", l'heure au plus tôt est automatiquement calculée en ajoutant, à l'heure de début, le nombre de minutes contenu dans le champ "WHPTSUB". |
| PR3 |
| Si la valeur de ce paramètre vaut "O", la ligne de données est automatiquement sauvegardée lors de l'appui sur les boutons de mail d'invitation "Standard" et "Personnalisé". |
| PR4 |
| Nom du modèle de tâche de planning dont les informations sont issues de la tâche de backlog (liste ordonnée de choses à faire par une équipe). |
| PR5 |
| Nom du modèle de tâche de planning dont les informations sont issues de la commande de ventes. |
| PR6 |
| Permet de préciser un calendrier (GCAL) afin de proposer les heures d'ouverture de ce calendrier lors de la saisie d'un évènement sur une journée entière ou sur une demi-journée. |
| PR7 |
| Lorsque ce paramètre est renseigné à "N", les droits d'agenda sont ignorés lors de la consultation des évènements. |
| MOD |
| Lorsque la valeur de ce paramètre vaut "N", suite à l'enregistrement de l'évènement, on ne repasse pas dans le "mode suite à une recherche" défini dans la personnalisation de la transaction. |
| Transactions associées |
| GRINV - Invités d'évènement |
| GRUTR - Utilisation des ressources |
| GAMN - Association de mnémoniques |
| GRCRA - Gestion des comptes rendus d'activité |
| GNPER - Périodicités |
| GNRAP - Rappels |
| GNTRE - Tâches |
| GREVTD - Paramétrage de duplication d'évènements |
| GRLIE - Lien d'activités |
| CNTRE - Mes tâches |
| CREVTR - Evènements en retard |
| GNLET - Liens d'entités |
| GNUTR - Utilisation des ressources |
| GRLIA - Gestion du suivi d'activité |
| QRITXP - Textes |
| GRCRAM - E-mail |
| GNRRD - Recherche de disponibilités de ressources |
| Paramètres |
| TREQNRES |
| AUTQPN - UNIHRE |
| AUTQPN - UNIJOU |
| Messages |
| QNTAC721 - Impossible d'envoyer les invitations, la boîte mail de gestion des fichiers iCalendar n'est pas déclarée |
: Disponible ;
: Occupé ;
: Evènement en conflit avec un autre évènement dont la présence est obligatoire. Pour résoudre ce conflit, il faut que l'autre évènement passe sa disponibilité à "Disponible".