GRCRA - Gestion des comptes rendus d'activité

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

XRM

   Cette transaction permet de saisir un compte rendu d'activité suite à une visite client, fournisseur, partenaire, suite à une réunion, etc.

   Suivant la catégorie (GRCAT) du compte rendu, la gestion structurée (GRCRV) sera construite dynamiquement proposant une pré-saisie issue de la structure par catégorie (GRCAS).

   Remarque : les caractéristiques que vous souhaitez définir sur les comptes rendus sont paramétrables : transaction GRCAC.

   Le texte et le sujet peuvent être proposés suivant des modèles de textes qui peuvent tenir compte de mots-clés constitués suivant les données issues de la transaction appelante.
Exemple : si le compte rendu est fait depuis la gestion des commandes de ventes, il est possible de constituer le texte avec des informations issues de cette commande et éventuellement du client de cette commande.

   Grâce au paramétrage des messages électronique (GTUPME), des mails peuvent être envoyés à partir de cette transaction.
Possibilité de joindre des fichiers au mail à envoyer. Les fichiers joints seront ceux associés à la première entité du paramètre DEN.
Le mail envoyé sera automatiquement rattaché sur la deuxième entité de ce paramètre.

Données

Type

Deux types de compte rendu particuliers sont proposés : "Mail" et "Téléphone".
Cela permet de dissocier pour les mêmes données des fonctions différentes et avec des fonctionnements différents.
Par exemple, le type "Mail" permet d'envoyer un mail depuis l'interface utilisateur.

Catégorie

Le sujet, le motif et la description peuvent être proposés à partir de la catégorie de compte rendu (GRCAT),

Etablissement

Sous-catégorie

Sous-catégorie du compte rendu. Pas gérée.

Date du compte rendu.

Sujet

Permet de qualifier le compte rendu.
Le sujet peut être alimenté par le modèle de texte.

Lieu

Lieu de l'action du compte rendu.

Motif

Permet de renseigner le motif du compte rendu.

Description

Permet de saisir une synthèse du compte rendu.
La description peut être alimentée par le modèle de texte.

Valeur du paramètre

Ce champ a pour particularité d'avoir un intitulé dynamique en fonction du paramètre qui lui a été affecté dans les catégories de compte rendu d'activité (GRCAT).
La définition de l'occurrence du paramètre choisi permet éventuellement de rendre accessible un des champs valeur libre ("L1" à "L5"), numérique ("N1" à "N5") et date ("D1" à "D5") suivant la valeur testée 1.
Lorsqu'une valeur numérique est utilisée, il est possible de définir sa précision dans la valeur 1 de l'occurrence.

Valeur libre

Champs de texte libre.

Valeur numérique

Champ numérique.

Valeur date

Valeur de type date.

Rédacteur(s)

Auteurs du compte rendu d'activité. Ils correspondent aux contacts renseignés en tant que "rédacteur" dans les participants au compte rendu (GRCRP).

Relatif à

Indique l'entité liée à ce compte rendu.
Exemple : depuis une commande d'achats, un compte rendu est saisi, automatiquement un lien est créé entre la commande d'achats et le compte rendu.
Pour que ce soit possible, il faut que le paramètre "TAC" associé au mnémonique de la gestion des commandes d'achats soit renseigné avec l'entité correspondant à la commande d'achats.
Remarque : cette transaction est personnalisable. Il est possible de visualiser les informations sur les entités grâce à l'affichage des entités de tâche.

Heure de modification

Heure de création

Statut

Type de mail

Quand le type de compte rendu est "Mail", le type de mail permet, soit d'envoyer un mail (A envoyer), soit de retranscrire un mail (Autre).
Pour qu'il soit possible d'envoyer un mail, il faut que le paramétrage des messages électroniques (GTUPME) soit défini pour la transaction appelante.
Exemple : si la transaction est appelée depuis la gestion des contacts, pour que le mail puisse être envoyé, le paramétrage des messages électroniques devra être défini pour l'objet "qricot".

Avancement

Dans le cas d'un mail envoyé depuis cette transaction, ce champ indique si le mail est en cours de rédaction (pas d'indication particulière), en cours d'envoi, s'il a été envoyé ou s'il y a eu une erreur lors de l'envoi.

Priorité

Émetteur de la conversation.

Destinataire principal de la conversation.

Paramètres standard

Prochaine action

Permet de définir la prochaine action.

Catégorie de la prochaine action

Date de prochaine action

Heure de prochaine action

Description

Gestionnaire

Type

Paramétrage

Ces champs permettent de compléter les informations du compte rendu. Ces champs sont gérés suivant la définition de la catégorie.

Canal d'entrée

Permet d'identifier l'origine du compte rendu.

Compte rendu traité

Permet de marquer le compte rendu.

Action sur l'évènement

Numéro d'évènement lié principal

Permet de stocker le numéro d'évènement lorsque le compte rendu est issu d'un évènement.

Quantité

Représente la quantité de temps entre la date et heure de début et de fin du compte rendu lorsque l'unité est renseignée.

Unité de quantité

Référence externe

Réalisateur

Gestionnaire réalisateur du compte rendu.

Gestionnaire 1

Gestionnaire 2

Gestionnaire 3

Calendrier

Le calendrier est utilisé pour calculer la quantité.

Opportunité

Permet de stocker le numéro d'opportunité lorsque le compte rendu est issu d'une opportunité.

Type de contact à recopier

Non exploité.

Modèles de textes

Si renseigné, un modèle de texte (GNMTE) sert à affecter automatiquement le sujet et la description du compte rendu.
Le modèle choisi doit être défini pour la transaction appelante.

Texte modèle

Langue du texte modèle

Agenda

Type

Type de l'agenda.

Agenda

Permet de définir un agenda pour le compte rendu. Tous les droits inhérents à l'agenda s'appliqueront sur le compte rendu.

Etablissement

Etablissement de l'agenda.

Boutons poussoirs

Importer les invités

Lorsque le compte rendu est en synchronisation d'un évènement (GREVT), les invités (GRINV) sont importés dans les participants au compte rendu (GRCRP). La transaction des participants au compte rendu s'ouvrira et se mettra à jour automatiquement.

Organisme

Permet de visualiser les informations complémentaires de l'organisme, ou de le choisir.

Personne

Permet de visualiser les informations complémentaires sur la personne, ou de la choisir.

Permet de sélectionner le contact émetteur.

Permet de sélectionner le contact destinataire.

Envoyer

Ce bouton est accessible uniquement pour les mails de type "A envoyer".
Il permet de générer le mail depuis les informations saisies (lancement du traitement d'envoi du message électronique). Le bouton est accessible tant que le mail n'est pas encore envoyé. Une fois envoyé ce bouton sera inaccessible.

Editer

Permet de lancer le mnémonique paramétré pour la catégorie.

Modifications périphériques

Interactions entre les évènements et les comptes rendus d'activité

Lorsque la gestion des comptes rendus d'activité (GRCRA) est appelée depuis la gestion des évènements, un lien est généré automatiquement entre ces deux données.
Dans ce cas, certaines zones du compte rendu d'activité seront proposées avec les informations de l'évènement.

Création d'historique lors de l'insertion et de la suppression

Il est possible de créer un historique (CRHIS) lors de la création ou de la suppression d'un compte rendu.
L'activation se fait dans le paramétrage complémentaire de classes XRM (GRPTI).

Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association)

DEN

Les documents dématérialisés relatifs au compte rendu peuvent être associés grâce à l'icône

. Pour ouvrir un document, utilisez l'icône

.

   L'entité (GTDEN) définie dans la valeur de ce paramètre est utilisée pour l'association de documents. Par défaut, l'entité est "DOC_CRA". Pour activer cette fonctionnalité, il faut définir le type de document (GTDTY) et l'association entité-type (GTDAE).

   Remarque : dans la gestion du type de document (GTDTY), il est conseillé de définir dans les chemins le nom du type suivi du numéro de compte rendu d'activité.
Exemple pour un type se nommant XRM_CPT : XRM_CPT\$P01.

   Pour les mails : les fichiers joints devant être envoyés sont ceux définis sur la première entité du paramètre. Dans tous les cas, le mail envoyé sera rattaché automatiquement sur l'entité "DOC_CRA".

PR1

Si la valeur est MTE, cela permet d'utiliser les modèles de texte de la gestion des comptes rendus, et non les modèles de la transaction appelante.

Transactions associées

ERCRA - Edition des comptes rendus d'activité

GRCRV - Gestion des comptes rendus structurés

GRCRP - Gestion des participants au compte rendu

GREVT - Evènements

GRLIE - Lien d'activités

CSCRP - Sélection des participants

CSCAXC - Sélection des caractéristiques

GRCACC - Caractéristiques associées au compte rendu

CRHIS - Historique des tickets

GKNMTE - Modèle de texte contextualisé

CNMTE - Texte contextualisé

Paramètres

TYCQRCRA

TYCQRCRA - MAIL

TYCQRCRA - TEL

AUTQRM - CTLCCRAEVT

AUTQRM - CTLDCRAEVT

AUTQRM - CTLFCRAEVT

AUTQRM - CTLSCRAEVT

Messages

QRCRA010 - Suppression impossible pour respecter la continuité chronologique des comptes rendus

QRCRA083 - Le premier compte rendu doit débuter à la même date que l'évènement auquel il est lié ($1)

QRCRA084 - Intervalle incohérent entre le début du compte rendu ($1) et la fin du compte rendu précédent ($2)

QRCRA085 - Problème de chevauchement des dates des comptes rendus (entre celui du $1 au $2 et celui du $3 au $4)

QRCRA096 - Le compte rendu ne peut pas se terminer au-delà de la date de fin de l'évènement ($1)

QRCRA097 - Intervalle incohérent entre la fin du compte rendu ($1) et le début du compte rendu suivant ($2)

QRCRA098 - Le compte rendu supprimé n'étant pas le dernier, la continuité des comptes rendus ne sera plus respectée si vous validez la suppression