Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
Achats
GRCPA - Réception

   Cette transaction permet de réceptionner des commandes facturées (GRECF) ou non (GREC), des lignes en quantité ou en montant, des articles lotis ou non et, de se dédouaner du sous-numéro de commande.

   Il est possible de rechercher toutes les lignes de commandes réceptionnables correspondant à la sélection (en-tête de commande non rattaché à une réception, mode d'achat avec influence réception, quantité ou prix non renseigné).
Lors de l'affichage, ces lignes sont regroupées par :
- établissement ;
- classe d'achats ;
- numéro de commande ;
- fournisseur ;
- dépôt de livraison ;
- date de livraison ;
- code article ;
- intitulé de la ligne ;
- numéro de ligne de commande ;
- mode d'achat ;
- unité d'achat ;
- unité des gratuites ;
- devise si la ligne est réceptionnable en montant.

   A chaque fois, sont affichées les sommes des quantités ou des montants commandés, déjà reçus et facturés.

   Les sous-commandes cumulées pour calculer la somme des quantités ou des montants ont leur étape inférieure à l'étape donnée par la valeur 1 du paramètre AUTACHAT occurrence ETPANUxxxx où xxxx représente la classe d'achats.

   L'utilisateur peut donc, pour chaque ensemble de lignes regroupées, saisir :
- la quantité ou le montant à recevoir ou les faire proposer automatiquement avec le bouton "Proposition qté ou mnt" ;
- les informations retour (quantité à retourner, code et motif du retour) ;
- un code qualité réception ;
- les informations lot et/ou emplacement pour les lignes regroupées. Ceci n'est possible que si un seul lot et/ou emplacement est concerné pour l'article des lignes regroupées. Sinon, les différents détails par lot et/ou emplacement devront être saisis à partir de la réception lot global (SAIRLG) ou directement à partir du détail de la répartition (SAIRDT).

   Une ligne peut être ajoutée à la réception uniquement pour une sous-commande devant être réceptionnée (GREC) avant le contrôle facture (GFAA).

   Une fois la saisie effectuée, il est possible de :
- visualiser, à partir de la réception détail (SAIRDT), comment la répartition des quantités ou montants reçus est effectuée sur les différentes sous-commandes pouvant être réceptionnées. La répartition s'effectue, d'abord, sur les sous-commandes facturées (celles en attente de la réception après facture (GRECF)), puis, sur celles non facturées (en attente de la réception avant facture (GREC)) ;
- visualiser et/ou associer des documents aux lignes de commandes à réceptionner. Cette possibilité est donnée par l'occurrence DEN du paramètre AUTSARCP ;
- valider la saisie de la réception via le bouton "Réceptionner" qui permet :
              . de répartir les quantités ou les montants reçus sur les différentes sous-commandes en attente de réception si la répartition n'a pas déjà été effectuée par la réception détail (SAIRDT),
              . de générer les réceptions correspondantes en fonction de la répartition,
              . d'envoyer ou non les traitements sur les réceptions générées en fonction de l'occurrence TRTSAS du paramètre AUTSAREC,
              . de créer un suivi (CSRCA) entre la réception générée, le mnémonique de réception correspondant (GREC, GRECF) et les commandes réceptionnées.

   Le mnémonique de réception utilisé lors de la génération provient des étapes par classe (GETCA), avant ou après le contrôle facture (GFAA) suivant que les sous-commandes à réceptionner sont facturées ou non :
- les sous-commandes sont facturées : la réception est générée à l'étape de réception (GRECF) se situant après le contrôle facture (GFAA) ;
- les sous-commandes ne sont pas facturées : la réception est générée à l'étape de réception (GREC) se situant avant le contrôle facture (GFAA).

   Si la génération d'une réception n'aboutit pas (une anomalie bloque la génération), il est possible que les données soient bloquées dans des tables intermédiaires. Pour pouvoir traiter à nouveau ces données, il est alors nécessaire de sélectionner les lignes "en erreur". Pour ne pas traiter les lignes des commandes bloquées, il faut les supprimer des tables intermédiaires en utilisant la purge des tables de travail de la réception (GPRCP ou TPRCP).

Données

   Sélection

   Commande
   Permet de sélectionner un ensemble de lignes de commandes par le numéro de commande, composé de la classe (GNCA), du numéro et du sous-numéro.

   Fournisseur
   Permet de sélectionner un ensemble de lignes de commandes par leur fournisseur.

   Etablissement
   Permet de sélectionner un ensemble de lignes de commandes par leur établissement.

   Liste
   Possibilité de sélectionner les lignes des commandes composant cette liste.

   Lignes en erreur
   A cocher pour afficher les lignes de commandes pour lesquelles la tentative de génération de réception a échoué précédemment pour l'utilisateur connecté. Il est alors possible d'apporter les corrections nécessaires et de relancer la génération de la ou des réceptions correspondantes.

   Date de réception
   Si elle est précisée par l'utilisateur avant que la recherche ne soit effectuée, elle peut être affectée à la date de réception de toutes les lignes ramenées par la recherche. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.

   Référence BL
   Si elle est précisée par l'utilisateur avant que la recherche ne soit effectuée, elle peut être affectée à la référence BL de toutes les lignes ramenées par la recherche. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.

   Dépôt
   S'il est précisé par l'utilisateur avant que la recherche ne soit effectuée, il peut être affecté au dépôt de livraison de toutes les lignes ramenées par la recherche. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.

   Dépôt fournisseur
   S'il est précisé par l'utilisateur avant que la recherche ne soit effectuée, il peut être affecté au dépôt fournisseur de toutes les lignes ramenées par la recherche. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.

   Code qualité réception
   S'il est précisé par l'utilisateur avant que la recherche ne soit effectuée, il peut être affecté au code qualité réception de toutes les lignes ramenées par la recherche, pour lesquelles le contrôle qualitatif de l'article acheté (GATA) est actif. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.

   Données visualisées
   Toutes les données visualisées proviennent des lignes de commandes.
Certaines d'entre elles peuvent être modifiées par l'utilisateur qui va générer la réception : quantité ou montant à recevoir, référence BL, date de réception, dépôt de réception, dépôt fournisseur, code qualité réception si le contrôle qualitatif est géré pour l'article acheté, informations retour, informations lot et/ou emplacement si l'article est géré par lot ou emplacement.

   Les données sont enregistrées dans plusieurs tables intermédiaires :
- SARCP pour les données de la réception globale ;
- SARLG pour les lots et/ou emplacements de la réception globale ;
- SARDT pour les données du détail de la répartition de la réception.
Il est possible, dans certains cas, que ces données soient bloquées dans ces tables alors que la génération d'une réception n'a pas été effectuée (exemples : coupure de courant, fermeture du navigateur technologie HTML5, etc.). Pour pouvoir traiter ces données, il faut alors les supprimer des tables intermédiaires et faire à nouveau la sélection. Cette suppression peut être effectuée :
- par la purge des tables de travail de la réception (GPRCP ou TPRCP) ;
- automatiquement, à l'ouverture de la gestion, pour l'utilisateur connecté. Les éléments bloqués ne peuvent être supprimés qu'au-delà d'un certain délai. Celui-ci est donné par la valeur 1 du paramètre AUTSADUB occurrence SARCP. Ce délai peut être exprimé en heures ou en minutes selon la valeur testée 1 de cette même occurrence. Si ce délai n'est pas renseigné ou s'il est égal à 0, aucun déblocage n'est effectué ;
- automatiquement, à l'ouverture de la gestion, pour les données bloquées depuis la veille et appartenant à des utilisateurs autres que l'utilisateur connecté. Cette possibilité est donnée par la valeur 2 du paramètre AUTSADUB occurrence SARCP.

   De même, il est possible que ces données soient bloquées dans ces tables lors de la génération d'une réception qui n'aboutit pas car une anomalie bloque la génération. Pour pouvoir traiter à nouveau ces données, il est alors nécessaire, que l'utilisateur précise qu'il souhaite sélectionner les lignes "en erreur". Si l'utilisateur ne souhaite pas traiter les lignes des commandes bloquées, il peut alors les supprimer des tables intermédiaires à partir de la purge des tables de travail de la réception (GPRCP ou TPRCP).

   Date de réception
   Elle peut être renseignée à partir de la date de réception précisée par l'utilisateur lors de la recherche.
Si elle est saisie après la recherche, elle est affectée à toutes les lignes de données, soit dès la saisie, soit lors de la génération de la réception. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.
Dans tous les cas, il est possible d'indiquer une date de réception différente sur une ou plusieurs lignes de données en la précisant dans la grille sur chacune des lignes de commandes concernées.

   Référence BL
   Elle peut être renseignée à partir de la référence BL précisée par l'utilisateur lors de la recherche.
Si elle est saisie après la recherche, elle est affectée à toutes les lignes de données, soit dès la saisie, soit lors de la génération de la réception. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.
Dans tous les cas, il est possible d'indiquer une référence BL différente sur une ou plusieurs lignes de données en la précisant dans la grille sur chacune des lignes de commandes concernées.

   Dépôt
   Il peut être renseigné à partir du dépôt de réception précisé par l'utilisateur lors de la recherche.
S'il est saisi après la recherche, il est affecté à toutes les lignes de données, soit dès la saisie, soit lors de la génération de la réception. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.
Dans tous les cas, il est possible d'indiquer un dépôt de réception différent sur une ou plusieurs lignes de données en le précisant dans la grille pour chacune des lignes de commandes concernées.

   Dépôt fournisseur
   Il peut être renseigné à partir du dépôt fournisseur précisé par l'utilisateur lors de la recherche.
S'il est saisi après la recherche, il est affecté à toutes les lignes de données, soit dès la saisie, soit lors de la génération de la réception. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.
Dans tous les cas, il est possible d'indiquer un dépôt fournisseur différent sur une ou plusieurs lignes de données en le précisant dans la grille pour chacune des lignes de commandes concernées.

   Code qualité réception
   Il peut être renseigné à partir du code qualité réception précisé par l'utilisateur lors de la recherche.
S'il est saisi après la recherche, il est affecté à toutes les lignes de données pour lesquelles le contrôle qualitatif des articles achetés (GATA) est actif, soit dès la saisie, soit lors de la génération de la réception. Ceci dépend du paramètre PR1 associé au mnémonique.
Dans tous les cas, il est possible d'indiquer un code qualité réception différent sur une ou plusieurs lignes de données en le précisant dans la grille pour chacune des lignes de commandes concernées.

   Remarque : lors de la génération de la réception, le code qualité saisi pour les lignes de commandes ayant influence en stock n'est pris en compte que si la réception qualitative est autorisée pour les achats stockés (occurrence RQLSTOCK du paramètre AUTSAREC).

   Commande
   Classe d'achats et numéro de commande des lignes des sous-commandes regroupées.

   Fournisseur
   Code fournisseur des lignes des sous-commandes regroupées.

   Dépôt
   Dépôt de livraison affecté lors de la recherche si renseigné, sinon dépôt des lignes si renseigné, sinon dépôt de l'en-tête des sous-commandes regroupées.

   Date de livraison
   Date au plus tôt des lignes si renseignée, sinon date au plus tôt de l'en-tête des sous-commandes regroupées.

   Article
   Code article des lignes des sous-commandes regroupées.

   Intitulé
   Intitulé des lignes des sous-commandes regroupées.

   Référence fournisseur
   Référence fournisseur des lignes des sous-commandes regroupées.

   Mode d'achat
   Mode d'achat des lignes des sous-commandes regroupées.

   Ligne
   Numéro de ligne des lignes des sous-commandes regroupées.

   Montant initial commandé
   Correspond au montant hors taxe commandé des lignes des sous-commandes regroupées.
Cette information n'est pas modifiable par l'utilisateur.

   Montant restant à réceptionner
   Correspond au montant hors taxe restant à réceptionner des lignes des sous-commandes regroupées.
Cette information n'est pas modifiable par l'utilisateur.

   Devise
   Il s'agit de la devise dans laquelle les montants des lignes des sous-commandes regroupées sont exprimés.
Non modifiable.

   Quantité ou montant
   Le nombre de décimales des quantités est géré en fonction de l'occurrence DECQTE du paramètre AUTACHAT.
Le nombre de décimales des montants est géré en fonction de l'occurrence DECPRX du paramètre AUTACHAT.

   Commandé
   Représente la somme des quantités totales commandées (gratuites comprises) ou des montants commandés des lignes des sous-commandes regroupées.

   Quantités commandées gratuites
   Représente la somme des quantités commandées gratuites des lignes des sous-commandes regroupées. Cette information n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.

   Reçu
   Représente la somme des quantités totales déjà reçues (gratuites comprises) ou des montants déjà reçus des lignes des sous-commandes regroupées.

   Quantités gratuites réceptionnées
   Représente la somme des quantités gratuites déjà reçues des lignes des sous-commandes regroupées. Cette information n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.

   Facturé
   Représente la somme des quantités totales déjà facturées (gratuites comprises) ou des montants déjà facturés des lignes des sous-commandes regroupées.

   Quantités gratuites facturées
   Représente la somme des quantités gratuites déjà facturées des lignes des sous-commandes regroupées. Cette information n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.

   A recevoir
   Il s'agit de la quantité totale à réceptionner (gratuite comprise) ou du montant à réceptionner pour les lignes des sous-commandes regroupées.
Cette information peut être saisie par l'utilisateur ou affectée automatiquement avec le bouton "Proposition qté ou mnt" pour toutes les lignes de commandes ramenées par la recherche.

   Quantité gratuite à recevoir
   Il s'agit de la quantité gratuite à réceptionner pour les lignes des sous-commandes regroupées. Elle est exprimée en unité des gratuites et ne peut être renseignée que si la quantité commandée gratuite est renseignée. Elle n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.
Cette information peut être saisie par l'utilisateur ou affectée automatiquement avec le bouton "Proposition qté ou mnt" pour toutes les lignes de commandes ramenées par la recherche.

   A retourner
   Il s'agit de la quantité à retourner pour les lignes des sous-commandes regroupées. Elle n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.
Si la quantité à retourner est renseignée, il est alors impératif de saisir le code du retour article, indiquant si le retour de marchandises est temporaire ou définitif ainsi que le motif afin de connaître les raisons du retour de la marchandise.
Attention : il n'est pas possible d'affecter une quantité retournée sur des lignes de commandes qui vont être réceptionnées après facture (GRECF). Dans ce cas, le retour de marchandises doit être géré avec la gestion des retours après facture (GRETF).

   Quantité gratuite à retourner
   Il s'agit de la quantité gratuite à retourner pour les lignes des sous-commandes regroupées. Elle est exprimée en unité des gratuites. Elle n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.
Attention : il n'est pas possible d'affecter une quantité retournée sur des lignes de commandes qui vont être réceptionnées après facture (GRECF). Dans ce cas, le retour de marchandises doit être géré avec la gestion des retours après facture (GRETF).

   Unité
   Il s'agit de l'unité d'achat des lignes des sous-commandes regroupées. Non modifiable.

   Unités des gratuites
   Il s'agit de l'unité dans laquelle les quantités gratuites des lignes des sous-commandes regroupées sont exprimées.
Elle n'est pas gérée pour les lignes à réceptionner en montant.
Non modifiable.

   Arrêt solde
   Si cette case est cochée, pas de sous-commande solde générée lorsque la quantité ou le montant réceptionné est inférieur à la quantité ou au montant commandé. Le traitement de solde des commandes d'achats après réception (TSOLA) affectera 0 dans la quantité solde réception et aucune sous-commande ne sera générée pour le reliquat.
Sinon, génération d'une sous-commande solde. Le traitement de solde des commandes d'achats après réception génèrera une sous-commande solde pour le montant restant à recevoir.

   Attention : il n'y a pas d'affectation de quantité solde réception pour les lignes de commandes qui vont être réceptionnées après facture (GRECF).

   Retour article
   Lors d'un retour de marchandises, le code du retour article, indiquant si le retour est temporaire ou définitif, ainsi que le motif doivent être renseignés afin de connaître les raisons du retour de la marchandise.

   Code
   Il s'agit du code du retour article pour les lignes des sous-commandes regroupées. La valeur saisie doit être une occurrence du paramètre RETSALCA telle que la valeur testée 2 est égale à "R".
La valeur testée 1 de cette même occurrence indique s'il s'agit d'un retour de marchandises temporaire ou définitif :
- "D" : le retour de marchandises est définitif. La marchandise ne va pas être remplacée. Une fois la réception générée, une sous-commande d'avoir sera générée par le traitement de solde des commandes d'achats après réception (TSOLA) ;
- "T" : le retour de marchandises est temporaire. La marchandise va être remplacée. Une fois la réception générée, une sous-commande d'avoir et une sous-commande de marchandises en attente de réception vont être générées par le traitement de solde des commandes d'achats après réception (TSOLA).

   Motif
   Texte informatif donnant la raison du retour de la marchandise.

   Lot
   Les informations lot et/ou emplacement peuvent être renseignées pour les lignes regroupées. Ceci implique qu'un seul lot et/ou emplacement concerne l'article des lignes regroupées. Si ce n'est pas le cas, il est toujours possible de saisir les différents détails par lot et/ou emplacement, soit à partir de la réception lot global (SAIRLG), soit directement à partir du détail de la réception (SAIRDT).

   Pour plus de détails sur les informations lot et/ou emplacement à saisir, vous pouvez vous reporter à la documentation des détails par lot et/ou emplacement (SAILAL).

   Attention : aucune proposition d'information ne peut être effectuée.

Boutons poussoirs

   Proposition quantité ou montant
   Une fois la recherche des lignes à réceptionner effectuée, la valeur à recevoir (quantité ou montant) peut être affectée sur toutes les lignes de données. La valeur à recevoir proposée est égale à la différence entre la valeur commandée et la valeur déjà reçue.

   Réceptionner
   Différentes actions sont réalisées :

   1) Répartition de la valeur à recevoir (quantité ou montant), des informations lot et/ou emplacement et des informations retour sur les différentes sous-commandes en attente de réception, si cette répartition n'a pas déjà été effectuée par la réception détail (SAIRDT).

   2) Génération des réceptions correspondantes en fonction de la répartition.
Le mnémonique de réception utilisé provient des étapes par classe (GETCA) et est différent selon que les sous-commandes regroupées sont facturées ou non :
- les sous-commandes sont facturées : la réception est générée à l'étape de réception (GRECF) se situant après le contrôle facture (GFAA) ;
- les sous-commandes ne sont pas facturées : la réception est générée à l'étape de réception (GREC) se situant avant le contrôle facture (GFAA).

   Les contrôles de cohérence effectués, lors de la génération, sont les mêmes que ceux réalisés lors de la saisie d'une réception (GREC, GRECF), d'une commande à réceptionner (SAIRCD), d'une ligne de réception en quantité (SAILCR), d'une ligne de réception en montant (SAILRM) et d'un détail par lot et/ou emplacement (SAILAL).
La génération effectue entièrement la réception ou la rejette.

   Si une anomalie survient lors de la génération, il est possible de :
- retrouver les lignes de données en erreur, à partir de la recherche, en précisant "Lignes en erreur". L'utilisateur peut alors apporter les corrections nécessaires et regénérer la ou les réceptions correspondantes ;
- supprimer les lignes de données en erreur avec la purge des tables de travail de la réception (GPRCP ou TPRCP).

   Si la génération aboutit, il est possible, en fonction du paramètre PR6 associé au mnémonique, d'afficher ou non le numéro de la réception générée.

   3) Envoi des traitements sur les réceptions générées en fonction de l'occurrence TRTSAS du paramètre AUTSAREC.

   4) Création d'un suivi (CSRCA) entre les réceptions générées, le mnémonique de réception utilisé (GREC, GRECF) et les commandes réceptionnées.

Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association)

   PR1
   Ce paramètre indique à quel moment sont affectés la date de réception, la référence BL, le dépôt de réception, le dépôt fournisseur et le code qualité réception lorsque ces informations sont saisies une fois la recherche effectuée :
- S : ces informations sont affectées, dès leur saisie, à toutes les lignes de données ;
- V : ces informations sont affectées, à toutes les lignes de données, lors de la génération de la réception.

   PR3
   Gestion de la validation automatique des données lors de la proposition des quantités ou montants à recevoir :
- O : les lignes de données sont automatiquement validés après affectation des quantités ou des montants par le bouton "Proposition Qté ou mnt" ;
- N : c'est à l'utilisateur d'effectuer l'enregistrement des modifications.

   PR4
   Gestion de la validation automatique des modifications éventuelles avant de générer la réception :
- O : le bouton "Réceptionner" est accessible à tout moment. Si des modifications de données sont effectuées par l'utilisateur sans avoir été validées, lors de l'utilisation du bouton "Réceptionner", les données sont validées automatiquement avant que la réception ne soit générée ;
- N : le bouton "Réceptionner" n'est accessible qu'à partir du moment où les modifications apportées par l'utilisateur sont validées par ses soins. La réception ne peut être générée qu'à ce moment-là.

   PR5
   Ce paramètre permet de gérer la fermeture automatique de la gestion après la génération de la réception :
- O : une fois la réception générée, la gestion est fermée automatiquement ;
- N : la gestion n'est pas fermée automatiquement une fois la réception générée.

   PR6
   Ce paramètre permet d'indiquer si le numéro de la réception générée est affiché après la génération :
- O : le numéro de la réception générée est affiché ;
- N : le numéro de la réception générée n'est pas affiché.

   PRE
   Gestion du multi-établissements.
Si la valeur du paramètre vaut :
- O : la gestion gère le multi-établissements c'est-à-dire que le champ établissement est accessible en mode recherche ;
- N : l'accès au champ établissement est interdit. Les commandes sont obligatoirement réceptionnées pour l'établissement de connexion.

   DEN

Transactions associées

   CSRCA - Suivi des réceptions générées pour les commandes

   SAIRDT - Réception détail

   SAIRLG - Réception lot global

Paramètres
   AUTACHAT - DECPRX

   AUTACHAT - DECQTE

   AUTACHAT - ETPANUxxxx

   AUTSARCP - DEN

   AUTSAREC - RQLSTOCK

   AUTSAREC - TRTSAS

   AUTSADUB - SARCP

Messages

   Pour certains messages d'erreur, vous pouvez vous reporter à la documentation des réceptions (GREC), des commandes à réceptionner (SAIRCD), des lignes de réceptions en quantité (SAILCR), des lignes de réceptions en montant (SAILRM) et des détails par lots et/ou emplacements (SAILAL) car la plupart des contrôles de cohérence sont identiques.