TFAE - Actions réalisées par le traitement de transfert en comptabilité des factures à établir

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Ventes

Sélection et tri des commandes

Le traitement sélectionne les commandes pour lesquelles :
- l'étape précédente obligatoire au transfert en comptabilité des factures à établir est réalisée ;
- l'établissement est celui de connexion.

Les commandes sélectionnées sont triées en fonction du paramétrage du type de transfert.
Si les écritures ne sont pas regroupées, tri par numéro de commande.
Si les écritures sont regroupées et que les commandes sont transférées sur un établissement différent, le tri des commandes est le suivant : établissement, devise, mode de change de facturation, type de pièce facture de la classe de commandes, mode de taxe, numéro de commande.
Si les écritures sont regroupées et que le changement d'établissement n'est pas géré, le tri des commandes est : devise, mode de change de facturation, type de pièce facture de la classe de commandes, mode de taxe, numéro de commande.

Paramétrage du traitement

   Un type de transfert est associé au traitement. Le type de transfert, identifié par un code, indique le paramétrage et donc les règles de transfert. Les types de transfert sont définis dans la transaction GTVCV.
Le lien entre le traitement et le type de transfert est fait dans la gestion des traitements (GTRB) en indiquant le code du type de transfert dans la valeur du paramètre PRM associé au traitement.

   Voici une liste non exhaustive des données fournies par le type de transfert :
- l'entité transférée, "FA", "AF", "EX" ou "CV" ;
- le journal comptable ;
- le type d'écriture ou de mouvement ;
- la date comptable ;
- les tiers transférés ;
- l'utilisation des exceptions sur compte et CGR ;
- les différentes données à transférer vers la comptabilité.

   En comptabilité, si le nombre de décimales de la devise de la commande est strictement supérieur à 2, alors les montants sont tout de même arrondis à 2 décimales. Si ce nombre est inférieur ou égal à 2, les montants sont arrondis en fonction de ce nombre.

   Si le paramétrage indique que les écritures sont regroupées, vérification :
- que le transfert n'est pas direct ;
- que l'entité transférée n'est pas égale à "AF" ;
- que le journal possède un compte d'équilibre ;
- que le type du journal est égal à "TV" (Transfert Vente Regroupement) ;
- que le journal n'est pas à validation automatique.

   Si le transfert est effectué par commettant, contrôle que l'ensemble des articles des lignes de la commande se rapportent au même commettant.

   Les occurrences NEG et DATE du paramètre AUTCPT déterminent :
- si les montants négatifs sont autorisés ;
- la fourchette de dates sur laquelle des écritures peuvent être enregistrées.
Le contrôle sur les dates autorisées est également effectué avec les dates d'ouverture et de fermeture du journal sur lequel les écritures vont être générées.

   Selon le paramétrage du type de transfert, le numéro de pièce comptable généré peut être recopié sur les commandes transférées.

   Le type de transfert indique également si un changement d'établissement est effectué entre l'Application Ventes et l'Application Finances. Si oui, les devises de référence et de reporting des établissements doivent être identiques.

Mise à jour des commandes traitées

Une fois le traitement correctement effectué, le numéro de pièce et la date de transfert sont mémorisés sur l'en-tête des commandes.
Le numéro de pièce est également mémorisé sur les échéances des commandes.
Si les exceptions sur compte et/ou CGR sont appliquées et que le type de transfert indique que la mise à jour doit être effectuée, les comptes et/ou CGR des commandes sont modifiés.
De plus, mise à jour de l'étape des commandes, elle est égale à l'étape du traitement de transfert en comptabilité des factures à établir. La mise à jour est réalisée si l'étape de la commande est strictement inférieure à l'étape du traitement.
Mise à jour également, sur la commande, de la date de la dernière étape réalisée, elle est égale à la date à laquelle est exécuté le traitement.

Historique de l'étape

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la commande de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape.
C'est lors de la définition de l'étape par classe (GETCV) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Traitement d'une liste de commandes

Si l'élément traité est une liste de commandes, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de transférer des commandes relatives à différents établissements (occurrence V du paramètre AUTLISTE).

Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée.
Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement de transfert en comptabilité.
Mise à jour de la date de dernier traitement.
Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement.
Mise à jour du dernier traitement réalisé.