Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Finances - Budgétaire | |||
| GCTB - Contrôle budgétaire | |||
| Le contrôle budgétaire permet, dès la connaissance d'une nouvelle information comptable, de contrôler que l'on ne dépasse pas un certain budget alloué. Les fonctionnalités de cette transaction sont : - mise à jour du réalisé en temps réel sans contrôle ; - pouvoir contrôler un budget à partir des montants (H.T. seulement), des unités d'oeuvre, ou les deux ; - contrôle de plusieurs budgets ; - choisir les CGR et les postes que l'on désire contrôler ; - paramétrer le contrôle au niveau le plus fin pour chaque CGR et/ou poste, ou à la ligne budgétaire (contrôle bloquant, signalé, mise à jour du réalisé sans contrôle) ; - définir des périodes de contrôle différentes de la période du suivi budgétaire (exemple : le budget est mensuel, le contrôle est annuel) ; - mise à jour de budgets différents selon le journal ; - contrôle et mise à jour de budgets différents pour les reports à nouveau. Fonctionnement du contrôle budgétaire |
| La nature peut être utilisée pour définir plusieurs contrôles budgétaires par établissement. Les paramètres SUIBUD (pour les budgets que l'on désire contrôler en montants) et SUIBUDU (pour les budgets que l'on désire contrôler en unités d'oeuvre) sont utilisés pour le contrôle budgétaire. L'occurrence correspond au budget prévisionnel, la chaîne 1 au budget réalisé et la chaîne 2 à la nature du contrôle budgétaire. Selon le paramètre AUTOBD occurrence REPORT, les paramètres REPBUD (pour les budgets de report que l'on désire contrôler en montant) et REPBUDU (pour les budgets de report que l'on désire contrôler en unité d'oeuvre) sont utilisés pour le contrôle des budgets de report à nouveau. Il est possible de dissocier la périodicité du budget et la périodicité du contrôle, on peut avoir un budget mensuel et une période de contrôle qui sera annuelle. Dans la définition des budgets (GBUT) une zone est utilisée pour préciser la période de contrôle désirée. La période de contrôle est définie avec la date de début de période du but de budget et le type de périodicité du contrôle. |
| Données |
| Type de contrôle | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| - Mise à jour seule : pas de contrôle par rapport à un budget alloué, l'objectif est de mettre à jour en temps réel le ou les budgets réalisés. - Bloquant : contrôle que l'opération comptable ne fasse pas dépasser le budget alloué et si c'est le cas, un message bloquant apparaît et l'écriture comptable est refusée. - Signalé : même chose que le choix "bloquant" mais le message n'empêche pas la création de l'écriture, il indique juste que le budget est dépassé mais ce dépassement n'entraîne aucune conséquence. Possibilité de copier le budget dépassé dans un champ du mouvement contrôlé selon l'occurrence SUISIG du paramètre AUTOBD. - Niveaux inférieurs : prise en compte du type de contrôle de la ligne budgétaire, CGR, poste. Le type de contrôle se retrouve à plusieurs niveaux par ordre de priorité : - Ligne budgétaire du budget prévisionnel (bloquant, signalé). - CGR (pour ceux qui sont soumis au contrôle budgétaire), bloquant, signalé, mise à jour seule. C'est le CGR du mouvement si le contrôle est au CGR ou le CGR du segment précisé ou le CGR de la ligne budgétaire trouvée (CGR supérieur présent dans la hiérarchie). - Poste (bloquant, signalé, mise à jour seule), c'est le poste du mouvement si la recherche du prévisionnel est au poste ou le poste de la ligne budgétaire trouvée (poste supérieur présent dans la hiérarchie identifiée par le chemin). C'est le type de contrôle de la ligne budgétaire qui est prioritaire s'il est renseigné, sinon ce sont ceux du CGR et du poste.
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| Contrôle CGR A |
| La logique est identique pour un CGR A et un CGR B. Les choix faits pour le CGR A ou le CGR B sont indépendants. L'objectif est de pouvoir sélectionner les CGR que l'on désire contrôler, deux solutions : - Au CGR directement : indication pour chaque CGR du niveau de contrôle. Si "Contrôle budgétaire" est différent de "Inactif", le contrôle budgétaire s'effectue. Uniquement pour le CGR A : s'il existe une clé analytique pour l'établissement, précision du numéro de segment du CGR qui sert de référence pour le contrôle budgétaire, afin de déterminer si oui ou non le CGR est contrôlé. Cela signifie que pour un CGR de combinaison, le contrôle n'est fait que sur le CGR qui correspond au numéro de segment indiqué dans le paramétrage général (GCTB). Pour les CGR non combinaison (CGR composé d'un seul segment), seuls les CGR du segment précisé dans GCTB sont contrôlés (si cela est mentionné dans la définition du CGR). - A travers un chemin : avec précision du chemin de composition. Regroupement des CGR à contrôler dans une hiérarchie identifiée par le chemin de composition. Remarque : Si la fonctionnalité de datation des compositions de CGR est en place, (paramètre AUTODE occurrence DATECCG avec valeur testée 1 à "A"), lorsqu'on fait le contrôle via un chemin de composition de CGR, on vérifie que le CGR affecté sur le mouvement appartient à la composition de CGR pour toute la période déduite de la périodicité du budget réel à mettre à jour. De plus, lors du contrôle du budget prévisionnel, on contrôle que le CGR supérieur sur lequel le budget est trouvé, est bien valide sur l'ensemble de la période de contrôle. La zone "Contrôle budgétaire" permet dans ce cas de définir le type de contrôle (bloquant, signalé, ...), mais n'indique pas si le CGR est contrôlé. Un CGR avec contrôle budgétaire interdit (GCGR) est tout de même contrôlé si le contrôle budgétaire se fait au travers d'un chemin de composition de CGR, et s'il fait partie de la composition. Cas particulier : En affectant la valeur testée 2 à "A" dans les paramètres SUIBUD / REPBUD ou SUIBUDU / REPBUDU, il est possible de faire un contrôle prévisionnel multi-combinaisons CGR/Poste lorsque le contrôle budgétaire est effectué par hiérarchie de CGR. C'est-à-dire, que même si un prévisionnel à un niveau donné est trouvé et que ce budget ne bloque pas, la recherche continue pour trouver un prévisionnel pour les CGR supérieurs de la hiérarchie. Réalisé au compte : pour déterminer comment est mis à jour le ou les budget(s) réalisé(s). Pour le contrôle du CGR A et du CGR B, il faut préciser si les lignes budgétaires sont détaillées au compte. Lorsque plusieurs contrôles budgétaires sont paramétrés, cette option doit être identique sur chacun. |
| Contrôle CGR B |
| Identique au contrôle du CGR A. |
| Contrôle des prévisions |
| - Mise à jour si pas de ligne : si aucun budget prévisionnel trouvé, l'opération comptable est tout de même acceptée et le réalisé est mis à jour. - Au moins un budget doit être doté : contrôle qu'il existe au moins un budget prévisionnel pour l'opération comptable. - Tous les budgets doivent être dotés : il devra exister une ligne budgétaire pour l'opération comptable et pour tous les budgets prévisionnels qui auront été paramétrés. |
| Blocage si hors période |
| Pour chaque budget, on indique la périodicité (annuelle, mensuelle ...) et la date de début de période, grâce à ces deux informations, on peut déterminer si l'opération comptable est hors période ou non. Ce choix de paramétrage permet de contrôler ou non les opérations hors période. Exemple : budget PR, périodicité ANNUEL, date de début de période 01.01.2000. Tout ce qui est compris entre le 01.01.2000 et 31.12.2000 sera considéré sur la période. Une dépense en date du 01.01.2001 est considérée comme hors période. En cochant cette case, on contrôle le prévisionnel comme du "sur période" sinon on n'effectue aucun contrôle mais on fait quand même la mise à jour du réalisé. |
| Contrôle TTC (Zone non accessible car elle n'est pas gérée) |
| H.T : c'est le montant du mouvement qui est pris en compte T.T.C : c'est le montant du mouvement + montant de TVA restant à déclarer (cela implique la présence du code TVA sur le mouvement, cette option n'est valable que pour le contrôle budgétaire interactif). |
| Tolérance de dépassement | ||||||||||||||||||
| Selon le type de contrôle, ce pourcentage est pris en compte à différents niveaux : - bloquant ou signalé : on tient compte uniquement du pourcentage de GCTB ; - mise à jour seule : pas de contrôle du prévisionnel : donnée ignorée ; - niveau inférieur : selon le type de contrôle de la ligne prévisionnelle déterminée : * bloquant ou signalé : pourcentage de la ligne prévisionnelle (GBUD), sinon pourcentage de GCTB ; * CGR/poste : pourcentage le plus restrictif entre le pourcentage du CGR de la ligne prévisionnelle et le pourcentage du poste de la ligne prévisionnelle, sinon pourcentage de GCTB ; (Cf. tableau ci-dessous).
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| Etablissement |
| Il est possible d'utiliser la notion de référentiel centralisé. |
| Paramètres standard |
| Type |
| Il est possible en affectant le type à la valeur "C" d'envoyer ou non les informations concernant les unités d'oeuvre en budgétaire en fonction de la présence ou non de la lettre "U" dans la zone "Cumul" de GCPT pour le compte du mouvement traité. (En positionnant ce paramétrage, les mouvements imputés d'unité d'oeuvre et portant sur des comptes n'ayant pas la lettre "U" dans la zone "Cumul" ne sont pas inscrits dans le budget réalisé correspondant). |
| Nature |
| Utilisée pour définir plusieurs contrôles budgétaires par établissement. Si elle est renseignée, elle doit être spécifiée dans la chaîne 2 des occurrences des paramètres SUIBUD / REPBUD et SUIBUDU / REPBUDU qui doivent être utilisées pour cette ligne de données du contrôle budgétaire. |
| Paramètres |
| AUTOBD - SUIDISP |
| AUTOBD - SUISIG |
| REPBUD |
| REPBUDU |
| SUIBUD |
| SUIBUDU |
| Messages |
| OBCTB050 - Le chemin du CGR A doit être renseigné si son contrôle = chemin |
| OBCTB051 - Le chemin du CGR A doit être nul si son contrôle est <> chemin |
| OBCTB052 - Le segment du CGR A doit être renseigné si son contrôle = CGR |
| OBCTB053 - Le segment du CGR A doit être nul si son contrôle <> CGR |
| OBCTB054 - Le chemin du CGR B doit être renseigné si son contrôle = chemin |
| OBCTB055 - Le chemin du CGR B doit être nul si son contrôle est <> chemin |
| OBCTB056 - La tolérance de dépassement n'accepte que 2 chiffres après la virgule |
| OBCTB057 - La tolérance de dépassement doit être comprise entre -100 et 100 (0 est interdit) |
| OBCTB058 - Le chemin de la recherche prévisionnel doit être renseigné |
| OBCTB059 - Le chemin de la recherche doit être nul si son contrôle est <> chemin |