Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Déplacements et Frais professionnels
TFANN - Actions réalisées par le traitement d'annulation des notes de frais

Fonctionnement

Dans un premier temps, le traitement vérifie s'il est possible d'annuler la note de frais ou la demande de déplacement sélectionnée.    Elle ne peut pas être annulée si : - il existe au moins une commande d'achats liée qui n'est pas annulée ; - il existe au moins une commande de ventes liée qui est expédiée ou facturée ; - il existe au moins une ligne de note de frais dont les données ont été cumulées (statut de la ligne égal à la valeur "CUM").    Les autres contrôles diffèrent selon l'entité traitée :    L'annulation d'une note de frais est impossible lorsqu'elle a été remboursée. Le traitement vérifie qu'aucune pièce comptable associée ne soit soldée (indicateur de solde différent de "NNN").    L'annulation d'une demande de déplacement est impossible lorsqu'elle est associée à une note de frais. Toutefois, elle reste réalisable même si des avances ont été versées au collaborateur. Le traitement vérifie, via les liens générés, le type des pièces soldées.    La recherche du solde des pièces, associées à l'entité traitée, se base sur les liens des écritures. Il est donc obligatoire de les générer lors de la comptabilisation. La création des liens est paramétrée via l'occurrence OCLIE du paramètre AUTQDF.    Si ces contrôles ne révèlent pas d'erreurs, et que l'entité a généré des pièces comptables, le traitement les extourne. L'extourne des pièces comptables est réalisée en utilisant les informations d'annulation de la ventilation comptable via laquelle cette pièce a été générée.    Toutefois, dans un contexte public, le fait que l'engagement soit généré pour un exercice différent de celui de l'extourne, entraine une gestion différente. Ainsi le journal et le type de l'écriture d'extourne doivent être spécifiques.    Pour déterminer si cette annulation est réalisée dans un contexte public, le traitement lit la valeur testée 1 de l'occurrence GESM9 du paramètre AUTM9 Si c'est bien le cas, le traitement compare l'exercice comptable de l'écriture d'engagement existante et de l'écriture d'extourne qu'il va générer. Cette comparaison est réalisée sur l'année des dates comptables. Si les 2 années sont différentes, le journal et le type positionnés pour l'écriture d'extourne sont lus respectivement dans le texte et la valeur testée 1 de l'occurrence RETENG du paramètre AUTM9 De plus, des liens sont créés entre l'écriture d'annulation et l'entité annulée. Le type de lien, affecté lors de cette création, est lu dans la donnée "type d'évènement annulation" des types d'évènement pour le traitement d'annulation utilisé et la ventilation comptable de l'écriture annulée.    Une fois les pièces comptables extournées, si une requête WIM a été précisée dans les critères de la soumission, celle-ci est déclenchée. Elle permettra, par exemple, d'avertir les utilisateurs qu'une note de frais ou une demande de déplacement vient d'être annulée.    Il est possible de forcer l'annulation. Pour cela, il faut paramétrer le paramètre PRM du traitement à la valeur "O". Dans ce cas, le traitement ne contrôle pas les commandes d'achats et de ventes.

Mise à jour des notes de frais traitées

L'étape de la note de frais est mise à jour. Elle est égale à l'étape du traitement exécuté. La mise à jour est réalisée si l'étape de la note de frais est strictement inférieure à l'étape du traitement. Le traitement ne peut être effectué qu'une seule fois.

Historique des étapes

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Traitement d'une liste de notes de frais

Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de traiter des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE).    Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé.