Paramètres de validation Déplacements et Frais professionnels

Tous les paramètres cités appartiennent à l'application "QDF" et sont de type "Validation".
La définition des occurrences des paramètres s'effectue dans la transaction dont le mnémonique est GPAR.
Les paramètres étant des éléments majeurs dans l'utilisation des produits de la gamme Cegid XRP Ultimate, il est nécessaire de mettre en place des droits sur leur gestion (GPRM).

   Permet de paramétrer l'Application Déplacements et Frais professionnels.

   Cette occurrence gère le déclenchement du contrôle qui consiste à vérifier qu'un élément soumis possède au moins un signataire pour chaque niveau de validation associé à sa typologie.
Le test de la présence des signataires est réalisé lorsque la chaîne 1 de cette occurrence est positionnée à "O".

   Cette occurrence permet de filtrer la liste des centres de coût selon un numéro de segment précisé dans la valeur 1. Cette fonctionnalité s'applique uniquement à la liste des centres de coût proposée dans l'application mobile de saisie.

   Nombre de décimales pour les montants.

   Nombre de décimales pour les quantités.

   Il s'agit de l'occurrence par défaut. Les valeurs 1 et 2 déterminent la fourchette d'étapes dans laquelle l'étape de la demande doit se situer afin de pouvoir l'associer à une note de frais et éventuellement en importer les lignes.
Si une classe de frais impose des étapes différentes, il faut alors créer une autre occurrence de la forme xxxxETPDDP avec xxxx représentant le code de la classe de frais concernée.

   Utilisé lors de la modification de données numériques et facultatives dans les interfaces de l'Application Déplacements et Frais professionnels.
La modification est réalisée selon la règle suivante :
- mettre une valeur spéciale dans la colonne de la table d'interface dont vous souhaitez effacer le contenu dans la table de production. Cette valeur spéciale est contenue dans la chaîne 1 de cette occurrence (-999 par exemple).
- si la colonne n'est pas renseignée dans la table d'interface, son contenu dans la table de production est inchangé.
- si la colonne est renseignée dans la table d'interface avec une valeur différente de la valeur spéciale paramétrée, son contenu est remplacé par cette valeur dans la table de production.

   Cette occurrence est utilisée lors de la comptabilisation. Si sa valeur testée 1 est égale à "O",   des liens entre les entités comptabilisées et les écritures et mouvements qu'elles génèrent, doivent toujours être créés. Dans ce cas, il sera nécessaire de définir les types de liens à générer pour chaque couple type de ventilation-traitement utilisé. Cette définition sera saisie dans GFTEV.

   La chaîne 1 de cette occurrence contient la valeur du statut positionnée sur les lignes de frais au moment de la soumission des notes de frais. Par défaut, cette valeur est "ACC", les lignes soumises possèdent donc le statut "accepté".

   La chaîne 1 de cette occurrence détermine le mode de change appliqué aux cours de devise représentant les taux de chancellerie.
Le champ "Texte" contient le code de la variable utilisée pour définir les per diem.

   Pour le transfert en comptabilité des notes de frais, la chaîne 1 contient le numéro de la TVA exonérée.

Utilisé dans : Notes de frais (GFNDF)
                      Lignes des notes de frais (GFLDF)

   Les occurrences définissent les paramètres et options envoyés au service capable de calculer le kilométrage d'un itinéraire.

   En positionnant la chaîne 1 de cette occurrence à "O", on spécifie au service qu'il peut éventuellement proposer plusieurs itinéraires.
Cette option n'est pas présente dans le formulaire de recherche.

   En positionnant la valeur testée 1 de cette occurrence à "O", on spécifie au service que les itinéraires calculés doivent éviter les autoroutes.
La valeur testée 2 de l'occurrence peut prendre les valeurs suivantes :
- "O" : l'option devient accessible dans le formulaire de recherche. C'est alors la valeur du formulaire de recherche qui est spécifiée au service.
- "N" : l'option n'est pas présente dans le formulaire de recherche. C'est la valeur testée 1 de l'occurrence qui est spécifiée au service.

   Le texte de cette occurrence contient la clé qu'il est obligatoire de fournir quand on interroge un service de calcul de distance.
Elle est calculée par le fournisseur, lors de l'inscription au service.
La valeur testée 1 de cette occurrence détermine le fournisseur du service utilisé :
- G: utilisation du service Google Maps ;
- M: utilisation du service MapQuest.

   En positionnant la valeur testée 1 de cette occurrence à "O", on spécifie au service que les itinéraires calculés doivent éviter les ponts et autoroutes à péage.
La valeur testée 2 de l'occurrence peut prendre les valeurs suivantes :
- "O" : l'option devient accessible dans le formulaire de recherche. C'est alors la valeur du formulaire de recherche qui est spécifiée au service.
- "N" : l'option n'est pas accessible dans le formulaire de recherche. C'est la valeur testée 1 de l'occurrence qui est spécifiée au service.

   La valeur testée 1 de l'occurrence peut prendre les valeurs suivantes :
- "K": le service exprime les distances en kilomètres.
- "L" : le service exprime les distances en miles.
Cette option n'est pas présente dans le formulaire de recherche.

   Les occurrences de ce paramètre permettent de qualifier les natures de dépense en précisant le service ou le frais qu'elles représentent.

   Cette valeur est exploitée dans le portail des frais et déplacements professionnels.
Lors du calcul du total saisi, on distingue les frais kilométriques des autres frais en utilisant cette caractéristique des natures de dépense.

   Cette valeur doit être positionnée sur la nature de dépense représentant les per diem. Elle est également exploitée par le traitement de rattrapage de per diem et taux de chancellerie pour sélectionner les lignes de frais à traiter.

   Cette valeur est exploitée dans le portail des frais et déplacements professionnels et plus particulièrement lorsqu'un utilisateur réserve un véhicule de société pour effectuer son déplacement.
Lors de la création de la ligne, correspondant à cette réservation, le système s'appuie sur cette caractéristique, pour trouver la nature à insérer.

   Cette valeur est exploitée dans le portail des frais et déplacements professionnels quand, lors de la préparation de son déplacement, le salarié demande une avance d'argent.
A la création de la ligne, correspondant à cette demande, le système s'appuie sur cette caractéristique, pour trouver la nature à insérer.

Utilisé dans : Natures de dépense (GFNAD)

   Ce paramètre, bien qu'il soit défini comme un paramètre utilisateur, pour lequel vous pouvez créer vos propres occurrences, est utilisé dans le contexte particulier des demandes de déplacement avec réservation en ligne.

   Les occurrences O et N permettent de savoir si le segment de voyage est hors politique de voyage.
- O : le segment ne respecte pas la politique ;
- N : le segment respecte la politique.

A créer pour : Lignes des notes de frais (GFLDF)

   Ce paramètre, bien qu'il soit défini comme un paramètre utilisateur, pour lequel vous pouvez créer vos propres occurrences, est utilisé dans le contexte particulier des demandes de déplacement avec réservation en ligne.

   L'occurrence ONLINE permet de savoir que cette ligne est issue d'une réservation en ligne.

A créer pour : Lignes des notes de frais (GFLDF)

   Les occurrences de ce paramètre représentent des dates utilisées pour :
- préciser le début de la période de recherche des remboursements ou des déplacements réalisés ;
- préciser la période des statistiques se rapportant aux notes de frais, à rechercher et/ou à comparer.

   La date est représentée par le(s) symbole(s) saisi(s) dans le texte de l'occurrence. Il est possible d'utiliser la grammaire des symboles pour créer d'autres occurrences et ainsi élargir l'éventail des recherches.

   La valeur testée 1 indique si l'occurrence peut être utilisée pour les statistiques (valeur "S") ou l'historique des remboursements et des déplacements (valeur "H").

   La valeur testée 2 indique, dans le cas des occurrences liées aux statistiques, le type de période représenté par l'occurrence :
- M : Mois ;
- T : Trimestre ;
- S : Semestre.

   La chaîne 1 indique, dans le cas des occurrences liées aux statistiques, le 1er jour de la période.
Exemple :
L'occurrence AOUT qui représente le mois d'août, est renseignée avec "0801" dans la chaîne 1.
L'occurrence SEM2 qui représente le second semestre de l'année, est renseignée avec "0701" dans la chaîne 1.
L'occurrence TRIM4 qui représente le quatrième trimestre de l'année, est renseignée avec "1001" dans la chaîne 1.

   Les valeurs contenues dans la chaîne 1 de ces occurrences est utile techniquement pour faciliter la recherche des statistiques. En effet, la période d'une statistique est toujours le 1er jour de la période.

A créer pour : Portail des frais professionnels
Utilisé dans : Consultation des historiques
                      Consultation des statistiques

   Correspond au type de complément des notes de frais ou demandes de déplacement.
Si la valeur testée 1 vaut :
- I : interne, le gestionnaire est obligatoire ;
- E : externe, le nom est obligatoire ;
- AS : anomalie saisie ;
- AG : anomalie générée.

   La chaîne 1 et la valeur 1 sont utilisées lors de l'affichage des lignes de données.

   Détail de l'affichage des compléments : les compléments de frais peuvent représenter diverses données qui obligent l'utilisateur à saisir des informations différentes suivant la donnée représentée.
Si divers types de compléments sont gérés, il devient judicieux de créer :
- une occurrence du paramètre TCDQFCDF par type de données ;
- un mnémonique par type de données qui sera une duplication du mnémonique des compléments (GFCDF) ;
- une mosaïque par type de données contenant l'ensemble des données à saisir pour ce type de données.

   La définition de l'occurrence est complétée par la saisie :
- de la valeur 1, égale au n° de mosaïque utilisée pour l'affichage de ce type de données ;
- de la valeur 2, égale au n° de mosaïque utilisée pour l'affichage de ce type de données depuis le portail. Cette information est positionnée en standard. 30 correspond à la mosaïque dédiée aux invités internes. 40 correspond à la mosaïque dédiée aux invités externes.
- de la chaîne 1, égale à la valeur du PRM associé au mnémonique créé.

   Ainsi le mnémonique créé, affichera l'ensemble des lignes de données dont la chaîne 1 du type est égale à la valeur du PRM associé au mnémonique en utilisant la mosaïque dont le n° est stocké dans la valeur 1 du type de compléments.

   Exemple pour les compléments de type invités qui regroupent à la fois les invités internes et externes (Cet usage est disponible en standard).

   Les occurrences du paramètre TCDQFCDF utilisées pour les invités sont INVINT pour les internes et INVEXT pour les externes. Les invités sont affichés via le même mnémonique GFINV. Pour effectuer ce "regroupement", la chaîne 1 de ces occurrences est initialisée avec la même valeur "INV". Une mosaïque a été créée pour la saisie et l'affichage de ces données et son n° saisi dans la valeur 1 des deux occurrences.
Les invités sont donc désormais accessibles depuis un mnémonique dédié, dont les écrans correspondent à ce type de données.

   Concernant la saisie des participants à un repas depuis l'interface du portail.
Pour faciliter la saisie d'un collaborateur en tant que participant, l'outil propose des valeurs dès la saisie des premiers caractères (du nom par exemple). Toutefois, ces propositions n'ont de sens que lorsque tous les collaborateurs sont déclarés dans l'ERP. Quand on n'est pas dans ce contexte, il convient de supprimer ces propositions. Pour cela, la valeur testée 1 de l'occurrence INVINT ne doit pas être renseignée. Ainsi le gestionnaire n'est plus obligatoire et les propositions ne sont plus réalisées.

A créer pour : Compléments de frais (GFCDF)