Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Déplacements et Frais professionnels | |||
| GFLDF - Lignes des notes de frais | |||
| Cette transaction permet de gérer les lignes des notes de frais, c'est-à-dire le détail des dépenses. Le contrôle des droits de création, modification et suppression des lignes est effectué en fonction du paramétrage de la classe et de l'étape de la note de frais. Les étapes maximales de création, modification et suppression sont indiquées au niveau des classes dans GFCLF. Pour que la création soit possible l'étape de la note doit être inférieure ou égale à l'étape maximale de création paramétrée pour la classe (même principe pour modification et suppression). Au niveau de la classe, les étapes maximales prises en compte sont celles concernant les lignes de frais dans la gestion des notes de frais. |
| Données |
| Etablissement |
| Numéro de ligne |
| Numéro de la ligne de frais, il est incrémenté automatiquement de 10 en 10. |
| Nature de dépense |
| La nature de dépense conditionne la saisie des informations de la ligne de frais. Elle va, par exemple, déterminer le calcul du remboursement à appliquer. De plus, des valeurs par défaut sont proposées en fonction de la nature de dépense : - l'intitulé de la ligne de frais ; - l'unité ; - le compte ; - le poste ; - le type de paiement ; - les codes TVA 1, 2 et 3. Le véhicule et sa puissance peuvent également être proposés, lorsque la nature de dépense oblige la saisie du véhicule et/ou de sa puissance. Ces informations sont proposées automatiquement s'il n'existe qu'un seul véhicule associé au gestionnaire de l'intervenant sur la période comprise entre les dates de début et fin de mission de la note de frais. L'association d'un véhicule à un gestionnaire est définie via le mnémonique GVHA. |
| Intitulé nature de dépense |
| Par défaut, c'est l'intitulé de la nature de dépense qui est proposé. La définition de la nature de dépense peut interdire la saisie de cet intitulé. |
| Type de paiement |
| Proposé à partir de la nature de dépense. Il indique la méthode de paiement de la nature de dépense. |
| Quantité |
| Unité |
| Elle est proposée par défaut à partir de l'unité de la nature de dépense. |
| Lieu de départ |
| Montant unitaire |
| Le montant unitaire de la ligne est exprimé en devise de dépense. Ce montant est converti pour renseigner le montant unitaire en devise de remboursement et de référence. |
| Montant unitaire en devise de remboursement |
| Le montant unitaire en devise de remboursement est issu de la conversion du montant unitaire en devise de dépense. |
| Montant unitaire en devise de référence |
| Le montant unitaire en devise de référence est issu de la conversion du montant unitaire en devise de dépense. |
| Montant HT |
| Le montant HT de la ligne est calculé en fonction des montants des TVA et du montant TTC. Il est exprimé en devise de dépense uniquement. |
| TVA 1 |
| Code |
| Déterminé en fonction du type de TVA de la ligne ou de l'en-tête, et en fonction du code TVA attribué à la nature de dépense. |
| Montant |
| Le montant de la TVA 1 est accessible seulement si le code TVA est renseigné. |
| TVA 2 |
| Code |
| Déterminé en fonction du type de TVA de la ligne ou de l'en-tête, et en fonction du code TVA attribué à la nature de dépense. |
| Montant |
| Le montant de la TVA 2 est accessible seulement si le code TVA est renseigné. |
| TVA 3 |
| Code |
| Déterminé en fonction du type de TVA de la ligne ou de l'en-tête, et en fonction du code TVA attribué à la nature de dépense. |
| Montant |
| Le montant de la TVA 3 est accessible seulement si le code TVA est renseigné. |
| Montant TTC |
| Le montant TTC est exprimé en devise de dépense. Il est ensuite converti en devise de remboursement et en devise de référence. |
| Total remboursé |
| Il est calculé en fonction de la nature de dépense. Si la nature de dépense possède un remboursement au réel, le montant du remboursement sera égal au montant dépensé. Si le remboursement ne s'effectue pas au réel, le remboursement sera calculé via la règle de remboursement associée. Une règle de remboursement peut utiliser des données présentes à la fois sur la ligne et la note de frais. Dans tous les cas, les données saisies au niveau de la ligne de frais sont prioritaires sur celles de la note de frais. Ce montant est disponible en devise de dépense, de remboursement et devise de référence. |
| Visite |
| Dates du frais |
| Permet de saisir les dates et heures de début et de fin du frais. |
| Type de visite |
| Le type de visite gère l'affectation de l'adresse de la visite. Il s'agit d'occurrence du paramètre TVIQFNDF. |
| Tiers ou prospect visité |
| Tiers ou prospect visité en fonction du type de visite. |
| Adresse du tiers ou prospect visité |
| Adresse du tiers ou du prospect visité en fonction du type de visite. |
| Nom du tiers ou du prospect |
| Nom du tiers ou prospect visité. Il est proposé par défaut après avoir renseigné le code tiers ou le code prospect visité. |
| Ligne d'adresse 1 |
| Ligne de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Ligne d'adresse 2 |
| Ligne de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Ligne d'adresse 3 |
| Ligne de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Code postal |
| Code postal de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Ville |
| Ville de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Département |
| Département de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Pays |
| Pays de l'adresse tiers ou prospect visité. |
| Lieu |
| Le lieu de l'adresse visitée est proposé en fonction des champs de l'adresse renseignés. Le type de TVA de la ligne peut être proposé selon ce lieu, par conséquent les codes TVA peuvent l'être également. |
| Comptabilisation |
| Compte |
| Poste |
| CGR A |
| Le CGR analytique est proposé en fonction du code de proposition analytique de la classe. |
| CGR B |
| Le CGR budgétaire est proposé en fonction du code de proposition analytique de la classe. |
| Dépense |
| Devise |
| Si la devise de dépense n'est pas renseignée, c'est celle de la note de frais qui sera utilisée lors du calcul des montants dans les différentes devises. Le paramétrage de la classe de frais peut permettre ou non la modification de la devise de dépense de la ligne de frais au même titre que celle de l'en-tête. |
| Mode de change |
| Mode de change de la devise de dépense. |
| Date du cours |
| Date du cours de la devise de dépense, elle est reprise par défaut à partir de celle de l'en-tête. |
| Cours |
| Cours entre la devise de dépense et la devise de remboursement. Il est utilisé pour la conversion des différents montants de la ligne. S'il n'est pas renseigné, on utilise le cours de l'en-tête. |
| Achats/Ventes |
| Achats |
| Fournisseur |
| Tiers de commande |
| Permet de renseigner un tiers de commande d'achats. |
| Adresse de commande |
| Permet de renseigner une adresse de commande d'achats. |
| Commande |
| Champs permettant d'associer une commande d'achats ainsi qu'une de ses lignes à la ligne de frais. La saisie de la commande d'achats entraîne la proposition du tiers de commande d'achats, de son adresse ainsi que des données de la visite (par conséquent le lieu et donc le type de TVA). |
| Ventes |
| Client |
| Tiers de commande |
| Permet de renseigner un tiers de commande de ventes. |
| Adresse de commande |
| Permet de renseigner une adresse de commande de ventes. |
| Commande |
| Champs permettant d'associer une commande de ventes ainsi qu'une de ses lignes à la ligne de frais. La saisie de la commande de ventes entraîne la proposition du tiers de commande de ventes, de son adresse ainsi que des données de la visite (par conséquent le lieu et donc le type de TVA). |
| Refacturation client |
| Permet d'indiquer les dépenses facturées au client. Le traitement de génération des commandes de ventes s'appuie sur cette information pour sélectionner les lignes des notes de frais à traiter. |
| Compléments |
| Projet |
| Informations à renseigner si l'on souhaite associer un projet à la ligne (établissement, classe, numéro et sous-numéro). |
| Phase |
| Permet de saisir une phase du projet et de l'associer avec la ligne. |
| Tâche |
| Permet de saisir une tâche du projet et de l'associer avec la ligne. |
| Véhicule |
| Il peut être proposé par défaut en fonction de la nature de dépense et de l'intervenant. |
| Puissance |
| La puissance du véhicule est proposée à partir du véhicule. |
| Chantier |
| Objet |
| Objet de la ligne de frais. |
| Complément |
| Permet de renseigner un texte complémentaire sur la ligne. |
| Statut |
| Sa valeur varie en fonction de l'avancement dans les étapes de la note de frais. Il est aussi utilisé pour la validation partielle des notes de frais. Il s'agit d'occurrence du paramètre STAQFLDF. |
| Action |
| Il s'agit d'occurrence du paramètre ACTQFNDF. |
| Code refus |
| Le code de refus de la ligne peut être affecté lors de la validation partielle lorsque la ligne est au statut "refusée". |
| Motif |
| Permet de renseigner un texte supplémentaire justifiant le refus. |
| Demande de voyage |
| Départ prévu |
| Permet de renseigner des informations relatives au départ. Ces informations sont la ville de départ ainsi que les dates et heures. |
| Retour prévu |
| Permet de renseigner des informations relatives au retour. Ces informations sont la ville ainsi que les dates et heures. |
| Villes étape |
| Possibilité de saisir jusqu'à trois villes étapes de la demande de voyage. |
| Prestataire |
| Tiers |
| Code tiers du prestataire de la ligne de demande de voyage. |
| Nom |
| Nom du prestataire de la ligne de demande de voyage. Il est proposé par défaut lors de la saisie du tiers prestataire. |
| Compléments location de véhicule |
| Nombre de passagers |
| Kilométrage prévu |
| Permet de renseigner le nombre de kilomètres prévus. |
| Véhicule avec vignette |
| Indique si le véhicule a besoin d'être équipé d'une vignette comme en Suisse par exemple. |
| Réservation d'un GPS |
| Indique si le véhicule a besoin d'être équipé d'un GPS. |
| Train / Avion |
| Classe voyage |
| Permet d'affecter la classe de voyage de la ligne de demande de déplacement. Il s'agit d'une occurrence du paramètre CLVQFLDF. |
| Commentaires |
| Possibilité de saisie des données supplémentaires nécessaires à la ligne de demande de voyage. |
| Paramètres standard |
| Boutons poussoirs |
| Invités |
| Ouverture d'une transaction permettant la saisie et l'affichage de compléments de frais. Par défaut, ce bouton "BOPENCDFI" ouvre la transaction correspondant au mnémonique indiqué dans la valeur du champ "MNUCDFI" (mnémonique "GFINV" dans notre cas). Afin d'augmenter la personnalisation des écrans, ce système de couple de champs (bouton/mnémonique) a été généralisé. Pour cela, suivre cette norme : Définition du champ de type bouton : le code du champ pour le bouton doit être composé d'un radical "OPENCDF", éventuellement préfixé par un "Y" dans le cas d'une personnalisation, et d'un suffixe au choix. Définition du champ contenant le mnémonique : le code du champ doit être composé d'un radical "MNUCDF", éventuellement préfixé par un "Y" dans le cas d'une personnalisation, et d'un suffixe identique à celui du champ "bouton" associé. C'est grâce à ce suffixe que l'association "bouton-mnémonique" est réalisée. La combinaison de cette personnalisation et du paramétrage réalisable sur les mnémoniques des compléments de frais permet de créer ses propres boutons assurant chacun la gestion de compléments de natures différentes. |
| Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association) |
| DEN |
| CGR |
| Transactions associées |
| GFCDF - Compléments de frais |
| CFHEF - Historique des étapes des notes de frais |
| Paramètres |
| AUTQDF - DECMNT |
| AUTQDF - DECQTE |
| AUTODE - ARRDVC |
| AFFQDF - PTHIMG |
| Messages |
| QFLDF010 - On ne peut pas supprimer la ligne, il s'agit d'une commission |
| QFLDF054 - Le paramétrage de la classe de frais ne permet pas l'ajout de cette nature de dépense |
| QFLDF061 - La ligne de frais $1 ne possède pas de complément alors que la définition de la nature en impose la saisie |
| QFLDF067 - La définition du véhicule sélectionné est incomplète |