GFNAD - Natures de dépense

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Déplacements et Frais professionnels

Cette transaction permet de définir les différents frais qui pourront ensuite être saisis sur les lignes des notes de frais. Certaines des informations saisies sont ensuite proposées automatiquement sur les lignes de frais, d'autres conditionnent la saisie des données des lignes de frais.

Données

Nature de dépense

Identifiant de la nature de dépense.

Etablissement

Libellé

Libellé réduit

Catégorie

La catégorie permet une classification des frais. On peut imaginer une catégorie "Transport", les natures "Train", "Avion", "Bus", etc. seraient alors rattachées à cette catégorie.
Elle est utilisée pour faciliter la saisie des autorisations entre classes de frais, natures de dépense et intervenants et du paramétrage de la génération des commandes.

Les catégories sont des occurrences du paramètre CATQFNAD.

Unité

Type de paiement

Correspond à la méthode de paiement de la nature du frais. Il s'agit d'occurrences du paramètre PAIQFNAD.

Remboursement

Détermine le mode de remboursement du frais. Il existe différents types de remboursement (réel, réel plafonné, forfaitaire ou barémique). Cette donnée permet donc de savoir si le remboursement est égal au montant dépensé, c'est le cas d'un remboursement réel ou si le remboursement est calculé dans les autres cas.
Si le remboursement est soumis à un calcul, il sera nécessaire d'associer une règle de remboursement à la nature de dépense.

Code confidentialité

Nature générique

Cette donnée définit la nature comme générique. C'est-à-dire qu'elle est le modèle d'un ensemble d'autres natures. Cette caractéristique est exploitée dans l'application mobile. En effet dans l'application, l'utilisateur commence par la saisie des frais sans se soucier de la note à laquelle ils seront rattachés. De ce fait, seules les natures génériques sont proposées. Lors de la soumission, les natures seront éventuellement remplacées selon la définition de la classe et des autorisations entre classe-natures de dépense-intervenant qui lui sont associées.

Nature de dépense générique associée

Permet d'associer une nature "modèle" à une nature dédiée à une classe, définie dans les autorisations entre classe-natures de dépense-intervenant.

Service ou frais représenté par la nature de dépense

   Cette information est utilisée dans le portail des frais professionnels. Elle permet de piloter l'affichage, dans l'écran présentant le détail d'une note ou d'une demande de frais, du détail d'une ligne. Elle sert également, dans le cas des demandes de déplacements, à trouver la nature de dépense correspondant à une avance ou à la réservation d'un véhicule de société.

   Exemple : si la nature de dépense représente des frais kilométriques, le détail de la ligne sera composé des villes de départ et d'arrivée et de la distance parcourue.

   Les valeurs sont issues des occurrences du paramètre NFKQFNAD.

Caractéristiques

Déduction titre restaurant

Cette information identifie les natures de dépense pour lesquelles un titre restaurant doit être déduit au collaborateur. En effet, ces natures représentent un repas remboursé au collaborateur au travers d'une note de frais. Cette prise en charge, par la société, lui supprime donc un titre restaurant.
Cette information est utilisée dans le récapitulatif des repas pris en charge.

Nature soumise à cumuls

Détermine si la nature de dépense doit être cumulée.

Comptabilisation

Compte

Poste

Segment

Affichage

Ces champs paramètrent l'écran à afficher pour la saisie ou la consultation du détail des frais. Cet écran varie en fonction de la définition de la nature de dépense. Cette dernière précise en effet, les données qui doivent obligatoirement être saisies pour la nature.
Les valeurs du type d'affichage sont issues des occurrences du paramètre TAFQFNAD.

Saisie pour les notes de frais

Permet de déterminer la façon dont sont affichés les lignes et les compléments de frais lors de la saisie d'une note de frais.

Type d'affichage dans les conteneurs de saisie

Affichage utilisé dans les conteneurs de saisie :
- formulaire (non géré) ;
- grille (non géré) ;
- mosaïque.

Numéro de mosaïque

Détermine la mosaïque à afficher pour représenter le détail des frais.

Type d'affichage dans le portail des frais professionnels

Affichage utilisé dans le portail des frais professionnels :
- formulaire (non géré) ;
- grille (non géré) ;
- mosaïque.

Numéro de mosaïque

Détermine la mosaïque à afficher pour représenter le détail des frais.

Saisie pour les demandes de déplacement dans les conteneurs

Détermine la façon dont sont affichées les lignes lors de la saisie d'une demande de déplacement dans les conteneurs.

Numéro du masque à afficher

L'application mobile embarque 5 masques de saisie prédéfinis. Dans la définition de la nature, il suffit donc de choisir le masque correspondant au format de saisie attendu.

Le masque "Détail sans TVA" comporte les champs suivants : Commentaire, Lieu, Date, Montant TTC et Devise.
Le masque "Détail avec TVA" est composé des mêmes champs que le masque "Détail sans TVA" avec en plus un champ permettant de saisir un montant de TVA.
Le masque "Invitation" est composé des mêmes champs que le masque "Détail avec TVA". Il permet en plus, la saisie d'un second montant de TVA ainsi que de la liste des participants au repas.
Le masque "Frais kilométriques" comporte des champs permettant de saisir un commentaire, la distance parcourue, le véhicule utilisé ainsi que les villes de départ et d'arrivée.
Le masque "Forfait" permet de saisir, en plus d'un commentaire et d'un lieu, une période ainsi que le nombre de forfaits.

Pictogramme

Possibilité d'indiquer un fichier donnant une image qui représente la nature de dépense.

Image en mobilité

   Cette donnée définit l'icône associée à chaque nature de dépense et affichée dans l'application mobile.
L'image et la couleur de fond des catégories des natures de dépense sont personnalisables en complétant la définition des occurrences du paramètre CATQFNAD. La chaîne 1 permet de configurer l'image et la chaîne 2 la couleur.

   Images disponibles pour les natures de dépense et les catégories

L'identifiant des images est utilisé pour les associer aux natures et aux catégories.
La définition des couleurs s'effectue avec un triplé hexadécimal (exemple #FF0000). La couleur de fond appliquée aux images des natures de dépense est identique à celle des catégories.

TVA

TVA 1

Saisie montant obligatoire

Indique si la TVA 1 doit obligatoirement être saisie pour la nature de dépense.

TVA

Code de TVA associé à la première TVA.

TVA appliquée après seuil

Seuil

Si le seuil d'application de la première TVA est dépassé, on bascule alors sur la TVA appliquée après le dépassement de ce seuil.

TVA

Code de TVA appliqué après le dépassement du seuil.

TVA 2

Saisie montant obligatoire

Indique si la TVA 2 doit obligatoirement être saisie pour la nature de dépense.

TVA 2

Code de TVA associé à la seconde TVA.

TVA 3

Saisie montant obligatoire

Indique si la TVA 3 doit obligatoirement être saisie pour la nature de dépense.

TVA 3

Code de TVA associé à la troisième TVA.

Prorata TVA récupérable

Pourcentage de TVA récupérable autorisé par la nature de dépense. Cette autorisation est spécifiée par l'administration fiscale.

Paramétrage saisie

Champs qui doivent être saisis pour la nature de dépense. La liste suivante précise les champs que l'on peut rendre obligatoires, facultatifs ou non saisissables lors de la saisie d'une note de frais ou d'une demande de déplacement :
- la visite ;
- le projet ;
- le chantier ;
- l'objet ;
- la date du frais ;
- le lieu ;
- le complément ;
- le justificatif ;
- la quantité ;
- le véhicule ;
- le montant unitaire ;
- le montant HT ;
- le montant TTC ;
- l'intitulé de la note de frais.

Paramètres standard

Compléments

Complément 1 à 5

Permet de renseigner des compléments d'information de type texte.

Transactions associées

GFACN - Associations natures de dépense-types de cumul

GFARN - Définition d'exécution des règles

Paramètres

AUTQDF - DECMNT

Messages

QFNAD010 - Suppression impossible, il existe au moins une ligne de frais utilisant cette nature de dépense

QFNAD012 - Suppression impossible, il existe au moins une association avec un type de cumul pour cette nature de dépense

QFNAD013 - Suppression impossible, il existe au moins une association avec une règle pour cette nature de dépense

QFNAD014 - Suppression impossible, il existe au moins une autorisation classes-natures-intervenants pour cette nature de dépense

QFNAD015 - Suppression impossible, il existe au moins une valeur de variable pour cette nature de dépense

QFNAD054 - La taille gérée ne peut pas être diminuée. Liste des clés utilisées dans les natures des dépenses : $1

QFNAD055 - Incohérence entre le type de cumul $1 et la nature de dépense $2, au niveau de la saisie du véhicule

QFNAD056 - Incohérence entre le type de cumul $1 et la nature de dépense $2, au niveau de la puissance du véhicule

QFNAD058 - Incohérence entre le type de cumul $1 et la nature de dépense $2 , au niveau de la saisie de la quantité

QFNAD059 - Incohérence entre la règle $1 et la nature de dépense $2 , au niveau du remboursement