Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Déplacements et Frais professionnels | |||
| GFREG - Règles | |||
| Cette transaction a pour objectif de définir des règles permettant : - de calculer le remboursement d'une nature de dépense ; - de conditionner la proposition d'une nature de dépense ; - de contrôler la saisie des données se rapportant à une nature de dépense ou à l'en-tête d'une note de frais ; - de générer ou modifier un en-tête d'une note de frais ; - de générer ou modifier une ligne de frais ; - de compléter la génération de commandes d'achats ou de ventes, en permettant d'affecter des informations que le paramétrage ne prend pas en charge. Une règle regroupe les étapes permettant d'atteindre le résultat escompté. Les associations entre les étapes et une règle sont saisies dans la transaction GFARE. |
| Données |
| Règle |
| Code de la règle. |
| Etablissement |
| Intitulé |
| Réduit |
| Nature de la règle |
| Détermine l'objectif de la règle : - Contrôle d'un en-tête ; - Contrôle d'une ligne ; - Modification d'un en-tête ; - Génération d'un en-tête ; - Modèle. La singularité des règles associées à cette nature fait que leur administration est déportée ; - Proposition ; - Remboursement ; - Génération d'une ligne ; - Modification d'une ligne ; - Affectation d'un signataire ; - Affectation en-tête d'achats ; - Affectation en-tête de ventes. En savoir plus, voir les occurrences du paramètre NARQFREG. |
| Remboursement |
| Dans le cas d'une règle de remboursement, il faut préciser le mode de remboursement : - Forfait ; - Barème ; - Réel plafonné. |
| Paramètres standard |
| Boutons poussoirs |
| Règles de remboursement forfaitaire et plafonné |
| Génère les règles calculant le remboursement forfaitaire ou plafonné des dépenses : - QUA-REMB-REELPLAFONNE : Remboursement au réel plafonné Dans le cadre d'un remboursement au réel plafonné, le montant est déterminé en comparant la dépense et le plafond. Le montant des plafonds est stocké dans les valeurs de la variable QUA-PLAFONDMONTANT. Un plafond est fixé pour une dépense unitaire, mais une déclaration peut éventuellement en inclure plusieurs. Il est donc nécessaire de déterminer une quantité si elle n'est pas saisie. Pour cette partie, la règle applique l'algorithme suivant. Si la définition de la nature de dépense rend cette information obligatoire, elle est issue de la différence entre la date de fin et de début de la ligne, sinon elle est affectée à 1 par défaut. Une fois calculée, elle est multipliée par le montant du plafond afin de trouver le montant de remboursement maximal. Ce dernier résultat est ensuite comparé au total dépensé. S'il est supérieur, le remboursement est égal à la dépense, sinon il est affecté au montant remboursé. - QUA-REMB-FORFAIT : Remboursement au forfait Dans le cadre d'un remboursement forfaitaire, le montant est déterminé à partir d'une quantité multipliée par le montant du forfait. Pour cette règle, le montant de chaque forfait est stocké dans les valeurs de la variable QUA-FORFAITMONTANT. Lorsque la politique de remboursement fait apparaitre des montants de forfaits différents, il est nécessaire de compléter la définition de cette variable pour l'adapter à cette situation. L'algorithme de cette règle est le suivant : Si la quantité n'est pas renseignée, elle est déterminée en effectuant la différence entre les dates de début et fin de la ligne, si elles sont renseignées toutes les deux, de l'en-tête dans le cas contraire. Pour certaines natures de dépense, le remboursement est déclenché en fonction d'un horaire. Exemples : - le petit-déjeuner est pris en charge uniquement si le départ s'effectue avant 07h00. - le repas du soir est pris en charge uniquement si le retour s'effectue après 20h00. Pour traiter ces cas, les variables QUA-FORFAITHEUREDEPART et QUA-FORFAITHEURERETOUR ont été définies. La règle teste si une valeur existe pour la nature de dépense de la ligne et la compare avec l'heure de début ou de fin de mission selon le cas. Pour reprendre l'exemple du repas du soir, si l'heure de fin de mission saisie est 21h00, la règle incrémente de 1 le nombre de forfaits. Une fois la quantité déterminée, la règle la multiplie par le montant du forfait et alimente le montant remboursé avec le résultat de cette opération. |
| Règles d'audit |
| Ces règles sont destinées à attirer l'attention des signataires au moment des contrôles qu'ils réalisent depuis l'espace de validation du portail. Ces règles créent une alerte, en fonction de différents critères, pour prévenir de l'éventualité d'une irrégularité dans les déclarations. - QUA-ALERTECATEGORIE : Cette règle génère une alerte sur certaines catégories d'intervenants. Elle s'appuie sur la valeur de la variable "QUA-CATEGORIEFRAUDE" pour déterminer si l'intervenant appartient à une catégorie auditée. - QUA-ALERTENOUVEAU : Cette règle génère une alerte si le déclarant est un jeune embauché. La date d'embauche est lue sur la fiche intervenant. Dans l'exemple standard, un collaborateur est considéré comme "jeune embauché" si son entrée dans la société est inférieure à 6 mois. - QUA-ALERTEDEPENSEWE : Cette règle génère une alerte lorsqu'une dépense est effectuée durant un weekend. Pour déterminer le jour de la dépense, la règle s'appuie sur la variable "QUA-CALENDARID", indiquant le code du calendrier à utiliser. - QUA-ALERTEMNTDEPENSE : Cette règle génère une alerte lorsque la dépense dépasse un certain montant. Ce seuil est fixé par la variable "QUA-SEUILDEPENSE". - QUA-ALERTEPARTICIPANTS : Cette règle génère une alerte pour attirer l'attention sur la saisie des participants. Elle est utile principalement quand le collaborateur a invité à déjeuner des personnes extérieures à la société. En effet, pour répondre à un besoin légal, un certain nombre d'informations concernant les invités doivent être renseignées. L'alerte rappelle au signataire qu'il doit être vigilant sur cette saisie. - QUA-ALERTETVA : Cette règle génère une alerte pour rappeler au signataire qu'il doit prêter attention aux données liées à la TVA, qui deviennent nécessaires lorsqu'elle est récupérable. L'administration fiscale autorise cette récupération, pour certains frais, lorsque toutes les informations liées à la TVA sont correctement saisies et présentes sur le justificatif. Pour indiquer que la nature de dépense autorise la récupération de TVA, la règle lit la valeur de variable "QUA-RECUPTVA". Elle génère l'alerte lorsque la valeur de cette variable est positionnée à "O" pour la nature de dépense. |
| Règle de remboursement des indemnités kilométriques |
| Génère la règle de calcul des frais kilométriques à partir des données du barème de l'administration fiscale de 2019. |
| Règle d'affectation de signataire |
| La règle QUA-RCHSIGNATAIRE-GRPINT est un exemple permettant d'affecter à une note de frais le signataire. Dans cet exemple, le signataire est lié au groupe de l'intervenant. Son code est lu dans le texte de l'occurrence du paramètre GRPQTINT représentant le groupe auquel est associé l'intervenant. |
| Règle de génération d'une note de frais depuis un déplacement |
| La règle QUA-GENNDFFROMDDP a pour but de créer l'en-tête d'une note de frais en reprenant des données issues d'une demande de déplacement. Dans l'exemple, la règle reporte l'intervenant, l'établissement, l'objet, les dates de début et de fin de mission ainsi que l'identifiant de la demande de déplacement sur la note. La classe de frais est issue de la variable QUA-CLASSENDF pour laquelle il convient de positionner une valeur. La règle s'inscrit dans un process constitué des traitements : - de constitution de listes (TFLNF) paramétré de manière à collecter l'ensemble des demandes dont la mission débute le lendemain ; - d'exécution d'une règle hors étape (TFXRE) paramétré de manière à exécuter cette règle pour les éléments de la liste alimentée précédemment. |
| Export d'une règle |
| L'export d'une règle est utile pour copier une règle validée, créée sur une base de données de développement, vers une base de production. L'export génère un fichier comprenant les données de la règle, des étapes et des associations règles-étapes. C'est à partir de ce fichier, qu'est réalisé l'import sur la base de données de destination. Le fichier généré peut seulement être édité avec un éditeur de texte. Un tableur peut potentiellement corrompre le contenu. |
| Import d'une règle |
| A partir du fichier généré au moment de l'export, l'import crée sur la base de données de destination la règle et les associations règles-étapes. Lors de la génération de chaque association, on vérifie l'existence, dans la base de destination, d'une étape possédant les mêmes caractéristiques. Si l'étape existe, seule l'association avec la règle est créée. Sinon, création de l'étape avant de l'associer à la règle. |
| Transactions associées |
| GFARE - Associations règles-étapes |
| GFARN - Définition d'exécution des règles |
| Messages |
| QFREG010 - Suppression impossible, la règle possède au moins une association avec une étape |
| QFREG011 - Suppression impossible, la règle possède au moins une association avec une nature de dépense |
| QFREG012 - Suppression impossible, la règle est utilisée dans les autorisations classes-natures-intervenants |