Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Déplacements et Frais professionnels
GFREGM - Modèles de notes de frais et déplacements

Les modèles définissent un cadre pour guider les collaborateurs dans la saisie de leurs déclarations ou la création d'un déplacement. Ces modèles sont accessibles uniquement depuis le portail. La sélection d'un modèle devient le point de départ de la saisie d'une note de frais ou d'une demande de déplacement.    Les propriétés de chaque modèle facilitent la saisie en : - proposant et/ou affectant des données ; - proposant les natures de dépenses ; - présentant un masque de saisie adapté.    Des restrictions, autour d'un modèle, peuvent être introduites en limitant : - l'accès au modèle à certaines populations ; - la période d'utilisation du modèle.

Exceptionnellement, pour ce programme, l'option "Validation automatique au changement de ligne de données" n'est pas compatible.

Administration des modèles

Création d'un modèle

La création d'un modèle s'effectue en utilisant le bouton "Nouveau modèle" présent dans la liste des modèles existants. Ensuite, dans l'écran de saisie, il est nécessaire de valider le code, le libellé ainsi que l'entité rattachée de ce nouveau modèle avant de poursuivre par l'ajout des composants.

Détail d'un modèle

Chaque modèle est administré depuis son détail qui présente ses composants répartis selon les catégories suivantes :    - Affectation de données ;    - Proposition de données ;    - Données obligatoires ;    - Proposition de natures de dépense ;    - Populations autorisées ;    - Période de publication ;    - Masque de saisie.    Le bouton "Gérer" de chaque catégorie affiche la liste des éléments déjà associés au modèle. Différents boutons permettent la mise à jour de cette liste.    Lors de l'ajout d'un élément, le masque de saisie proposé dépend de la catégorie de l'élément ajouté.

Catégorie des composants

Affectation et proposition de données

Les affectations ou les propositions de données, définies par le modèle, impactent seulement l'en-tête de la note de frais ou de la demande déplacement. Elles sont lues dès la sélection du modèle afin de renseigner les données de l'en-tête affichées dans l'écran lié au modèle. Lorsqu'une donnée est affectée, elle ne peut plus être modifiée. Une proposition est uniquement une aide à la saisie, le champ correspondant reste donc accessible et modifiable.    Chaque élément appartenant à une de ces catégories est défini de la manière suivante :    - la donnée affectée ou proposée ;    - l'origine de la valeur (symbole, valeur numérique ou alphanumérique) ;    - la valeur ou le symbole.

Données obligatoires

Les éléments de cette catégorie impactent seulement des informations liées à l'en-tête de la note de frais ou de la demande de déplacement. Ils sont lus dès la sélection du modèle. Ils permettent d'afficher, dans l'écran lié au modèle, un astérisque rouge devant les champs correspondant à la donnée précisée pour chaque composant. Chaque élément appartenant à cette catégorie contient la donnée de l'en-tête qui doit être obligatoirement renseignée.

Population(s) autorisée(s)

Ces composants sont utilisés dans le portail. Ils permettent de filtrer la liste des modèles en sélectionnant seulement les modèles pour lesquels le collaborateur possède une autorisation. Chaque élément appartenant à cette catégorie est défini de la manière suivante :    - le type de population (intervenant ou groupe d'intervenants) ;    - le code du groupe ou de l'intervenant.

Natures de dépense proposées

Ces composants sont utilisés dans le portail et permettent de filtrer les natures de dépense proposées à l'utilisateur. Chaque élément appartenant à cette catégorie contient le code de la nature de dépense autorisée. La proposition des natures de dépense tient compte des autorisations entre la classe, les natures et les intervenants éventuellement définies.        Cette catégorie gère l'option "Hors propositions autorisées" qui est seulement disponible dans le contexte des modèles de notes de frais. Lorsqu'elle est activée, elle autorise l'utilisateur à ajouter à la note de frais, des natures de dépense ne faisant pas partie des propositions. Cette option n'est pas prise en compte, lorsque le collaborateur ajoute des dépenses saisies depuis l'application mobile ou issues d'un relevé de cartes affaires.

Période(s) de publication

Ces composants sont utilisés dans le portail. Ils permettent de filtrer la liste des modèles en sélectionnant uniquement les modèles publiables à la date du jour. Chaque élément appartenant à cette catégorie est limité par une date de début et une date de fin de période.

Masque de saisie

Un seul composant de cette catégorie peut être associé à un modèle. Il détermine le masque proposé pour la saisie de l'en-tête de la note de frais. Le collaborateur accède ainsi à un écran adapté au contexte car composé uniquement de données qui peuvent et/ou doivent être renseignées. La liste déroulante propose l'ensemble des masques de type mosaïque du mnémonique GFNDFP lié à la transaction QFINDFP, accessible depuis le bouton "Personnaliser la mosaïque". En fonction des besoins, il est donc nécessaire d'effectuer une personnalisation afin d'ajouter les masques utiles.