Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Déplacements et Frais professionnels
TFCNP - Actions réalisées par le traitement de contrôle des notes de frais payées

Contrôle du solde des pièces

Les notes de frais traitées doivent être comptabilisées pour que le contrôle puisse être effectué.    Les pièces sont créées lors du transfert en comptabilité. Leur numéro est visible sur les notes de frais passées en comptabilité.    Pour chaque pièce, contrôle du solde, en se basant sur la valeur de l'indicateur du solde de la pièce en devise de référence, devise de reporting et devise. En effet, si l'indicateur vaut "NNN", la pièce n'est pas soldée. Il vaut "NNS", si la pièce est soldée en devise. Et "SSS" si la pièce est soldée en devise de référence, en devise de reporting et en devise.    Principe du contrôle de la pièce 1) Si la devise de la pièce (GPIE) est renseignée, cela signifie que la note de frais est en devise différente de la devise de référence et de la devise de reporting de l'établissement. La pièce est soldée, si le troisième caractère de l'indicateur du solde est égal à "S". 2) Si la devise n'est pas renseignée et que la devise origine de la pièce est renseignée et égale à la devise de référence de l'établissement, cela signifie que le reporting est géré et que la note de frais est en devise de référence. La pièce est soldée, si le premier caractère de l'indicateur du solde est égal à "S". 3) Si la devise n'est pas renseignée et que la devise origine de la pièce est renseignée et égale à la devise de reporting de l'établissement, cela signifie que le reporting est géré et que la note de frais est en devise de reporting. La pièce est soldée, si le deuxième caractère de l'indicateur du solde est égal à "S". 4) Si la devise et la devise origine de la pièce ne sont pas renseignées, cela signifie que la note de frais est en devise de référence et que le reporting n'est pas géré. La pièce est soldée, si le premier caractère de l'indicateur du solde est égal à "S".    Si toutes les pièces sont soldées, mise à jour de l'étape des notes de frais, elle est égale à l'étape du traitement. La mise à jour est réalisée si l'étape de la note de frais est strictement inférieure à l'étape du traitement. Le traitement ne peut être effectué qu'une seule fois.

Traitement d'une liste de notes de frais

Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de contrôler le solde des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE).    Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement de contrôle des notes de frais payées. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé.

Historique de l'étape

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Actualisation du statut des lignes de fichiers

Lorsque la note de frais traitée est payée, le traitement met à jour le statut des lignes de fichiers associées aux lignes de cette note.    Pour cette mise à jour, le traitement parcourt les lignes de la note issues d'une ligne de fichier dont le montant solde est égal à 0. Le montant solde de la ligne de fichier est pris en compte, afin de traiter seulement des lignes qui ont été totalement déclarées. Une ligne de fichier qui n'est pas entièrement déclarée en tant que frais ne peut pas être totalement remboursée, il n'est donc pas nécessaire de faire évoluer son statut.    D'autres vérifications s'imposent avant de pouvoir déterminer qu'une ligne de fichier est entièrement remboursée. En effet, une ligne de fichier peut être éclatée en plusieurs lignes de frais lorsque l'intervenant souhaite répartir sa dépense sur différentes notes de frais par exemple. La ligne de fichier est alors associée à l'ensemble des lignes de frais représentant une partie de la dépense. Dans ce cas, il faut s'assurer que les notes de frais, dont une ou plusieurs lignes sont liées à la ligne de fichier, sont également payées. Ce contrôle s'effectue en testant que l'étape de ces notes est égale ou supérieure à l'étape du traitement de contrôle des notes de frais payées.    Si l'ensemble des notes de frais est payé, on considère que la ligne de fichier est totalement remboursée, le statut de la ligne prend la valeur "R" (Remboursé). Dans le cas contraire, la ligne de fichier est considérée comme partiellement remboursée, le statut prend alors la valeur "RP" (Remboursé Partiellement).