Modules Déplacements et Frais professionnels

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Déplacements et Frais professionnels

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Déplacements et Frais professionnels

Ce module permet de gérer les frais en temps réel pour une gestion optimisée des dépenses.
Les notes de frais sont saisies pour un ou plusieurs utilisateurs, selon des règles de confidentialité et de validation prédéfinies. L'outil intègre par ailleurs plusieurs cas de frais possibles : forfaits, barèmes kilométriques, plafonds de remboursement, remboursement au réel, etc.
Les missions sont détaillées sur la ligne de frais afin de disposer de l'ensemble des éléments pour justifier les dépenses : cadre, client/fournisseur, projets, invités internes ou externes, etc.

S'appuyant sur le moteur de Workflow, ce module permet de personnaliser les processus afin de gérer les différentes typologies de dépenses. Le module est livré avec des natures de dépense pré-paramétrées, avec la possibilité d'en ajouter d'autres. L'utilisateur peut ainsi personnaliser les champs, modifier les listes de valeurs, et créer différents flux.

Code : QDF

Archivage déplacements et frais

Partie adaptée aux données des déplacements et frais professionnels du module Archivage permettant d'archiver : les notes de frais.

Code : ARCHQDF

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : technicien et responsable des déplacements et frais professionnels, informaticien.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Déplacements et Frais professionnels.

Contrainte entre modules

Nécessite le module "Archivage" et le module "Déplacements et Frais professionnels".

Archivage des notes de frais dans la solution Cecurity

Ce module permet de s'affranchir de l'archivage physique des justificatifs des notes de frais, tout en conservant la valeur probatoire de ces documents en cas de demande de l'administration fiscale.

Les documents sont archivés dans un coffre-fort numérique sécurisé et conforme.
L'intégrité des documents est ainsi garantie conformément à la règlementation et aux normes en vigueur d'archivage à long terme propres à certains documents.

Le système d'archivage électronique externe associé est Cecurity.

Code : QDFCECU

Notes de frais (mobilité)

Pour faciliter la gestion des frais en situation de mobilité, nous proposons une application mobile permettant de :
- saisir vos dépenses, tout au long de vos déplacements ;
- transférer, pour validation, vos frais à votre manager ;
- suivre l'avancement de vos précédentes déclarations ;
- consulter les dernières notes remboursées ;
- associer l'image du justificatif à la dépense.

Saisie des dépenses :
- à partir de la liste des natures de frais disponibles ;
- à partir de la photo du justificatif ;
- enregistrement dans l'urgence de la note, au format "brouillon" pour être complétée ultérieurement ;
- rattachement automatique des dépenses aux missions, pour alléger la soumission.

Code : QDFMOBNDF

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Valider notes et missions

Cette application mobile permet de valider des notes et/ou des déplacements en situation de mobilité.
L'enjeu, dans le cas d'une note de frais, est de fluidifier la chaîne de remboursement en acceptant les déclarations sans anomalie.
Pour les déplacements, le but est de ne pas bloquer la réalisation d'une mission nécessitant l'approbation d'un collaborateur lui-même en déplacement.

Code : QDFMOBVAL

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WebServices de l'état d'avancement des notes de frais

Ce module met à disposition un WebService pour le suivi des notes de frais d'un collaborateur ("report").

Code : WSQFNDF

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