Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| Marchés Achats | |||
| Généralité |
| Il existe plusieurs manières de gérer le suivi des marchés : - si la commande concerne un marché et si l'option "Contrôle de la mise à jour du marché" de la classe d'achats (GNCA) est égale à : - "commande" : les montants et les quantités en cours du marché et des lignes du marché sont mis à jour au fur et à mesure de la saisie des lignes de la commande, - "réception" : les montants et les quantités en cours du marché et des lignes du marché sont mis à jour lors de la réception des lignes de la commande, - "les deux" : les montants et les quantités en cours du marché et des lignes du marché sont mis à jour au fur et à mesure de la saisie des lignes de la commande et réactualisés à la réception des lignes de la commande. Ultérieurement, le traitement de cumul des commandes d'achats dans les marchés (TMARA) diminuera les montants et quantités en cours et mettra à jour les montants et quantités réalisés du marché et des lignes du marché ; - si la commande concerne un marché et si l'option "Mise à jour du réalisé" de la classe d'achats (GNCA) est activée, les montants et quantités réalisés du marché et des lignes du marché sont mis à jour dès la saisie des lignes de la commande. Dans ce cas, il n'y a pas de suivi de l'en cours, par conséquent l'option "Contrôle de la mise à jour du marché" est égale à "pas de contrôle". |
| Suivi de l'en cours |
| Lors de la saisie d'une ligne de commande ou de réception, de la modification de la quantité et/ou du prix d'une ligne ou lors de la suppression d'une ligne, si l'article de la ligne est référencé, pour la nature de frais de la ligne, dans les lignes du marché de la commande (soit directement, soit par l'intermédiaire d'une famille d'articles), la quantité et le montant en cours de la ligne de marché (GMADA) correspondante, le montant en cours général du marché et le montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché sont mis à jour à partir des données de la ligne de commande ou de la ligne de réception, suivant le type de contrôle de "Contrôle de mise à jour du marché". Pour que les marchés soient actualisés au niveau des montants et des quantités, il est nécessaire que les lignes de la commande utilisent un mode d'achat ayant influence sur marché (case "Influence sur marché" du mode d'achat (GMDA) cochée). |
| a) Actualisation des quantités en cours |
| Les quantités ne sont présentes que dans les lignes de marchés et ne sont mises à jour que dans le cas où l'option "Mise à jour en quantité" de la ligne de marché est activée. La valeur avec laquelle la quantité est mise à jour dépend du type de contrôle de mise à jour du marché : 1) contrôle en commande : La quantité en cours est mise à jour avec la quantité commandée de la ligne moins la quantité gratuite ramenée en unité d'achat de la ligne. Lors de la création d'une ligne de commande, la quantité commandée de la ligne est ajoutée à la quantité en cours de la ligne de marché. Lors de la modification d'une ligne, l'ancienne quantité commandée de la ligne est soustraite à la quantité en cours de la ligne de marché à laquelle on ajoute la nouvelle quantité commandée de la ligne de commande. Lors de la suppression d'une ligne, la quantité commandée de la ligne est soustraite de la quantité en cours de la ligne de marché. 2) contrôle en réception La quantité en cours est mise à jour avec la quantité reçue de la ligne moins la quantité reçue gratuite ramenée en unité d'achat de la ligne. Lors de la réception d'une ligne, la quantité reçue de la ligne est ajoutée à la quantité en cours de la ligne de marché. Lors de la modification d'une ligne, l'ancienne quantité reçue de la ligne est soustraite à la quantité en cours de la ligne de marché à laquelle on ajoute la nouvelle quantité reçue de la ligne de réception. Lors de l'annulation de la réception d'une ligne, la quantité reçue de la ligne est soustraite de la quantité en cours de la ligne de marché. 3) contrôle en commande et en réception La quantité en cours est mise à jour avec : - la quantité commandée de la ligne moins la quantité commandée gratuite ramenée en unité d'achat de la ligne en commande ; - la quantité reçue de la ligne moins la quantité reçue gratuite ramenée en unité d'achat de la ligne lors de la réception. Lors de la création d'une ligne de commande, la quantité commandée de la ligne est ajoutée à la quantité en cours de la ligne de marché. Lors de la modification d'une ligne, l'ancienne quantité commandée de la ligne est soustraite à la quantité en cours de la ligne de marché à laquelle on ajoute la nouvelle quantité commandée de la ligne de commande. Lors de la suppression d'une ligne, la quantité commandée de la ligne est soustraite de la quantité en cours de la ligne de marché. Lors de la réception d'une ligne de commande, la quantité commandée de la ligne est soustraite à la quantité en cours de la ligne de marché à laquelle on ajoute la quantité reçue de ligne. Lors de la modification d'une ligne de réception, l'ancienne quantité reçue de la ligne est soustraite à la quantité en cours de la ligne de marché à laquelle on ajoute la nouvelle quantité reçue de la ligne de réception. Lors de l'annulation de la réception d'une ligne, la quantité reçue de la ligne est soustraite de la quantité en cours de la ligne de marché. Dans tous les cas, si la quantité prévue de la ligne de marché est renseignée, un contrôle est effectué : la somme de la quantité en cours de la ligne de marché, de la quantité déjà réalisée de la ligne de marché et de la quantité de la ligne de commande traitée ne doit pas dépasser la quantité prévue de la ligne de marché. Ce contrôle est bloquant ou non suivant les cases à cocher "Blocage en quantité" de la ligne de marché et du marché. Si l'option "Mise à jour selon l'unité" de la classe de marchés (GNCM) est activée, la quantité de la ligne de commande à partir de laquelle la quantité en cours de la ligne de marché est mise à jour, est ramenée en unité d'achat de la ligne de marché. Pour cela, un coefficient de conversion (GUNC) doit exister entre l'unité d'achat de la ligne de commande et l'unité d'achat de la ligne de marché. Exceptions pour le contrôle réception : Si la ligne est réceptionnée lors de la facturation, la mise à jour de l'en cours s'effectue donc lors de la facturation, mais aucun contrôle de dépassement n'est effectué, sauf s'il s'agit d'une ligne créée à la facture. Dans ce cas, les contrôles de dépassement des quantités sont effectués selon la valeur testée 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence CTLMARxxxx (où xxxx représente la classe de commandes). Si la ligne de commande n'a pas influence en réception, la mise à jour de l'en cours se fait dès la commande. |
| b) Actualisation des montants en cours |
| Le montant en cours de la ligne de marché correspondant à l'article et à la nature de frais de la ligne de commande est mis à jour si l'option "Mise à jour en montant" de la ligne de marché (GMADA) est activée, sinon le montant en cours de la ligne de marché n'est pas actualisé. Les lignes de la commande qui sont prises en compte pour l'actualisation du montant en cours des lignes de type 1 du marché sont les lignes dont l'article est référencé, pour la nature de frais, dans une des lignes de marché de type 1 (GMADA) qui a la "Mise à jour des montants" active. Même principe pour l'actualisation du montant en cours des lignes de marché de type 2 (GMALA). Les lignes de la commande qui sont prises en compte pour l'actualisation du montant en cours général du marché sont : - les lignes dont l'article est référencé, pour la nature de frais, dans une des lignes du marché qui a la "Mise à jour des montants" active ; - les lignes dont l'article n'appartient pas au marché, pour la nature de frais, dans le cas où le contrôle d'appartenance de l'article au marché n'est pas activé pour la classe d'achats. Les montants des lignes de commandes sont toujours convertis en devise du marché. La valeur avec laquelle le montant en cours est mis à jour dépend du type de contrôle de mise à jour du marché : 1) contrôle en commande : Le montant en cours est mis à jour avec le montant HT de la ligne, c'est-à-dire avec le produit de la quantité commandée moins la quantité gratuite par le prix commandé HT et par l'unité de prix. Lors de la création d'une ligne, le montant de la ligne est ajouté : - au montant en cours général du marché ; - au montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de commande ; - au montant en cours de la ligne de marché. Lors de la modification d'une ligne, l'ancien montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de commande ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de commande auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de commande ; - du montant en cours de la ligne de marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de commande. Lors de la suppression d'une ligne, le montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de commande ; - du montant de la ligne de marché. 2) contrôle en réception : Le montant en cours est mis à jour avec le montant reçu HT de la ligne, c'est-à-dire avec le produit de la quantité reçue moins la quantité gratuite par le prix commandé HT et par l'unité de prix. Lors de la réception d'une ligne, le montant de la ligne de réception est ajouté : - au montant en cours général du marché ; - au montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de réception ; - au montant en cours de la ligne de marché. Lors de la modification d'une ligne de réception, l'ancien montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de réception ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de réception auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de réception ; - du montant en cours de la ligne de marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de réception. Lors de l'annulation de la réception d'une ligne, le montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours du marché ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de réception ; - du montant en cours de la ligne de marché. 3) contrôle en commande et en réception Le montant en cours est mis à jour avec : - le montant HT de la ligne de commande, c'est-à-dire avec le produit de la quantité commandée moins la quantité gratuite par le prix commandé HT et par l'unité de prix ; - le montant reçu HT de la ligne, c'est-à-dire avec le produit de la quantité reçue moins la quantité gratuite par le prix commandé HT et par l'unité de prix. Lors de la création d'une ligne de commande, le montant de la ligne est ajouté : - au montant en cours général du marché ; - au montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de commande ; - au montant en cours de la ligne de marché. Lors de la modification d'une ligne de commande, l'ancien montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de commande ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de commande auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de commande ; - du montant en cours de la ligne de marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de commande. Lors de la suppression d'une ligne de commande, le montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de commande ; - du montant en cours de la ligne de marché. Lors de la réception d'une ligne de commande, le montant commandé de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché auquel est ajouté le montant reçu de la ligne ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de réception auquel est ajouté le montant reçu de la ligne ; - du montant en cours de la ligne de marché auquel est ajouté le montant reçu de la ligne. Lors de la modification d'une ligne de réception, l'ancien montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de réception ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de réception auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de réception ; - du montant en cours de la ligne de marché auquel est ajouté le nouveau montant de la ligne de réception. Lors de l'annulation de la réception d'une ligne, le montant de la ligne est soustrait : - du montant en cours général du marché ; - du montant en cours du marché pour le type de ligne de la ligne de marché associée à la ligne de réception ; - du montant en cours de la ligne de marché. Dans tous les cas, si le montant prévu de la ligne de marché est précisé, il est toujours contrôlé que la somme du montant en cours, du montant réalisé de la ligne de marché et du montant de la ligne de commande ou de réception ne dépasse pas le montant prévu de la ligne de marché. Ce contrôle est bloquant ou non suivant la case à cocher "Blocage en montant" de la ligne de marché. Des contrôles identiques sont effectués au niveau du marché dans les cas suivants : - si le montant prévu du marché est renseigné. Il est bloquant ou non suivant la case à cocher "Blocage en montant" du marché ; - si le montant prévu des lignes de type 1 est renseigné. Il est bloquant ou non suivant la case à cocher "Blocage en montant pour les lignes de type 1" du marché ; - si le montant prévu des lignes de type 2 est renseigné. Il est bloquant ou non suivant la case à cocher "Blocage en montant pour les lignes de type 2" du marché. Exceptions pour le contrôle réception : Si la ligne est réceptionnée lors de la facturation, la mise à jour de l'en cours s'effectue donc lors de la facturation, mais aucun contrôle de dépassement n'est effectué, sauf s'il s'agit d'une ligne créée à la facture. Dans ce cas, les contrôles de dépassement des montants sont effectués selon la valeur testée 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence CTLMARxxxx (où xxxx représente la classe de commandes). Si la ligne de commande n'a pas influence en réception, la mise à jour de l'en cours se fait dès la commande. |
| c) Déclenchement d'une alerte avant que le montant prévu soit atteint |
| Il est possible d'avertir l'utilisateur que la somme du montant en cours, du montant réalisé et du montant hors taxe de la ligne de commande (ou de réception) a atteint un certain seuil. Ce seuil correspond à un pourcentage du montant prévu. Il est donné par le paramétrage de la classe de marchés (GNCM). Un message signale que le seuil est atteint, la saisie de la ligne de commande n'est pas bloquée. Le contrôle n'est effectué que si le montant prévu et le seuil sont renseignés. Des seuils peuvent être définis pour les différents montants prévus du marché et des lignes de marchés. Selon la classe de marchés, une alerte différente peut donc être déclenchée pour : - le montant prévu général du marché ("Seuil marché") ; - le montant prévu du marché pour le type de ligne de marché associé à la ligne de commande (suivant le type de la ligne de marché, "Seuil marché ligne de type 1", "Seuil marché ligne de type 2") ; - le montant prévu de la ligne de marché (suivant le type de la ligne de marché, "Seuil ligne de type 1", "Seuil ligne de type 2"). |
| Suivi du réalisé |
| Si l'option "Mise à jour du réalisé" de la classe d'achats (GNCA) est activée, les montants et quantités réalisés du marché sont mis à jour dès la saisie des lignes de la commande, sinon les informations réalisées du marché sont mises à jour par le traitement de cumul des commandes d'achats dans les marchés (TMARA). Le principe est le même que pour l'actualisation des montants et des quantités en cours : le montant de la ligne de commande est ajouté au montant réalisé du marché et de la ligne de marché (même chose pour les quantités). Aucun contrôle de dépassement des montants et quantités prévus n'est effectué. |
| Multi-établissement |
| Si la classe de marchés (GNCM) est définie en multi-établissements, le marché est mis à jour sur tous les établissements de la composition (GCET) donnée par la classe de marchés. Ceci est effectué aussi bien pour l'en cours que pour le réalisé. |