Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Déplacements et Frais professionnels
TFGCA - Actions réalisées par le traitement de génération des commandes d'achats

Fonctionnement

Ce traitement génère des commandes d'achats à partir d'une note de frais ou d'une liste de notes de frais.    La première étape du traitement consiste à alimenter une table de travail contenant l'ensemble des données des en-têtes et des lignes d'achats que l'on peut affecter. Ces données proviennent des notes et des lignes de frais ainsi que du paramétrage de la génération de commandes.    Si pour une ligne de la note de frais, on ne trouve pas de paramétrage, le traitement ignore cette ligne de frais, n'alimente pas la table de travail et traite la ligne de frais suivante.    Après avoir lu l'ensemble des lignes de la note de frais, à partir du contenu de la table de travail, le traitement insère dans le sas des achats les différentes commandes et leurs lignes. Un en-tête de commande est généré pour cet ensemble de données identiques : - l'établissement ; - la classe ; - le fournisseur ; - la devise ; - le dépôt ; - le marché ; - la date de commande ; - la date au plus tôt ; - le gestionnaire 1, sa fonction et son rôle ; - le gestionnaire 2, sa fonction et son rôle ; - le gestionnaire 3, sa fonction et son rôle.    Après l'insertion de la dernière ligne de commande dans le sas, l'intégration de la commande est automatiquement exécutée, afin de générer la commande dans les structures d'exploitation des achats.    Lorsque le traitement se termine sans anomalie, la note de frais est mise à jour.

Détail de l'affectation des données des commandes

En-tête des commandes

Classe : la classe est issue du paramétrage (GFGCD).    Etablissement : établissement de génération paramétré dans GFGCD, si renseigné, sinon, établissement de la note de frais.    Fournisseur : en fonction du paramétrage de la génération, le fournisseur est affecté soit à partir :      - du fournisseur saisi dans le paramétrage ;      - de celui des frais (en priorité celui de la ligne de frais) ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    Devise : en fonction du paramétrage de la génération, la devise est affectée soit à partir :      - de la note de frais (en priorité la devise de dépense, puis la devise de remboursement) ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    Dépôt : en fonction du paramétrage de la génération, le dépôt est affecté soit à partir :      - du dépôt saisi dans le paramétrage ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    Date de commande : affectée en fonction du paramètre ADCQFGCD.    Date de début de réception prévue : affectée en fonction du paramètre ADCQFGCD.    Marché : le marché ne peut être que saisi.

Ligne des commandes

Article : saisi au niveau du paramétrage uniquement.    Prix unitaire : en fonction du paramétrage de la génération, le prix unitaire est affecté soit à partir :      - du montant unitaire de la ligne de frais ;      - du montant dépense de la ligne de frais ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    Les lignes de commande gèrent uniquement des prix HT alors que les lignes de frais gèrent des montants et prix TTC. Il est donc nécessaire, dans certains cas, de calculer le prix unitaire HT affecté sur la ligne de commande.    Détail de l'affectation du prix unitaire :    - Si la nature de frais, présente sur la ligne, n'oblige pas la saisie de TVA, le prix unitaire HT de la ligne d'achats sera affecté, selon le paramétrage défini, en reportant le prix unitaire ou le montant dépensé de la ligne de frais. Le montant dépensé étant éventuellement divisé par la quantité lorsque celle-ci est renseignée.    - Si la nature de frais, présente sur la ligne, oblige la saisie d'une ou plusieurs TVA, une ligne de commande d'achats sera générée par TVA. Le prix unitaire HT de chacune d'elles sera calculé à partir des montants de TVA saisis sur la ligne de frais. Ce prix HT calculé sera éventuellement divisé par la quantité lorsque celle-ci est renseignée.    TVA de la ligne de commande L'affectation de la TVA est réalisée suivant la définition de la classe de commandes. Le traitement gère seulement la proposition de la TVA depuis la classe ou le fournisseur. La TVA des lignes est recherchée à partir des informations suivantes :     - le type de TVA du fournisseur ;     - la part et le code de la TVA de la ligne de la demande ;     - le mode et le régime de la classe ou du fournisseur suivant le paramétrage de la classe.    Identification de TVA exonérée Dans le cas où le taux de TVA de la ligne de frais est égal à 0, on considère qu'il y a exonération de TVA. Dans ce cas, le système traite seulement les informations de la première TVA. La ligne de frais doit donc contenir une et une seule TVA.    Unité : en fonction du paramétrage de la génération, l'unité est affectée soit à partir :      - de l'unité du paramétrage ;      - de la ligne de frais ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    Mode d'achat : en fonction du paramétrage de la génération, le mode d'achat est affecté soit à partir :      - du mode d'achat du paramétrage ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    CGR A : en fonction du paramétrage de la génération, le CGR A est affecté soit à partir :      - du GCR A du paramétrage ;      - de la ligne de frais ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    CGR B : en fonction du paramétrage de la génération, le CGR B est affecté soit à partir :      - du GCR B du paramétrage ;      - de la ligne de frais ;      - du paramétrage de l'Application Achats.    Lien : si le paramétrage indique que les liens sont générés, génération d'un lien pour l'Application Déplacements et Frais professionnels et d'un pour l'Application Achats.    Libellé : en fonction du paramétrage, le libellé de la ligne de frais est repris sur la ligne de commande générée.    Pour faciliter le lien entre la commande et la mission, il peut être utile d'affecter des informations de la commande qui ne sont pas prises en charge par le paramétrage. Pour cela, le traitement exécute une règle dont la nature est "Affectation en-tête d'achats". Les étapes qui la composent peuvent affecter l'ensemble des zones représentées par les occurrences du paramètre ZONSAC.

Gestionnaire des commandes

Gestionnaire : en fonction du paramétrage de la génération, le gestionnaire est affecté soit :      - à partir du gestionnaire du paramétrage ;      - à partir de l'intervenant de la note de frais ;      - à partir du paramétrage de l'Application Achats ;      - non saisi.    Fonction : la fonction est toujours saisie.    Rôle : le rôle est toujours saisi.

Mise à jour des notes de frais traitées

L'étape de la note de frais est mise à jour. Elle est égale à l'étape du traitement exécuté. La mise à jour est réalisée si l'étape de la note de frais est strictement inférieure à l'étape du traitement. Le traitement ne peut être effectué qu'une seule fois.

Historique des étapes

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Traitement d'une liste d'éléments

Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de traiter des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE).    Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement exécuté. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé.