Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Déplacements et Frais professionnels
TFSNF - Actions réalisées par le traitement de soumission des notes de frais

Description

Ce traitement va permettre de soumettre une note de frais à la validation. La note de frais devra avoir atteint cette étape de soumission avant, par exemple, de pouvoir être acceptée par un supérieur hiérarchique.

Fonctionnement

Selon la définition de la classe de frais, des contrôles sont exécutés lors de la soumission de la note de frais. Ils concernent les champs suivants : - la visite ; - le lieu ; - le projet ; - le chantier.    Le contrôle consiste à vérifier la saisie de ces données, à la ligne ou à la note de frais, en fonction du paramétrage de la saisie des natures de dépense de chacune des lignes.    Exemple : La nature de dépense "REPAS" oblige la saisie du lieu et la classe de frais indique que le contrôle est effectué "selon la nature". Lors de la soumission, on contrôle, tout d'abord, que cette donnée est présente sur la ligne de frais. Si ce n'est pas le cas, le contrôle est étendu à la note de frais. Si l'information n'est pas trouvée, la note de frais ne sera pas soumise.    Le traitement déclenche également l'ensemble des règles de contrôle associées aux natures de dépense présentes sur les lignes de frais de la note. Si l'exécution d'une règle d'une des natures remonte une erreur, la note de frais ne sera pas soumise. L'intervenant apportera la correction nécessaire avant de soumettre à nouveau sa note.    Si aucun signataire n'est positionné pour un élément soumis, celui-ci reste bloqué dans le circuit de validation. Pour éviter cette situation, il est possible de vérifier, dès la soumission, qu'un signataire est affecté pour l'ensemble des niveaux de validation. Ce contrôle est déclenché en fonction de l'occurrence CTLSIG du paramètre AUTQDF.    Après avoir effectué l'ensemble des contrôles, et que ceux-ci n'aient pas fait apparaître d'anomalie, la note de frais est mise à jour.

Mise à jour des notes de frais traitées

L'étape de la note de frais est mise à jour. Elle est égale à l'étape du traitement exécuté. La mise à jour est réalisée si l'étape de la note de frais est strictement inférieure à l'étape du traitement. Le traitement ne peut être effectué qu'une seule fois.

Historique des étapes

Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non.

Traitement d'une liste d'éléments

Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de traiter des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE).    Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement exécuté. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé.