Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Temps et Activités
Circuit des demandes d'absences

Droits sur les demandes

1 - Saisie des demandes d'absences

2 - Alerte des responsables des demandes d'absences en attente de validation

3 - Validation des demandes d'absences

4 - Messages informant des demandes traitées

5 - Génération des temps à partir des demandes d'absences passées

6 - Annulation d'une demande

Schéma du circuit de traitement d'une demande d'absence

Les salariés saisissent leurs demandes d'absences (congés, RTT, ...) dans la transaction GDAB.    Les demandes vont ensuite suivre un circuit électronique de validation et de traitement : - le responsable reçoit un message pour l'informer des demandes en attente de sa validation et lui permettre de les traiter ; - lorsque le responsable traite une demande, le salarié reçoit ensuite un message lui indiquant si sa demande est acceptée ou non (pour les conditions détaillées se reporter au paragraphe dédié) ; - lorsque la date du jour de congés/RTT accepté est passée, les temps correspondants sont générés automatiquement (traitement TDAB).    Chaque demande possède un statut qui indique à quelle étape elle se trouve.    Une fois qu'une demande est acceptée, le salarié ne peut plus ni la modifier, ni la supprimer. Cette action est autorisée aux personnes ayant le droit de validation pour ce salarié et aux utilisateurs ayant accès au mnémonique GDAB2 (gestion des demandes sans contrôle des droits de l'utilisateur connecté).

Droits sur les demandes

Un salarié peut saisir ses demandes si son matricule d'intervenant renvoie sur le code utilisateur employé lors de sa connexion à l'interface utilisateur (identique au code utilisateur de GINTE).    Un utilisateur peut saisir et/ou traiter les demandes des salariés pour lesquels il dispose des droits suffisants. Comme pour la saisie et la validation des temps, il existe deux niveaux pour la définition des droits (occurrence DROITS du paramètre AUTQTA) : - via les signatures : l'utilisateur connecté doit avoir les droits dans GSGET pour le type de signature précisé (chaîne 1 de l'occurrence DROITS du paramètre AUTQTA pour la saisie ; chaîne 2 pour la saisie, la validation et la mise à jour et suppression d'une demande acceptée) ou s'il bénéficie de délégations d'utilisateurs autorisés (GDSGT) ; - via les chantiers : l'utilisateur a l'autorisation s'il est responsable 1 ou 2 du chantier d'affectation du salarié (droit de saisie) ou du chantier supérieur à ce chantier (saisie + validation + mise à jour et suppression d'une demande acceptée).

1 - Saisie des demandes d'absences

Les salariés, ou des personnes habilitées à le faire pour eux (voir droits ci-dessus), saisissent leurs demandes de congés ou de RTT dans la transaction GDAB. Le nombre de jours saisi est contrôlé par rapport au solde disponible pour le salarié dans GCABS (pour plus de détails, cf. GDAB, nombre de jours).

2 - Alerte des responsables des demandes d'absences en attente de validation

Le responsable reçoit un e-mail (voir un exemple) l'avisant de l'existence de demandes en attente de sa validation. Cet e-mail comporte un lien hypertexte vers Cegid XRP Ultimate lui permettant de les traiter. La requête RDABA doit être systématisée afin de prévenir régulièrement les responsables de l'existence de demandes en attente.

3 - Validation des demandes d'absences

Le traitement des demandes se fait dans la transaction GDAB (ou GDABV) à l'aide des boutons "Accepter" et "Refuser". En cas de refus, le motif doit être précisé. Si la demande concerne plus d'un jour, elle est éclatée en autant de lignes de données qu'il y a de jours d'absence (cf. GDAB, nombre de jours).    Le nombre de jours de la demande est contrôlé par rapport au solde disponible pour le salarié dans GCABS (pour plus de détails, cf. GDAB, nombre de jours).

4 - Messages informant des demandes traitées

Si le paramétrage le prévoit (cf. occurrence MSG du paramètre AUTQTDAB) et si la personne qui traite la demande ainsi que celle qui l'a saisie existent dans GINTE, le salarié reçoit un message lui indiquant si sa demande est acceptée ou refusée (voir exemples de demandes acceptée, refusée). Le salarié est également averti en cas de modification ou de suppression d'une demande préalablement acceptée. Une copie de ces messages est par ailleurs adressée à la personne ayant fait l'action sur la demande, ainsi qu'à celle l'ayant saisie.    L'envoi de ces messages se fait par le biais d'une requête (GTUREQ) appelée lors de la modification d'une demande (statut passé à "acceptée" ou "refusée", date, nombre de jours, indicateur de demi-journée). Un travail utilisant QTRDABM est généré ; c'est lui qui effectue le passage des valeurs à la requête et déclenche son exécution.

5 - Génération des temps à partir des demandes d'absences passées

Lorsque la date du jour de congés/RTT accepté est passée, les temps correspondants sont générés automatiquement par le traitement TDAB s'il a été préalablement systématisé. Le statut de la demande est alors avancé à la valeur "passée, temps correspondants générés". Si une demande à ce statut est modifiée ou supprimée ultérieurement, les temps associés ne sont pas modifiés en conséquence. Un message d'alerte prévient l'utilisateur.

6 - Annulation d'une demande

Le salarié peut demander l'annulation d'une demande acceptée tant que son statut est inférieur à la valeur "Intégrée solde" et que les temps correspondants ne sont pas comptabilisés. La demande est possible dans la gestion des demandes d'annulation (GDABA) via le bouton "Annuler". Selon le paramétrage (AUTQTDAB occurrence MSG et MSGANNUL), le responsable peut être averti par un message. Il peut accepter ou refuser la demande d'annulation (GDABAV). Si la demande d'annulation est acceptée, elle passe au statut "Annulation acceptée", sinon, elle retourne au statut "Acceptée". Si des temps correspondant à la demande annulée existent, ils sont supprimés.