Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| TGDAI - Actions réalisées par le traitement de génération automatique de commandes à partir de DA | |||
| Généralités |
| Ce traitement n'est pas un traitement par étape. Il est utilisé lorsque l'utilisateur n'a pas à intervenir lors de la transformation de la demande d'achats en commande. Il remplace alors la gestion de génération de commandes à partir de demandes d'achats (GTDAC) qui elle est référencée dans les étapes par classe (GETCA). Les demandes d'achats sélectionnées doivent donc être à l'étape précédente obligatoire de cette gestion. De plus, les lignes doivent avoir un mode d'achat défini en sortie de stock interdite. Les données ramenées par la sélection sont enregistrées dans une table intermédiaire (sadai) et la génération des commandes s'effectue à partir de ces données éventuellement complétées (classe de commandes, fournisseur, etc.). |
| Propositions |
| Les informations qui ne sont pas renseignées dans la demande d'achats peuvent être proposées par défaut lors de la génération. Les propositions par défaut sont identiques à celles effectuées par le GTDAC. Si la classe de commandes est renseignée à la soumission, c'est elle qui est prise en compte pour générer les commandes, sinon la classe est proposée dans l'ordre de priorité suivant : - classe de commandes associée à la classe de demandes d'achats dans GNCA ; - classe définie par défaut pour la catégorie de l'article (GCCAA). La catégorie qui est prise en compte est celle de la référence article/fournisseur (GRAF) si elle existe, sinon celle de l'article acheté (GATA). En fonction du paramétrage de la classe de commandes d'achats, un certain nombre de règles de propositions sont appliquées : compte, poste, CGR A, CGR B, prix commandé ou remise calculé, etc. Si le fournisseur n'est pas renseigné dans la demande d'achats, il est proposé dans la commande selon le principe décrit dans la documentation sur la proposition du fournisseur. Lors de la proposition du fournisseur, les informations suivantes peuvent également être proposées : - informations taxe (type, mode et régime) ; - dépôt, type de port, mode de transport, destination, transporteur, transitaire, dépôt fournisseur si ces informations ne sont pas renseignées au niveau de la demande d'achats (en-tête et/ou lignes) ; - devise. L'article ne peut pas être proposé : il doit obligatoirement être renseigné dans les lignes de demandes d'achats. |
| Génération |
| Ce traitement utilise le paramétrage de la gestion de génération de commandes à partir de demandes d'achats (GTDAC) définie dans les étapes par classe et dont le mnémonique est donné par la valeur du paramètre PRM associé au traitement. Le traitement et la gestion de génération ont donc un fonctionnement identique : propositions par défaut, regroupements, création des commandes. La seule différence réside dans le fait que, l'utilisateur ne pouvant intervenir manuellement, les informations prises en compte pour créer la commande sont soit celles de la demande d'achats origine soit celles obtenues via les différentes propositions : - regroupements des en-têtes de demandes d'achats ; - regroupements des lignes de demandes d'achats ; - création des en-têtes de commandes ; - création des lignes de commandes ; - création des tables annexes. |
| Lien avec l'Application Stocks |
| Déréservation des stocks pour la demande d'achats origine : Si la ligne de demande d'achats origine influe en stock (case influence "Stocks DA" du mode d'achat cochée), la réservation de stock (CRDA) qui avait été faite est annulée (le principe de cette annulation est décrit dans la documentation sur la réservation des stocks pour les demandes d'achats et les demandes de services). Réservation des stocks pour la ligne de commande générée : Si la ligne de commande d'achats générée influe en stock (case influence "Stocks" du mode d'achat cochée), la réservation des stocks à date est effectuée. |
| Autres mises à jour |
| Comme lors de la saisie d'une ligne de commande dans GLCA, il est possible suivant le paramétrage de la classe de commandes de mettre à jour : - le marché pour les commandes qui portent sur un marché (le principe de mise à jour est décrit dans la documentation sur le suivi des marchés) ; - les prix de la référence article/fournisseur (le principe de mise à jour est décrit dans la documentation sur la mise à jour des prix des articles) ; - le prix de l'article acheté (le principe de mise à jour est décrit dans la documentation sur la mise à jour des prix des articles). |
| Contrôle budgétaire |
| Lors de la transformation de la demande d'achats en commande, s'il existe une écriture de pré-engagement pour la demande, elle est annulée et une écriture de pré-engagement est générée pour la commande avec le même type de ventilation que celui utilisé pour le pré-engagement de la demande. Ceci permet d'effectuer le contrôle budgétaire en temps réel, en même temps que la transformation de la demande en commande. Ce pré-engagement sera transformé en engagement lors du traitement d'engagement (TVCCE). ATTENTION : - il est nécessaire de paramétrer le traitement d'engagement (TVCCE) en annulation afin que celui-ci annule l'écriture générée par le GTDAC ou le TDAI avant de re-générer une écriture d'engagement (le paramètre PRM associé au traitement d'engagement doit être égal à " C ") ; - dans le cas où les types d'événements (GTEVA) sont gérés, il est nécessaire de référencer le type de ventilation de pré-engagement pour les traitements concernés. |
| Soldes de demandes d'achats |
| Si une erreur se produit lors du traitement d'une demande d'achats, il est possible de générer un solde. Pour cela, il est nécessaire que la case à cocher "Solde si erreur" de la soumission soit cochée et que le paramétrage des soldes de demandes d'achats (GSDMA) ait été défini, au préalable, pour la classe de demandes d'achats. Dans ce cas, les lignes de la demande d'achats qui ne sont pas en erreur sont transformées en commande et une sous-demande solde est générée pour les autres lignes. Ainsi, la génération de commandes n'est pas bloquée et la ou les lignes en erreur ne sont pas perdues et peuvent être traitées ultérieurement via la sous-demande d'achats générée. Si toutes les lignes d'une demande d'achats ne peuvent pas être traitées, une sous-demande n'est pas générée : la demande d'achats initiale n'est pas transformée en commande et il est possible de la traiter ultérieurement. Soit une ligne de demande d'achats est transformée entièrement en ligne de commande, soit elle est reportée sur une sous-demande pour la quantité totale. Dans le cas où une sous-demande d'achats est générée, elle est créée avec les informations suivantes : - les informations en-tête sont identiques aux informations de la demande d'achats origine sauf pour le sous-numéro et l'étape. Le sous-numéro est incrémenté de 1 et l'étape est égale à l'étape donnée par le paramétrage des soldes de demandes d'achats (GSDMA) si elle est renseignée, sinon à l'étape de la demande d'achats origine avant le lancement du traitement ; - les tables annexes (échéances, conditions de facturation, gestionnaires, textes, rubriques, paramètres et ventilations par CGR) sont copiées de la demande d'achats origine (en-tête et lignes). Un lien peut être créé entre la demande d'achats origine et la sous-demande générée : le type de lien est donné par le paramétrage des soldes de demandes d'achats (GSDMA). Si le lien avec l'Application Stocks est mis en place, une réservation est effectuée pour la nouvelle ligne tandis qu'une déréservation est réalisée pour la ligne de demande d'achats origine. |
| Mise à jour de l'étape |
| Les demandes d'achats transformées en commande passent à l'étape de la transaction correspondant au mnémonique indiqué dans la valeur du paramètre PRM associé au traitement (GTDAC en standard). De plus, il est possible de conserver pour la demande d'achats traitée une trace de l'étape réalisée. Pour cela, création d'une ligne de données dans l'historique (CHECA), indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué le traitement ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GETCA) pour le traitement GTDAC que l'on indique si la mémorisation est active ou non. |
| Envoi des traitements |
| Suivant la case à cocher "Envoi des traitements", il est possible, en fin de transformation des demandes d'achats en commande, d'exécuter les traitements correspondant aux étapes (GETCA) définies pour les classes (GNCA) des commandes générées. Les traitements sont effectués pour toutes les commandes générées. |