TGFAA - Actions réalisées par le traitement de génération automatique de factures

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Achats

Sélection des éléments

Ce traitement ne peut être exécuté que pour une commande, une liste de commandes ou les commandes d'une réception pour lesquelles :
- l'en-tête de commande n'est pas déjà rattaché à une facture ;
- il existe au moins une ligne de commande dont le mode d'achat (GMDA) a influence en facturation.

Regroupements des commandes

Il est possible de demander, à la soumission, le regroupement des commandes sur une même facture. Pour pouvoir être regroupées, les commandes doivent avoir le même établissement, le même fournisseur, les mêmes tiers et adresse de facturation, les mêmes tiers et adresse de paiement et la même devise.
Si les commandes ne sont pas regroupées, une facture est générée par commande sélectionnée.

Création de l'en-tête de facture

   L'en-tête de facture est créé à partir des informations indiquées par l'utilisateur, des informations des commandes à rattacher à la facture et des propositions par défaut.

   Les principales informations sont renseignées de la manière suivante :

   - Numéro de facture : numéro de facture saisi par l'utilisateur si l'occurrence SAINUM du paramètre AUTSAFAA indique que la numérotation des factures est manuelle, sinon numéro de facture attribué automatiquement à partir du compteur des factures (GNFA) ;

   - Fournisseur : code fournisseur de la commande ou des commandes regroupées ;

   - Tiers et adresse de facturation : tiers et adresse de facturation de la commande ou des commandes regroupées ;

   - Tiers et adresse de paiement : tiers et adresse de paiement de la commande ou des commandes regroupées ;

   - Devise : devise de la commande ou des commandes regroupées ;

   - Date de facture : date de facture précisée par l'utilisateur, sinon affectée en fonction de l'occurrence DATFAA du paramètre AUTSAFAA ;

   - Date comptable :
          - date comptable précisée par l'utilisateur,
          - si le regroupement des commandes est demandé : affectée en fonction de l'occurrence DECFAA du paramètre AUTSAFAA,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : date comptable de la commande rattachée à la facture si renseignée et si la valeur testée 1 de l'occurrence DECCDE du paramètre AUTSAFAA est égale à "O", sinon affectée en fonction de l'occurrence DECFAA du paramètre AUTSAFAA ;

   - Date de réception facture : date de réception facture précisée par l'utilisateur, sinon affectée en fonction de l'occurrence DRFFAA du paramètre AUTSAFAA ;

   - Mnémonique :
          - si le regroupement des commandes est demandé : non renseigné,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : mnémonique de la commande rattachée à la facture si la valeur testée 1 de l'occurrence MNECDE du paramètre AUTSAFAA est égal à "O", sinon non renseigné ;

   - Référence :
          - si le regroupement des commandes est demandé : numéro de la facture générée,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : référence de la commande rattachée à la facture si la valeur testée 1 de l'occurrence RCDE-xxxx, où xxxx représente la classe, du paramètre AUTSAFAA, est égale à "O". Si cette occurrence n'existe pas, idem si la valeur testée 1 de l'occurrence REFCDE du paramètre AUTSAFAA est égale à "O". Si aucune de ces deux occurrences existe, numéro de la facture générée ;

   - Libellé facture : libellé précisé par l'utilisateur, sinon non renseigné ;

   - Informations devise et devise de reporting (mode de change, date du cours et taux) : proposés par défaut ;

   - Informations taxes (type, mode, régime) : proposés par défaut en fonction de l'occurrence TVACDE du paramètre AUTSAFAA ;

   - Nature pièce : occurrence par défaut du paramètre NATOCPIE ;

   - Genre pièce : occurrence par défaut du paramètre GENOCPIE ;

   - Rôle pièce : occurrence par défaut du paramètre ROLOCPIE ;

   - Code statistique 1 : occurrence par défaut du paramètre PR1OCECR ;

   - Code statistique 2 : occurrence par défaut du paramètre PR2OCECR ;

   - Code statistique 3 : occurrence par défaut du paramètre PR3OCECR ;

   - Type :
          - si le regroupement des commandes est demandé : occurrence par défaut du paramètre TYPSAFAA,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : type de la commande rattachée à la facture si la valeur testée 1 de l'occurrence TYPCDE du paramètre AUTSAFAA est égal à "O", sinon occurrence par défaut du paramètre TYPSAFAA ;

   - Nature :
          - si le regroupement des commandes est demandé : occurrence par défaut du paramètre NATSAFAA,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : nature de la commande rattachée à la facture si la valeur testée 1 de l'occurrence NATCDE du paramètre AUTSAFAA est égale à "O", sinon occurrence par défaut du paramètre NATSAFAA ;

   - Genre :
          - si le regroupement des commandes est demandé : occurrence par défaut du paramètre GENSAFAA,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : genre de la commande rattachée à la facture si la valeur testée 1 de l'occurrence GENCDE du paramètre AUTSAFAA est égale à "O", sinon occurrence par défaut du paramètre GENSAFAA ;

   - Rôle :
          - si le regroupement des commandes est demandé : occurrence par défaut du paramètre ROLSAFAA,
          - si le regroupement des commandes n'est pas demandé : rôle de la commande rattachée à la facture si la valeur testée 1 de l'occurrence ROLCDE du paramètre AUTSAFAA est égale à "O", sinon occurrence par défaut du paramètre ROLSAFAA.

   Pour plus de détails sur les propositions par défaut, vous pouvez vous reporter à la documentation du contrôle facture (GFAA).

Rattachement des commandes et des lignes

   Les contrôles et les mises à jour propres au rattachement d'une commande à une facture sont effectués comme lors du rattachement des commandes dans la gestion des commandes à facturer (SAIFCD).
Il en est de même pour les contrôles et les mises à jour propres au rattachement des lignes. Ils sont effectués comme lors du rattachement des lignes dans la gestion des lignes à facturer (SAIFLC).

   Les principales informations des lignes rattachées à la facture sont affectées de la manière suivante :

   - Quantité facturée : égale à la quantité réceptionnée si celle-ci est renseignée, sinon à la quantité commandée ;

   - Quantité facturée gratuite : égale à la quantité réceptionnée gratuite si celle-ci est renseignée, sinon à la quantité commandée gratuite ;

   - Prix facture : égal au prix réceptionné si celui-ci est renseigné, sinon au prix commandé ;

   - Prix tarif facture : égal au prix tarif commande ;

   - Remise facture : égale à la remise commande ;

   - Montant facturé : égal à la quantité facturée multipliée par le prix facturé et l'unité de prix.

Valorisation de la facture

Une fois la facture générée, elle est valorisée. Les montants HT et TTC de l'en-tête de facture sont alors renseignés à partir des montants calculés dans les conditions de facturation (GCAF) pour les commandes rattachées à la facture.

De plus, en fonction de l'occurrence CTLUNI du paramètre AUTSAFAA, un contrôle d'unicité peut être effectué.

Mise à jour des commandes

Mise à jour de l'étape des commandes : elle est égale à l'étape du contrôle facture (GFAA).
Mise à jour de la date de la dernière étape réalisée : elle est égale à la date à laquelle est exécuté le traitement (date système).
Mise à jour du numéro de facture.