Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| Valorisation | |||
| Valorisation d'une commande |
| La valorisation d'une commande consiste à calculer les montants de la commande, des conditions de facturation et des échéances de paiement pour obtenir une estimation des montants. La valorisation définitive est réalisée lors de la facturation. Suivant la définition de la classe d'achats (GNCA), la recherche des tarifs (GTFA) et l'attribution de la remise, de la quantité gratuite ou des points des lignes de la commande peut être effectuée par article ou par ligne. Si elle est effectuée par article, la recherche des tarifs est effectuée au moment de la valorisation, une fois que toutes les lignes de la commande ont été saisies : - la remise est calculée en fonction de la quantité ou du montant total pour un article et est appliquée à chaque ligne de la commande ; - l'octroi de la quantité gratuite est fait en fonction de la quantité ou du montant total par article et s'applique à la ligne de commande qui a la plus grande quantité commandée ou le plus grand montant. Le calcul des points est identique au calcul des quantités gratuites. En revanche, si elle est effectuée par ligne, la recherche des tarifs est effectuée dès la saisie de la ligne dans GLCA. Elle n'est jamais effectuée lors de la valorisation. Le calcul des montants hors taxe, des taxes et des montants TTC se fait en fonction des quantités commandées, des prix commandés et des codes taxe saisis dans les lignes de commandes et prend en compte les conditions de facturation telles que les remises ou les frais de port. Si une commande possède plus de cinq codes taxe différents (taxe des lignes et des conditions de facturation), elle ne peut être valorisée. Le calcul des échéances de paiement (dates et montants) se fait selon les délais et les pourcentages définis dans les échéances (GCAE). La date de base pour le calcul des dates d'échéances est donnée par l'occurrence SACDA du paramètre AUTSAECH. Pour connaître le résultat de la valorisation, consultez les conditions de facturation (GCAF) et les échéances (GCAE) de la commande. La valorisation d'une commande à partir du bouton "Valorisation" de la gestion des commandes (GCDA) ou de la gestion des lignes de commandes (GLCA) n'est possible que si l'étape de la commande l'autorise : l'étape doit être inférieure ou égale à l'étape maximale autorisée paramétrée au niveau de la classe d'achats (GNCA). NB : La valorisation d'une demande d'achats est identique à celle d'une commande. |
| Valorisation d'une réception |
| La valorisation d'une réception consiste à calculer les montants des conditions de facturation et des échéances de paiement de chaque commande de la réception. Le calcul des montants hors taxe, des taxes et des montants TTC se fait en fonction des quantités réceptionnées, des prix réceptionnés dans le cas de la réception en montant, des prix commandés sinon et des codes taxe des lignes réceptionnées et prend en compte les conditions de facturation telles que les remises ou les frais de port. Si une commande possède plus de cinq codes taxe différents (taxe des lignes et des conditions de facturation), elle ne peut être valorisée. Le calcul des échéances de paiement (dates et montants) se fait selon les délais et les pourcentages définis dans les échéances (GCAE). La date de base pour le calcul des dates d'échéances est donnée par l'occurrence SAREC du paramètre AUTSAECH. |
| Valorisation d'une facture |
| La valorisation d'une facture consiste à calculer les montants des conditions de facturation et des échéances de paiement de la facture. Le calcul des montants hors taxe, des taxes et des montants TTC se fait en fonction des montants facturés des lignes de la facture et prend en compte les conditions de facturation telles que les remises ou les frais de port. Si une facture possède plus de cinq codes taxe différents (taxe des lignes et des conditions de facturation), elle ne peut être valorisée. Le calcul des échéances de paiement de la facture (dates et montants) se fait selon les délais et les pourcentages définis dans les échéances (GCAE). La date de base pour le calcul des dates d'échéances est donnée par l'occurrence SAFAA du paramètre AUTSAECH. Pour connaître le résultat de la valorisation, consultez les conditions de facturation (GFAF) de la facture, les conditions de facturation (GCAF) des commandes de la facture et les échéances (GCAE). Lors de la valorisation à partir du bouton "Valorisation" du contrôle facture (GFAA), il est possible de détacher de la facture les commandes rattachées qui n'ont pas de ligne facturée. Cette possibilité est donnée par l'occurrence DETCDE du paramètre AUTSAFAA. Un contrôle de cohérence entre les montants saisis sur l'en-tête de la facture et les montants calculés peut également être effectué lors de la valorisation à partir du bouton "Valorisation" du contrôle facture (GFAA) : - contrôle du montant HT suivant l'occurrence CTLHT du paramètre AUTSAFAA ; - contrôle du montant TTC suivant l'occurrence CTLTTC du paramètre AUTSAFAA. Si un écart est détecté, les montants peuvent être ajustés manuellement : soit en modifiant les montants facturés des lignes si l'écart est sur le montant HT, soit en modifiant le montant de la condition de taxe si l'écart est sur le montant TTC. Dans tous les cas, il faut veiller à conserver la cohérence avec la facture "papier" du fournisseur. Si le montant des conditions de facturation est modifié manuellement, il est conservé et n'est jamais recalculé par la valorisation. Le genre de la condition est alors affecté à "S". Si l'écart n'est pas ajusté manuellement, il pourra l'être lors du transfert en comptabilité de la facture (TVCC) en fonction du paramétrage du type de ventilation (GTVCA). Cas particulier pour les factures qui ont été intégrées (TTFCA) : lors de la valorisation à partir du bouton "Valorisation" du contrôle facture (GFAA) d'une facture qui a été intégrée, si le contrôle des montants est correct, il est possible de faire passer à l'étape de facturation, les commandes rattachées à la facture, qui ne sont pas encore à l'étape de facturation. Cette possibilité est donnée par l'occurrence VALOOK du paramètre AUTSAFAA. |
| Particularité sur les dates d'échéances |
| Les dates d'échéances peuvent ne pas être calculées par la valorisation mais être saisies manuellement dans les échéances (GCAE). Dans ce cas, les dates saisies sont conservées et ne sont jamais calculées par la valorisation. Le genre de l'échéance est alors égal à "SC" si la date a été saisie en commande, "SF" si la date a été saisie en facture et "IF" si la date a été modifiée par le traitement d'intégration des factures (TTFCA). |
| Contrôle de l'application d'une condition de facturation en commande |
| Lors de la valorisation d'une demande d'achats ou d'une commande, il est possible de contrôler l'application d'une condition de facturation non obligatoire. Il est possible de contrôler que le montant de la condition de facturation est positif, négatif ou différent de zéro. Le contrôle peut être bloquant ou signalé et être effectué jusqu'à ce que la commande ait atteint une certaine étape. Pour cela, il est nécessaire de positionner l'occurrence CAFxxxx (où xxxx représente le numéro de la condition à contrôler) du paramètre AUTSACDA. Exemple d'utilisation : Contrôle de l'application d'une condition de facturation de port pour gérer le franco de port. La condition de facturation de port numéro 1600 est configurée avec un taux à appliquer de 15 Euros si le montant marchandise est compris entre 0 et 1500 Euros. Le paramètre AUTSACDA occurrence CAF1600 est positionné avec : - la valeur testée 1 égale à "S" (message signalé) ; - la valeur testée 2 égale à "P" (contrôle si le montant de la condition de facturation est positif) ; - la valeur 1 égale à 120. Si le montant marchandise de la commande est inférieur à 1500 Euros, un message apparaît : "Application de la condition 1600 (Frais de port) : 15". Ceci signifie que la condition de facturation 1600 est appliquée avec un montant calculé de 15 Euros : il n'y a donc pas de franco de port sur cette commande. Ce message apparaît tant que la commande est à une étape inférieure ou égale à 120. Si le montant marchandise de la commande est supérieur ou égal à 1500 Euros, il n'y a pas de message car la condition de facturation 1600 n'est pas appliquée : il y a franco de port pour cette commande. |
| Contrôle du franco de port en commande |
| Lors de la valorisation d'une demande d'achats ou d'une commande, il est possible de contrôler combien il faudrait commander en plus pour que le franco de port soit atteint. Le contrôle peut être bloquant ou signalé et être effectué jusqu'à ce que la commande ait atteint une certaine étape. Pour cela, il est nécessaire de positionner l'occurrence FRANCO du paramètre AUTSACDA. Exemple d'utilisation : La condition de facturation de port numéro 1600 est configurée avec un taux à appliquer de 15 Euros si le montant marchandise est compris entre 0 et 1500 Euros. Le paramètre AUTSACDA occurrence FRANCO est positionné avec : - la valeur testée 1 égale à "S" (message signalé) ; - la chaîne 1 égale à "P" (contrôle des conditions de facturation de type Port) ; - la valeur 1 égale à 120. Si le montant marchandise de la commande est inférieur à 1500 Euros, un message apparaît : "Vous avez 15 Euros de port, plus que 15.01 Euros pour atteindre le franco de port". Ceci signifie que la condition de facturation 1600, de type Port, est appliquée avec un montant calculé de 15 Euros, et qu'il faudrait commander pour 15.01 Euros en plus pour que la condition de facturation 1600 ne soit pas appliquée et qu'il y ait donc franco de port pour cette commande. Ce message apparaît tant que la commande est à une étape inférieure ou égale à 120. Si le montant marchandise de la commande est supérieur à 1500 Euros, il n'y a pas de message car la condition de facturation 1600 n'est pas appliquée : il y a franco de port pour cette commande. |
| Contrôle des CGR A et CGR B |
| Le CGR A peut être renseigné : - au niveau de l'en-tête de la commande (GCDA) ou des ventilations par CGR (GVCG) liées à l'en-tête ; - au niveau de chaque ligne de la commande (GLCA) ou des ventilations par CGR (GVCG) liées à la ligne si le CGR A n'est pas renseigné sur l'en-tête de la commande ou dans les ventilations par CGR liées à l'en-tête. Suivant la définition de la classe d'achats (GNCA), il peut être rendu obligatoire. Le contrôle peut être effectué dès la saisie ou lors de la valorisation. Ceci dépend de la zone "contrôle bloquant" de la classe d'achats : - B : le contrôle est effectué et est bloquant dès la saisie. Ceci n'est possible que si les ventilations par CGR A à la ligne ne sont pas gérées car il est alors impossible de les saisir ; - R : le contrôle n'est pas effectué à la saisie mais lors de la valorisation ce qui permet de gérer les ventilations par CGR A à la ligne ; - S : le contrôle est effectué dès la saisie mais est juste signalé. Il n'est bloquant que lors de la valorisation et il est ainsi possible de saisir des ventilations par CGR A à la ligne. Le même contrôle est effectué pour le CGR B si la classe d'achats indique que celui-ci est obligatoire. |
| Contrôle des segments des CGR A |
| Les segments des différents CGR A de la demande d'achats ou de la commande sont contrôlés en fonction du paramétrage des segments par classe (GPSCA). 1) Si un segment est défini obligatoire, il doit être renseigné pour les CGR A saisis (CGR A de l'en-tête de la demande d'achats (GDAI) ou de la commande (GCDA), CGR A des lignes de demandes d'achats (GDAL) ou des lignes de commandes (GLCA) ou CGR A des ventilations par CGR (GVCG)). 2) Si un segment est défini unique, sa valeur doit être égale pour tous les CGR A renseignés sur la demande d'achats ou sur la commande. Le contrôle s'effectue pour : - le CGR A de l'en-tête de demande d'achats (GDAI) ou de commande (GCDA) s'il est renseigné ; - le CGR A des lignes de demandes d'achats (GDAL) ou des lignes de commandes (GLCA) pour lesquelles le CGR A est renseigné ; - le CGR A des ventilations par CGR (GVCG) pour lesquelles le CGR A est renseigné ; - le CGR A des échéances (GCAE) pour lesquelles le CGR A est renseigné ; - le CGR A des conditions de facturation (GCAF) pour lesquelles le CGR A est renseigné. 3) Si un segment doit être propagé sur les échéances (GCAE), le segment des échéances est renseigné, dans l'ordre de priorité suivant, à partir du segment du CGR A : - des ventilations par CGR (GVCG) avec CGR A renseigné liées à l'en-tête de la demande d'achats ou de la commande ; - des ventilations par CGR (GVCG) avec CGR A renseigné liées à la première ligne de demande d'achats ou de commande ; - de la première ligne de demande d'achats (GDAL) ou de commande (GLCA) si le CGR A est renseigné ; - de l'en-tête de demande d'achats (GDAI) ou de commande (GCDA) si le CGR A est renseigné. |
| Contrôle des gestionnaires |
| Les gestionnaires référencés sur les commandes sont contrôlés en fonction des autorisations ou interdictions définies dans les autorisations de gestionnaires par classes d'achats (GAGC). |
| Ecotaxe / TIPP / TGAP |
| Les taxes liées aux déchets d'équipements électriques et électroniques ménagers (écotaxe) et les taxes sur les produits pétroliers (TIPP - TGAP) sont gérées par le biais de conditions de facturation (GCFGA) ayant un type particulier : - DE pour les taxes liées aux déchets ; - TP pour les taxes liées aux produits pétroliers. Ces conditions de facturation représentent un montant unitaire HT de charge fixe associé, dans un premier temps, à l'article (GACFA) ou à la référence article/fournisseur (GRCFA), puis, lors de la création d'une ligne de demande d'achats, de commande, de réception et/ou de facture, à la ligne (SAICFL) créée. Ces différentes charges sont ensuite prises en compte, lors de la valorisation, au niveau des conditions de facturation des commandes (GCAF). Cela entraîne la création d'une condition de facturation par type de condition de facturation des lignes (une condition de type DE, une condition de type TP). Le montant de cette condition est égal à la somme des montants des conditions de facturation des lignes pour le type (quantité commandée de chaque ligne multipliée par le montant de la condition de facturation associée à la ligne). Exemple : Commande A1 : - ligne 10 : article A1 (avec TVA à 19.6%), quantité commandée 2, prix unitaire 1000 EUR avec une condition de facturation (4200), dans SAICFL, de type DE de 5 EUR - ligne 20 : article A2 (avec TVA à 5,5%), quantité commandée 3, prix unitaire 500 EUR avec une condition de facturation (4200), dans SAICFL, de type DE de 8 EUR Conditions de facturation (GCAF) de la commande A1 après valorisation : 1000 Montant marchandises 3500 EUR 4200 D3EE (2x5) + (3x8) = 34 EUR 5000 Base de TVA 3534 EUR 7000 Montant de TVA (2x1000 + 2x5)*19.6% + (3x500 + 3x8) * 5.5% = 477.78 EUR 9000 Total TTC 3977.78 EUR 9050 Net à payer 3977.78 EUR Si une même condition de facturation de type DE ou TP est associée à plusieurs lignes de la commande, elle doit avoir le même type, la même période de validité, le même compte, le même poste, le même CGR A et le même CGR B pour chaque ligne sinon la génération de la condition au niveau de la commande (GCAF) n'est pas possible. Une condition de facturation de commande (GCAF), générée à partir des conditions de facturation des lignes, ne peut pas être modifiée directement dans GCAF (montant, informations comptables, etc.). Pour modifier une telle condition, il est nécessaire de modifier la ou les conditions correspondantes dans les lignes. Lors de la valorisation, la condition de commande sera de nouveau générée avec les modifications apportées. |
| Particularité des taxes multi-taux | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| La possibilité de saisir des taxes multi-taux dans les lignes de commandes et dans les conditions de facturation est donnée par l'occurrence CTLTAS du paramètre AUTODE. Elle consiste à appliquer plusieurs taux pour un même numéro de taxe. Ces taux sont définis dans la gestion des TVA associées (GTVAS). Exemple : taxe T1 défini dans GTVA avec un taux de 7%. Deux taux définis pour cette taxe dans GTVAS : 7% pour l'ordre 1 et 7.5% pour l'ordre 2. Si la gestion des taxes multi-taux est en place, le calcul des taxes (lignes et conditions de facturation) se fait suivant l'ordre des taux à appliquer définis dans la gestion des TVA associées (GTVAS). Les bases de calcul des différents taux, ainsi que les montants de taxe correspondants à chaque taux, sont de nouvelles conditions de facturation issues des conditions de facturation pour taxe supplémentaire des achats (GCFTA). Ces conditions sont référencées par ordre d'application des taxes. Exemple :
1) Taxes définies uniquement dans la gestion des codes TVA
2) Taxes définies dans la gestion des codes TVA (GTVA) et dans les TVA associées (GTVAS)
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