Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Fondations | |||
| Gestion Electronique de Documents | |||
| Présentation de la Gestion Electronique de Documents (GED) |
| La Gestion Electronique de Documents se compose de différents modules. Avec ces modules, il est possible d'associer un document électronique à n'importe quelle entité (article, pièce, client, facture, réception, etc.). Les documents ainsi rattachés sont bien entendu visualisables. |
| Module GED : GED |
| Avec le module GED : - stockez vos documents directement en base de données pour s'affranchir d'un serveur de fichiers ; - consultez les documents sérialisés en base de données. |
| Module GTIGED : Visualisation de documents (document par interface) |
| Ce module, spécifique aux achats, permet d'attacher des documents aux factures lors de la génération des factures d'achats via le sas. |
| Module WSGTDOC : WebServices pour la gestion des documents |
| Ce module met à disposition plusieurs WebServices relatifs aux documents : - Recherche de la GED ("documentsReferencing/search") ; - Accès à la GED ("documentsReferencing/query") ; - Ecriture de la GED ("documentsReferencing") ; - Suppression de la GED ("documentsReferencing"). |
| Module GTIDOC : Association et visualisation de documents |
| Paramétrage du module pour les écrans |
| Identifiant de l'entité (GTDEN) |
Le but est de référencer la liste des paramètres de synchronisation permettant d'identifier les entités auxquelles des documents sont susceptibles d'être associés (exemple : pour les pièces comptables, on peut définir une entité "PIECE"). Les paramètres de synchronisation permettent de constituer l'identifiant de l'entité lors du référencement des documents dans la transaction GTIDOC. Ils pourront aussi être utilisés dans le chemin de stockage des documents afin de classer les documents (rangement par établissement en utilisant $NUMGTETS ou $P02 avec l'exemple). |
| Type de document (GTDTY) |
Il s'agit de définir le lieu de stockage des documents. Le transfert peut se faire avec le protocole FTP. Dans cette transaction, on peut déterminer les points suivants : Document "Centralisé" (document publié sur un serveur de fichiers central, dans un répertoire à disposition de tous), "Basé" (le contenu du document est inséré dans la base de données), "Local" (le document reste à l'emplacement choisit par l'utilisateur). "Gestion des documents externe" : si le type de document est lié à une GED externe, il faut renseigner les identifiants des outils pour la visualisation et la création d'une association de document. "Un seul document par type" : à ne pas cocher si plusieurs documents peuvent être associés pour ce type. "Informations FTP" : dans le cas d'un document centralisé accessible via FTP, saisir le nom du serveur de fichiers ainsi que le code utilisateur et le mot de passe qui permettront de transférer le document en écriture lors de l'association du document ou en lecture lors de sa visualisation. Pour la saisie de ces informations FTP, il est important de savoir que le transfert se fait entre le serveur Web et le serveur de fichiers. Dans la définition du "Chemin" : - Bien préciser le / ou \ en fin de chemin. - Dans le cas d'un document basé, saisir quand même le chemin. L'emplacement ainsi spécifié sera stocké avec le binaire du document et permettra de différencier deux fichiers de même nom mais de contenu différent. - Possibilité d'utiliser des variables : $P01 à $P10 : valeurs émises par les paramètres de synchronisation déclarés dans GTDEN ; $[PARAM] : valeur émise par le paramètre de synchronisation déclaré dans GTFPS pour la transaction ; $IDE : identifiant de l'attachement du document (valeurs émises par les paramètres de synchronisation déclarés dans GTDEN, séparées par le caractère "^") ; $DEN : nom de l'entité ; $TYP : type de document. De plus, il est également possible d'utiliser des symboles, ils doivent être entourés de | (exemple : $DEN$P01$P02|$JOUR|.pdf). Attention : les modifications du paramétrage dans cette transaction ne seront effectives que si la transaction sur laquelle sont gérés les documents est fermée puis à nouveau ouverte. |
| Association entité-type (GTDAE) |
Le but est d'autoriser un type de document à une entité, de définir les types par défaut en visualisation ou en création et de définir un modèle de nom de fichier en création ou un répertoire par défaut. Dans cette transaction, on peut déterminer les points suivants : Type par défaut en visualisation : si la visualisation par défaut est activée, la visualisation du document se fait directement depuis la transaction. Le document est accessible par un bouton ou icône spécifique sur la transaction. Type par défaut en création : cette option autorise l'attachement d'un document à une entité, dont le fichier correspondant sera sauvegardé dans le répertoire de stockage défini dans le type de document. Fichier par défaut en création : nom du fichier créé par défaut ou répertoire proposé par défaut lors de l'association d'un document. Cette information est aussi utilisée pour proposer un répertoire pour le visionneur de document (s'assurer qu'il se termine par "\" pour être identifié comme tel). Il est possible d'utiliser les variables : $P01 à $P10 : valeurs émises par les paramètres de synchronisation déclarés dans GTDEN ; $[PARAM] : valeur émise par le paramètre de synchronisation déclaré dans GTFPS pour la transaction ; $IDE : identifiant de l'attachement du document (valeurs émises par les paramètres de synchronisation déclarés dans GTDEN, séparées par le caractère "^") ; $DEN : nom de l'entité ; $TYP : type de document. De plus, il est également possible d'utiliser des symboles, ils doivent être entourés de | (exemple : $DEN$P01$P02|$JOUR|.pdf). |
| Paramétrage de l'objet |
Cela consiste à lier la transaction (exemple : GPIE) à l'entité définie dans GTDEN. Pour ce faire, il faut associer un paramètre au mnémonique de la transaction. |
| Paramétrage du mnémonique |
Le paramètre de l'objet doit ensuite être appliqué au mnémonique. |
| Paramètres de synchronisation (GTFPS) |
Cette opération consiste à déclarer, s'ils n'existent pas, les paramètres de synchronisation pour la transaction de l'entité, de façon que cette dernière envoie les valeurs des champs intéressantes pour l'association avec un document. Le nom du paramètre est arbitraire, mais il doit absolument être identique à celui qui sera déclaré dans GTDEN. Normalement, le nom du paramètre correspond à celui de la colonne qui gère la donnée. |
| Association d'un document |
| Commande "Association d'un document" |
| Lorsque le paramétrage est réalisé, à partir de la transaction gérant l'entité, l'association d'un document peut se faire en utilisant la commande dédiée de l'interface utilisateur. Cette commande a pour effet d'ouvrir la transaction GTIDOC. GTIDOC est aussi accessible avec les "Transactions liées". |
| Documents (GTIDOC) |
 Qu'une association soit déjà faite ou non, il est possible de modifier ces informations : - Type : choisir un type de document (paramétré dans GTDTY) ; - Fichier : "Parcourir" permet de choisir un fichier existant (icône  ) ;- Description : commentaire éventuel ; - Extension : sera renseignée automatiquement en fonction de l'extension du fichier associé. Quand toutes les données ont été renseignées, ne pas oublier de valider pour les enregistrer, mais également pour publier le fichier.  Ouvre le fichier enregistré. |
| Visualisation d'un document |
| Visionneur de documents |
| Le principe ergonomique du visionneur est de présenter à l'écran le formulaire de saisie d'une entité (Pièces, Articles, etc.) et en même temps tous les documents associés ou à associer. En version navigateur, l'accès à un répertoire local est interdit pour des raisons de sécurité et le système de balayage des documents dans un répertoire est alors impossible. Le visionneur est disponible dans la gestion des documents (GTIDOC). Il correspond à une fenêtre détail, de cette gestion, dans laquelle s'affiche le document déjà associé, si son extension est gérée.  Plusieurs types de document sont visualisables : TXT, PDF, GIF, etc. Les extensions des fichiers (GTEXF) ayant l'option "Aperçu dans le visionneur" active donnent la liste (non exhaustive) des natures de documents affichées par le visionneur. Les documents non gérés peuvent être associés même s'ils ne sont pas visualisables. |
| Visionneur de documents ailleurs qu'avec GTIDOC |
| En plus de la visualisation à partir de GTIDOC, le visionneur de documents est également une transaction à part entière appelée "GTIVWR". Elle peut s'ouvrir comme une transaction synchronisée (dans la liste des transactions liées) ou être ajoutée dans un conteneur comme dans l'exemple ci-dessous.  |
| Paramétrage et utilisation du visionneur de documents |
| Le visionneur de documents n'est accessible que si le paramètre VWR ou PDF est associé au mnémonique du conteneur. En mode "association" : l'utilisateur choisit un fichier existant. Une fois trouvé, il le sélectionne et peut saisir les autres informations du fichier. Lors de la validation, les données sont enregistrées et le document attaché. En mode "visualisation" : le document attaché s'affiche dès la recherche d'une entité dans le formulaire. Le passage du mode "association" au mode "visualisation" et inversement s'effectue en cliquant sur l'icône en haut à droite. Une fois la liste des documents chargée en mémoire, la navigation de l'un à l'autre s'effectue grâce aux icônes précédent "<<" et suivant ">>".  Ces icônes permettent respectivement de visualiser la page précédente, la page suivante du document. De zoomer l'affichage ou de le réduire. De télécharger le document. |
| Paramétrage du module pour les éditions et traitements |
| Il est tout d'abord nécessaire de paramétrer le module pour les écrans pour que le travail associé à l'édition ou au traitement puisse retrouver l'entité s'il s'agit d'une association, ou les documents s'il s'agit d'une impression. |
| Définition du découpage de l'édition (GTDEC) |
| La difficulté réside dans le fait qu'une édition peut produire plusieurs documents d'une même entité (exemple : plusieurs lettres de relance par tiers). Il est donc nécessaire de paramétrer une mécanique de découpage du fichier résultat de l'édition. Le paramétrage se fait avec la transaction GTDEC, où on définit pour quelle rupture dans le programme de l'édition le découpage doit s'effectuer (exemple : la rupture sur les tiers pour l'édition des lettres de relance).  Il est nécessaire de se renseigner pour connaître le nom des ruptures dans les éditions ou traitements. Ce nom de rupture doit être associé au traitement de l'édition et à l'entité définie pour le module GTIDOC. Le découpage peut être utilisé pour différentes actions (copie des fichiers découpés de l'édition dans un répertoire ; envoi par messagerie du découpage de l'édition en pièce attachée ; association du découpage de l'édition à une entité ; etc.). Dans le cas de l'envoi par messagerie, le destinataire, l'objet et le message correspondent à des paramètres de synchronisation dans le programme de l'édition. Il est possible de maîtriser le moment où le découpage est généré (avant ou après la rupture), mais par défaut, il est conseillé de découper après la rupture. |
| Paramètres de synchronisation (GTPST) |
| Pour que l'association ou l'impression fonctionne, il faut que des données utiles au paramétrage du module GTIDOC puissent être lues à partir du programme technique (code de l'exécutable réalisant l'extraction des données de la base et générant le fichier résultat de l'édition). Il s'agit essentiellement des paramètres de synchronisation définis dans GTDEN qui doivent correspondre aux variables du programme. Cette définition se fait à partir de la transaction GTPST, où on associe les paramètres de synchronisation à une variable du programme (exemple : l'établissement correspondant à NUMGTETS est représenté par la variable $sqlsavrup01 pour OCELRE).  La liste des variables d'un programme d'une édition est visible dans la gestion des variables des éditions (GTDIC). Tous les paramètres utilisés dans GTDEN, GTDTY, GTDAE doivent être définis dans GTPST. Dans le cas, où l'information n'est pas directement accessible dans le programme et nécessite une expression particulière, il est possible d'utiliser une requête SQL pour chercher ou transformer la donnée (exemple : extraire l'année d'une date). |
| Association ou impression de documents à partir des éditions et traitements |
| Impression des documents attachés |
| L'objectif est d'imprimer les documents attachés à une entité en cours d'édition. Par exemple : - impression des documents attachés à la commande d'achats lors de l'édition du bon de commande ; - impression des documents attachés aux pièces comptables lors de l'édition des pièces. Au lieu d'imprimer ces documents attachés, il est également possible de les attacher au fichier PDF, résultat de l'édition finale. Seuls les documents de type PDF pourront être imprimés et seulement si l'édition possède une mise en forme du Module Editions. |
| Restrictions sur les droits des documents |
| Les transactions GTRDDx (x étant le domaine d'application) permettent de restreindre l'insertion, la modification ou la suppression d'un document dans la GED. Par exemple, pour les documents des commandes d'achats, on peut interdire les droits pour une classe d'achats, sur un établissement, si le numéro d'étape de la commande d'achats est supérieur à une certaine étape. Si aucune restriction n'est trouvée, tous les droits sont donnés. |
| Module GED : Gestion Electronique de Documents |
| Ce module permet de stocker le contenu des documents dans une table de la base de données. Cette technique évite que le document soit géré en parallèle sur le système de fichiers d'un serveur. |
| Particularités du stockage des documents dans la base de données |
| Paramétrage |
| Le type de document doit être "basé". |
| Taille du fichier |
| La variable globale WADM_MAXFIC indique la taille maximale d'un fichier pouvant être chargé. Elle vaut 100 Mo par défaut. Il faut l'augmenter si des fichiers plus gros doivent être stockés. |
| Notion d'emplacement |
| Le chemin spécifié dans le type de document est stocké dans la table des fichiers binaires ainsi que dans la gestion des documents. Cet emplacement est utilisé afin de différencier des fichiers qui auraient le même nom, mais dont le contenu serait différent. Ainsi, un document appelé "devis001" associé à une commande pourra être différencié du document "devis001" associé à un bon de travail. |
| Modification d'un document |
| Si le contenu d'un document doit être modifié, il faut le visualiser afin de le modifier et de l'enregistrer sur disque. Ensuite, il faut se positionner sur le document à modifier à partir de la gestion des documents. Après avoir sélectionné le fichier modifié, il faut valider les modifications dans la gestion des documents. Lors de la modification, si le nom du fichier change, la modification supprime, puis crée un nouvel enregistrement dans la table des fichiers. Sinon, seules les données binaires sont mises à jour. |
réalise la même fonction.
