ELRR - Edition des lettres de relance

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Finances

   Cet écran permet l'édition automatique des lettres créées dans la gestion GLRE.

   Edition pour l'envoi de différentes lettres :
          - Lettres de relance
          - Avis de virement
          - Relevé de compte
          - ...

   Calcul d'agios :
Il est possible de calculer et d'éditer des agios de trois types : mensuel (M), journalier (J) ou fixe (F).
Le choix du calcul d'agios est défini dans le paramètre PR2 associé au traitement "OCELRE".
Un paramètre gère ensuite chacun de ces types :
. agios mensuels : paramètre AUTCPT occurrence AGIOCAPI ;
. agios journaliers : paramètre AUTCPT occurrence AGIOJOUR ;
. agios fixes : paramètre AUTCPT occurrence AGIONORM.

Soumission (voir aussi : Paramétrage du traitement)

Liste

Saisir le nom de la liste pour laquelle vous voulez éditer les lettres.

Liste s'y rattachant

Si lors de la création de la liste de pièces (dans GLSP), un rattachement a été effectué avec une autre liste existante, l'utilisateur peut, s'il le désire, traiter les pièces de la liste seule ou de l'ensemble des listes rattachées à celle-ci.

Lettre

Il s'agit du modèle de lettre que vous voulez éditer.

Edition éléments de liste

Si cette case est cochée, elle permet de substituer les zones soldes des pièces par le montant défini dans la gestion des éléments de liste de pièces (GELP).

Exemple : permet de relancer 1000 Euros sur un solde de 2000 Euros (= solde de la pièce).

Sélection si pas de liste ou pour extraire les factures non échues

Le traitement vous permet d'éditer les lettres, soit avec une liste de pièces précédemment remplie avec le traitement de constitution TLSP, soit par le biais de la sélection ci-dessous (cas où l'on n'indique pas de liste et que le choix est sur "sélection si pas de liste").
En choisissant "factures non échues", le traitement vous permet, avec une lettre paramétrée à cet effet (Cf. lettre QUALRE fournie), d'éditer les pièces à relancer (issues de la liste), ainsi que les pièces non échues (issues de la sélection ci-après).

Edition des pièces associées

Lorsque la case est cochée, les pièces associées aux pièces sélectionnées (factures échues et factures non échues) sont éditées.
Un tri est appliqué sur le code lettrage afin qu'une pièce associée puisse apparaître à la suite de la pièce initiale.
Cette option permet, par exemple, d'éditer les paiements partiels effectués par rapport à des factures échues.

Critères de sélection si pas de liste

Dans le cas où la liste n'a pas été saisie, vous devez préciser des critères de sélection dans ce pavé afin de délimiter les pièces que vous voulez traiter.
Dans le cas où la liste a été saisie et que vous cochez "Factures non échues", les critères de sélection permettent l'extraction de ces factures non échues.

Période

Pour sélectionner plusieurs jours, saisir le jour de début (il sera inclus) dans la première zone, le jour de fin (il sera inclus) dans la deuxième zone.
Si vous désirez sélectionner seulement un jour, vous saisissez le même dans les deux zones.
Ces dates correspondent à une fourchette de dates comptables. Donc pour être sélectionnées, les pièces doivent avoir une date comptable comprise entre ces deux dates.

Tiers

Cette sélection porte sur les numéros des tiers à relancer.
Si la sélection porte uniquement sur des comptes collectifs (suivi en tiers), il faut mettre "." dans le tiers de début pour améliorer les temps d'extraction.

Compte

Cette sélection porte sur les numéros des comptes collectifs à sélectionner.

Langue

Si la case "langue du tiers" est cochée, la lettre s'édite dans la langue précisée dans la gestion des adresses de tiers (GTIA) ; si cette zone n'est pas renseignée, le traitement prend la langue par défaut ou sinon la langue de l'établissement. Dans le cas où aucune langue n'est trouvée, rien ne s'édite.

Edition par adresse de

Il faut choisir si l'adresse à utiliser est celle de la pièce qui figure dans GPIE ou l'adresse dont la destination est relance (R) dans la gestion des adresses (GTIA).

Totalisation

Il est possible de choisir le niveau de regroupement pour lequel une lettre de relance doit être effectuée en précisant des critères de totalisation.
Trois critères de regroupement peuvent être utilisés. Il suffit de choisir parmi la liste fournie qui porte sur les caractéristiques des pièces et des tiers.

Etablissement

Permet, si on coche cette case, d'éditer une lettre pour le regroupement choisi pour chaque établissement, sinon une seule lettre est éditée par regroupement avec les pièces de tous les établissements sélectionnés.

Sous-total

Donne la possibilité d'effectuer un sous-total sur un critère précis à l'intérieur du tableau contenant le détail des pièces (étapes STD, ST1, ST2 et ST3 pour le tableau des pièces échues ; étapes SED et SEF pour le tableau des pièces non échues).

Substitution adresse établissement

Permet de substituer à l'adresse de l'établissement, l'adresse d'un autre tiers.

Tri

Permet d'indiquer sur quel critère se base le traitement pour l'ordre d'apparition des pièces sur chaque lettre.
Il est pris en compte pour l'édition des pièces échues et non échues.

Date limite

   Si vous renseignez une date, le système se place à cette date pour prendre en compte le solde des pièces. Elle permet de ne sélectionner que les pièces soldées, non soldées ou toutes à cette date-là.
Elle s'applique aux pièces de la liste ou aux pièces de la sélection (factures échues ou factures non échues).

   Lorsqu'un regroupement a été demandé à la soumission avec une fourchette sur le solde, le traitement cumule le solde à date de chaque pièce pour effectuer le contrôle.

   Lorsque la date limite est renseignée, le calcul du hors délai et des agios est effectué avec cette date et non plus avec la date système de lancement du traitement.

Regroupement

Si on sélectionne les pièces sans utiliser une liste de pièces, il est possible de tester des conditions supplémentaires pour certains regroupements.
Dans ce cas, la sélection des pièces est effectivement faite si la totalisation de ces pièces selon un ou plusieurs critère(s) atteint un certain montant ou un certain solde.

Regroupement (1er critère)

Offre la possibilité d'indiquer un critère qui permet d'effectuer des contrôles (solde débiteur ou créditeur, existence d'une pièce à un certain niveau de relance) sur l'ensemble des pièces ayant ce critère en commun.
Par exemple, si l'on ne veut conserver les pièces d'un tiers que si le solde de ce tiers est débiteur, il faut choisir le tiers comme critère de regroupement et demander uniquement un solde débiteur grâce aux critères présents plus loin dans ce même pavé.
Dans ce cas, il va y avoir totalisation de toutes les pièces qui ont le même tiers et ces pièces ne seront alors sélectionnées que si leur total est débiteur.

Existence d'au moins une pièce à un niveau de relance entre

Les pièces seront sélectionnées si au moins l'une d'entre elles a un niveau de relance compris dans la fourchette.

dont la date de dernière relance est inférieure au

Permet de préciser une date avant laquelle la date de dernière relance des pièces doit être positionnée. On ne relancera dans ce cas que des pièces qui ont une relance précédente assez "vieille" pour ne pas trop rapprocher les courriers.

Avec sélection générale, tiers, compte, pièce

Effectue le contrôle du regroupement par tiers et sur le 1er critère du pavé regroupement sur toutes les pièces qui correspondent aux critères de sélection (critères saisis dans le formulaire principal ou dans les formulaires appelables des boutons de sélection).

ou (2ème, 3ème et 4ème critère)

Effectue le contrôle du regroupement uniquement sur le ou les critère(s) précisé(s) dans ces combos en plus du critère du regroupement principal (Tiers + 1er critère du pavé regroupement).
Attention, les critères de sélection compris dans les sélections (générale, tiers, compte, pièces) ne sont pas pris en compte pour effectuer ce regroupement.

Solde ou Montant, sens Débiteur ou Créditeur

Permet d'indiquer si c'est le total des montants ou des soldes qui correspond à la fourchette, et si la somme doit être débitrice ou créditrice (permet notamment de ne pas traiter les pièces si le solde client est créditeur).

Actions réalisées par l'édition

Paramétrage des lettres de relance : démarche à suivre

Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association)

PR1

Ce paramètre doit être égal à "N" (ou être non renseigné) et être lié à un traitement ayant l'objet "ocelrr.sqt" dans GTRB lors de l'utilisation des lettres de relance paramétrées dans GLRE.
Ce paramètre doit être égal à "O" et être lié à un traitement ayant l'objet "ocelre.sqt" dans GTRB lorsque l'on fait des relances avec le Module Editions, dans ce cas, la lettre n'est pas présente à la soumission.

PR2

   Ce paramètre est utilisé dans le cadre de l'envoi de mail.
Il précise une lettre (GLRE) dont la première ligne est utilisée comme objet du mail et les lignes suivantes comme corps du mail.
Il est possible d'inclure dans l'objet du mail :
   - le code tiers des pièces en utilisant le code "$TIEPIECE" ;
   - le code adresse des pièces en utilisant le code "$TIAPIECE".

   Exemple de lettre avec mise en forme HTML :
Ligne     Texte
10          $TIEPIECE - Lettre de relance : factures impayées
20          ‹html›Bonjour,‹br›‹br›
30             Veuillez trouver ci-joint une lettre de relance
40          concernant des factures impayées.‹br›‹br›
50          Cordialement.‹br›‹br›
60          Le service comptable.‹/html›

   Remarque : si le paramètre PR2 n'est pas renseigné, il est possible de mettre la lettre dans le 6ieme argument du paramètre spécifique de la mise en forme dans le Module Editions.
Exemple : "10;12;14;14;03;ELRE07", dans ce cas la lettre ELRE07 sera prise en compte dans l'envoi du mail.

PR3

Ce paramètre est utilisé dans le cadre de l'envoi de mail afin d'indiquer un gestionnaire en copie du mail :
- un gestionnaire particulier ;
- "$USER" pour le gestionnaire de l'utilisateur de lancement de l'édition.

PR4

Ce paramètre est utilisé dans le cadre de l'envoi de mail afin d'indiquer un gestionnaire en copie cachée du mail :
- un gestionnaire particulier ;
- "$USER" pour le gestionnaire de l'utilisateur de lancement de l'édition.

PR5

   Ce paramètre est utilisé dans le cadre de l'envoi de mail afin d'indiquer une adresse émetteur du mail.

   Dans ELRR, la valeur de ce paramètre peut être égale à une adresse mail particulière qui peut être fictive.

   Dans ELRE, la valeur de ce paramètre peut être égale à :
      - une adresse mail particulière qui peut être fictive ;
      - "$USER" : adresse mail du gestionnaire de l'utilisateur de lancement de l'édition ;
      - "$GESTIE" : adresse mail du gestionnaire du tiers destinataire de la lettre.

PR6

Ce paramètre est utilisé dans le cadre de l'envoi de mail afin d'indiquer un préfixe au nom de la pièce jointe.
Possibilité d'utiliser le code "$TIE" pour inclure le code tiers des pièces dans ce préfixe.

MAJ

Si ce paramètre a pour valeur "O" et à condition que le numéro de relance soit attribué par cette édition (paramètre PR5 lié au traitement égal à "O"), le traitement met à jour la table d'historique des relances sur pièce (OCHRP, consultable par CHRP) en renseignant le numéro de relance que l'on vient d'affecter sur le dernier enregistrement chronologique de la pièce en cours de traitement (c'est-à-dire avec le numéro d'historique le plus élevé).

Remarque : Pour pouvoir faire cette mise à jour, et ne pas avoir d'erreur, il faut que toutes les pièces aient été traitées par le traitement des niveaux de relance (TNIR) avec l'option "Historisation de la relance" cochée.

Paramètres associés au traitement (voir aussi : Principe de l'association)

PRM

Indique le nombre de lignes à sauter sur la seconde page.

PR1

   Ce paramètre permet de définir si la fonctionnalité d'envoi de mail et/ou fax fonctionne :
      - M : Mail ;
      - MF : Mail, si le mail est non défini, envoi d'un fax ;
      - F : Fax ;
      - FM : Fax, si le fax est non défini, envoi d'un mail.

   Dans tous les cas, si on ne peut pas envoyer de mail ou de fax, on imprime la lettre.

   Attention : Cette fonctionnalité utilise le shell "gtusend". Ce shell est à définir par vos soins.

PR2

   Indique, s'il est présent, le type de calcul d'agios :
      - J : journalier ;
      - M : capitaliser ;
      - F : fixe.

PR3

S'il est égal à la valeur "O", on ne compte pas les lignes des étapes FGx dans le pied de page.

PR4

   Indique d'où proviennent les informations du gestionnaire :
   - null     : issues du gestionnaire de la pièce ;
   - ATE   : issues du gestionnaire présent dans GATE pour le tiers de la 1ère totalisation ;
   - TIE     : informations issues du gestionnaire présent dans GTIE pour le tiers de la 1ère totalisation.

PR5

S'il est égal à la valeur "O", on détermine un numéro de relance par lettre de relance. Il correspond à un compteur défini dans GNUI pour la table "ocpie" et la colonne "nrlocpie". Ce numéro de relance est affecté sur chacune des pièces de la lettre dans la zone "NRLOCPIE".

PR6

   Ce paramètre permet d'éditer la numérotation des pages des lettres de relance lorsqu'il est positionné à l'une des valeurs suivantes :
      - "O" : seules les pages de lettres de plus d'une page sont numérotées ;
      - "T" : toutes les pages sont numérotées même pour des lettres d'une page.

   La numérotation indique le numéro de la page courante ainsi que le nombre de pages totales pour la lettre.
   Elle est obligatoirement éditée en bas de page.

   Pour la prise en compte de cette fonctionnalité au niveau des maquettes spécifiques ou des mises en forme, il est nécessaire de prendre en compte deux étapes :
   - "BLC" : édition de lignes blanches pour se positionner en fin de page (positionnement géré par le programme) ;
   - "PAF" : édition de la numérotation.

Transactions associées

TSATE - Sélection association tiers/établissement

TSGEN - Sélection générale

TSPIE - Sélection pièces

TSTIE - Sélection des tiers

Paramètres

AUTCPT - AGIOCAPI

AUTCPT - AGIOJOUR

AUTCPT - AGIONORM

AUTCPT - SEPMIL

AUTODE - NBRLRL

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