Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Finances | |||
| Lettre de relance par le Module Editions | |||
| Principe général |
| Les lettres de relance permettent de faire des éditions de type courrier. Le paramétrage de ces lettres s'effectue exclusivement avec le Module Editions. L'édition des lettres se fait par le biais de l'édition des lettres de relance (ELRE). La même structure est utilisée dans les lettres d'avis de virement (ELAV). Dans ce cadre d'utilisation, toutes les variables "soldes" sont alimentées avec le montant de l'association entre le paiement et la facture. |
| Paramétrage |
| Dans le Module Editions, il est possible d'utiliser toutes les variables définies dans la liste des variables utilisables, dans les étapes décrites ci-dessous. Une lettre se compose de plusieurs étapes (décrit dans l'ordre où elles sont éditées) : DPG : Page de garde de l'édition. Cette étape sera toujours éditée sur la première page pour chaque regroupement, elle est suivie d'un saut de page. DPP : Début de la première page uniquement DP1 : Complément début de première page (Permet de faciliter la gestion multi-langues des lettres) DP2 : Complément début de première page (Permet de faciliter la gestion multi-langues des lettres) DP3 : Complément début de première page (Permet de faciliter la gestion multi-langues des lettres) DLS : Gestionnaire de litige (Conditionné par la saisie d'un gestionnaire de litige à la soumission) DL1 : Complément début de première page après l'édition potentielle des informations du gestionnaire de litige DSP : Gestionnaire signataire (Conditionné par la saisie d'un gestionnaire signataire à la soumission) DS1 : Complément début de première page après l'édition potentielle des informations du gestionnaire signataire DPS : Début des pages suivantes Tableau des pièces échues : PDT : Début du tableau : reporté sur toutes les pages (En-tête des colonnes) PDS : Début de sous-total PIE : Ligne détail des pièces PIF : Ligne détail des pièces associées (étape utilisable uniquement pour l'édition des lettres d'avis de virement) PIB : Ligne blanche pour compléter le tableau afin d'avoir un tableau de longueur fixe PFS : Fin de sous-total PRF : Report fin de tableau PFT : Fin du tableau Tableau des pièces non échues (non utilisable pour les avis de virement) : EIT : Introduction du tableau (édité une seule fois avant le tableau) EDR : Début du tableau : reporté sur toutes les pages (En-tête des colonnes) EDS : Début de sous-total EPI : Ligne détail des pièces EPB : Ligne blanche pour compléter le tableau afin d'avoir un tableau de longueur fixe EFS : Fin de sous-total ERF : Report fin de tableau EFT : Fin du tableau BLF : Ligne blanche permettant de positionner l'étape FGP avec une position fixe en fin de page FGP : Fin de document. (Voir PR3) Etape éditée à la fin de chaque page quand la numérotation de page est utilisée (en fonction du paramètre PR6) : BLC : Ligne blanche permettant de positionner l'étape PAF en fin de page PAF : Ligne où doit être éditée la numérotation de page. Il est possible de définir des tableaux de longueur fixe : Pour cela, il faut définir le nombre de lignes des tableaux à éditer dans la zone paramètre spécifique du Module Editions. Ces nombres devant être séparés par des ";". Exemple : "5 ;9 ;18 ;9" 1er chiffre : nombre de lignes du tableau de la première page de la lettre ; 2ème chiffre : nombre de lignes du tableau pour les pages suivantes ; 3ème chiffre : nombre de lignes du tableau pour les factures non échues pour la première page ; 4ème chiffre : nombre de lignes du tableau pour les factures non échues pour les pages suivantes. Remarque : Dans le cas où le nombre désiré est trop grand, seul le nombre de lignes possible sera édité. |
| Règles à respecter dans les mises en forme |
| Dans les mises en forme des lettres de relance, la gestion des sauts de page est particulière, par conséquent, certaines règles sur la hauteur des étapes doivent être respectées. - Liste des étapes devant avoir une hauteur identique : PIE = PIB EPI = EPB - Liste des étapes devant avoir un nombre de lignes fixe : BLC = 1 ligne BLF = 1 ligne PAF = 1 ligne DPG < Nombre de lignes par page défini dans la mise en forme - L'addition du nombre de lignes des étapes suivantes ne doit pas être supérieure au nombre de lignes par page défini dans la mise en forme : DPP ou DPS + PDT + PDS + nombre de lignes pour le tableau (paramètre spécifique du Module Editions) + PFS + PFT + FGP (en fonction du PR3) + PAF (en fonction du PR6). DPS + EDT + nombre de lignes pour le tableau (paramètre spécifique du Module Editions) + EFT + FGP (en fonction du PR3) + PAF (en fonction du PR6). Attention : Si les règles ci-dessus ne sont pas respectées, suivant les données sélectionnées l'édition fera des sauts de page non désirés. |
| Correspondance des étapes entre ELRE / ELRR |
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| Différence de paramétrage entre ELRE / ELRR |
| Paramètres non utilisés par ELRE : AUTCPT occurrence SEPMIL (Le format des numériques est défini dans le Module Editions) AUTODE occurrence NBRLRL PRM : Indique le nombre de lignes qui doivent être sautées sur la seconde page. Remplacé par l'étape DSP. AUTOELRE : Ce paramètre n'est plus utilisé. En effet, les caractéristiques des champs sont définies dans le Module Editions ou dans le dictionnaire lorsqu'on utilise les maquettes. TYPOELRE : Ce paramètre n'est plus utilisé. Les variables qui étaient rattachées à ce paramètre sont toujours les montants en devise et si la pièce n'a pas de devise, en devise de référence. Zone déplacée : Zone "informations" de la lettre (INFOELRE) : Nombre de lignes dans les tableaux. Cette information est stockée dans le Module Editions dans la variable $sqlparamspe. Par défaut, il y a 12 lignes dans les 4 différents tableaux. Fonctionnalité pas encore intégrée dans ELRE : La gestion de la langue des lettres. (Ne sera solutionné que lorsque le Module Editions gèrera le conditionnel). |
| Envoi de mail et/ou fax |
| Il est possible d'envoyer les relances par mail ou par fax pour chaque tiers, adresse de pièce ou de relance. Le paramètre PR1 définit comment fonctionne l'envoi de mail et/ou fax : - M : Mail ; - MF : Mail, si le mail est non défini, envoi d'un fax ; - F : Fax ; - FM : Fax, si le fax est non défini, envoi d'un mail. L'adresse du mail (ou le numéro de fax) utilisé pour l'envoi est indiqué dans l'adresse de la pièce ou de relance suivant le choix fait à la soumission. Dans tous les cas, si on ne peut pas envoyer de mail ou de fax, on imprime la lettre. Remarque : L'édition génère un fichier résultat contenant un ou plusieurs document(s) à envoyer. Chaque document commence par un en-tête spécial de la forme : $$DST:destination:$$PARAMn:VALEURn:$$FINDST fournissant un nom de destination (PRINTER, MAIL, FAX, etc.) et les informations nécessaires pour cette destination (couple PARAMn/VALEURn). Paramètres d'un envoi à l'imprimante : - $$DST : "PRINTER". Paramètres d'un envoi par mail : - $$DST : "EMAIL" ; - $$ADR : destinataire ; - $$OBJ et $$MSG : objet et corps du mail selon le paramètre PR2 associé au mnémonique ; - $$CC : personne en copie du mail selon le paramètre PR3 lié au mnémonique ; - $$CCI : personne en copie cachée du mail selon le paramètre PR4 lié au mnémonique ; - $$FRM : émetteur du mail selon le paramètre PR5 lié au mnémonique ; - $$EXT : préfixe ajouté au nom de la pièce jointe ; - $$PRG : nom du traitement. Paramètres d'un envoi par fax : - $$DST : "FAX" ; - $$TEL : numéro du fax ; - $$PRG : nom du traitement. 1) Dans le cas d'une utilisation via l'outil SQR : Pour envoyer ces documents, on fournit un exécutable (gtudisp.exe) qui découpe le fichier résultat global en X documents et appel un script shell quelconque pour chacun d'eux en ayant au préalable positionné les paramètres sous forme de variables d'environnement. C'est ce shell qui doit envoyer chaque document vers la bonne destination. On utilise cet outil au travers d'une imprimante, en mettant dans GIMS une ligne de commande de la forme : /iac_home/exp/gti/bin/gtudisp.exe $FIC $JOB $SPL "/iac_home/local/gtusend.sh $IMP $NBEX" Attention : Le shell "gtusend" est à définir par vos soins. 2) Dans le cas d'une utilisation via l'outil QREPORT : Positionner dans la zone "spooler" de GIMS la commande : qtools.exe disp $FIC "" -P "lp -d$IMP -n $NBEX" -I Cette commande permet de découper le fichier résultat global en X documents. Nativement cet outil est capable d'imprimer et d'envoyer les mails. Syntaxe pour information : com.qualiac.fondation.Gtudisp splgtjob commande [-T][-I] [-L] avec : -T : activation de la trace dans le fichier gtudisp.log -I : gestion interne des destinations MAIL, PRINTER et GTIGED -L : enregistrement dans la base de données (GTFIF/GTJCR) des actions réalisées |
| Liste des variables utilisables |
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| Zones liées à la domiciliation bancaire du tiers |
| Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI) et utilisables partout s'il y a une totalisation par tiers. |
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| Zones liées à la pièce |
| Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI). |
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| Zones liées à la pièce de facture |
| Utilisable uniquement dans l'édition des avis de virement. |
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| Zones liées au gestionnaire |
| Ces zones sont liées au gestionnaire : - de la pièce (Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI) et peuvent être utilisées partout uniquement s'il y a une rupture par gestionnaire) ; - du tiers défini en totalisation 1 (Zones utilisables partout) ; ou - de l'association tiers-établissement défini en totalisation 1 (Zones utilisables partout). L'origine du gestionnaire utilisé est définie par le paramètre PR4 associé au traitement "OCELRE". |
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| Zones liées au gestionnaire de litige |
| Ces zones sont conditionnées par la présence d'un gestionnaire de litige à l'exécution de l'édition. |
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| Zones liées au gestionnaire de signature |
| Ces zones sont conditionnées par la présence d'un gestionnaire de signature à l'exécution de l'édition. |
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| Hors délai |
| Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI). |
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| Calculs sur montants et soldes |
| Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI). |
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| Agios |
| Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI). |
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| Variables de sous-totalisation |
| Zones utilisables dans les sous-totalisations (Etapes EDS, EFS, PDS et PFS) uniquement. |
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| Historique des lettres de relance |
| Zones utilisables dans les étapes de détail (Etapes : PIE et EPI). |
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| Divers |
| Zones utilisables partout. Pour la variable calcdate, le nombre de jours est à définir dans le paramètre spécifique du Module Editions après les valeurs définissant le nombre de lignes des tableaux. Exemple : "10;12;14;14;03", dans ce cas 03 donne le nombre de jours à ajouter à la date. |
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| Zones utilisables en début de page (DPG, DPP, DPS et PDT). Ces zones permettent de rappeler les montants en début de page (avant le tableau des pièces échues). Attention : Le formatage de ces variables n'est pas possible. |
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| Zones utilisables uniquement sur l'étape PAF. Ces zones permettent de numéroter les pages (voir PR6). Attention : Pour utiliser la variable $pagetot, il est impératif que le format de cette variable soit défini (exemple : Format 999). |
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| Gestion du logo |
| Pour modifier le logo par défaut, il faut le positionner sur le serveur de traitements dans le répertoire spécifié dans GPTH pour le type IPD, et nommer l'image "Logo_ets_dft.png". Pour afficher un logo différent suivant l'établissement, il faut depuis GETS mettre en GED le logo correspondant pour l'entité "LOGO_ETS" et le type de document "LOGO_EDT". Les formats acceptés en GED sont : - png ; - jpg ; - gif. Il n'y a pas de taille "stricte" du logo, néanmoins, nous préconisons une taille de logo autour de 400*400 pixels. Plus précisément, il faut que la plus grande hauteur ou largeur soit de 400 pixels. Exemple : 400*200 ou 300*400. Dans ce cas, le logo devrait avoir une apparence correcte. La qualité dans la restitution dépendra de la qualité de l'image d'origine. Remarque : pour afficher le logo dans une mise en forme personnalisée, il faut créer une image, dans ses propriétés sélectionner "image dynamique" en y affectant la variable "$wnomlogo", et ne surtout pas cocher la case "Ajouter automatiquement l'extension du fichier". |
| Un logo par défaut s'affichera si rien n'est paramétré pour les mises en forme suivantes : - Q000000007 (ELRE) - Q000000008 (ELRE) - Q000000009 (ELRE) - Q000000010 (ELRE) - Q000000001 (ELAV) |
| Lettres livrées par défaut |
| Il existe 10 mises en forme livrées par défaut. Première relance : mise en forme Q000000001 issue de la maquette ocelreQ1. Deuxième relance : mise en forme Q000000002 issue de la maquette ocelreQ2. Relances avec pièces non échues : mise en forme Q000000003 issue de la maquette ocelreQE. Mises en demeure : mise en forme Q000000004 issue de la maquette ocelreQM. Avis de virement : mise en forme Q000000005 issue de la maquette ocelreVR. Avis de virement en devise : mise en forme Q000000006 issue de la maquette ocelreVD. Relance préventive : mise en forme Q000000007 Première relance : mise en forme Q000000008 Deuxième relance : mise en forme Q000000009 Mise en demeure : mise en forme Q000000010 (Remarque, dans cette mise en forme il est possible de personnaliser le texte "sous 48 heures" en modifiant le texte personnalisable du message "OCPIE901". Le texte "(LRAR)" de l'objet de la lettre peut lui aussi être modifié avec le message "OCPIE900") Pour l'édition de l'avis de virement (ELAV), un seul modèle Q000000001 est proposé. Ces maquettes et mises en forme permettent dans un premier temps de se familiariser avec les lettres de relance, et dans un deuxième temps, servent de base lors de l'élaboration d'une lettre de relance adaptée à des besoins particuliers. En effet, vous avez la possibilité de générer des mises en forme à partir d'une de ces maquettes ou de l'une de ces mises en forme. Voici des exemples de fichiers résultats obtenus avec des mises en forme élaborées avec les 6 maquettes livrées au produit : Extraits de l'édition des lettres de relance : 1ère relance (Maquette ocelreQ1) 2ième relance (Maquette ocelreQ2) Relances avec pièces non échues (Maquette ocelreQE) Mises en demeure (Maquette ocelreQM) Virement (Maquette ocelreVR) Virement en devise (Maquette ocelreVD) |