Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
Finances
TGEF - Génération des effets (pièces et écritures)

   Ce traitement, basé sur une liste de pièces, permet l'automatisation de passation d'un certain nombre de schémas comptables. Il est utilisé généralement dans les chaînes auxiliaires et permet en particulier l'automatisation des écritures de :
   - paiement fournisseur ;
   - paiement salarié (ex : notes de frais);
   - effet à payer ;
   - effet à recevoir ;
   - passage en douteux ;
   - ...

   Plus généralement, il permet de solder des pièces sur un compte donné par un équilibre sur un compte paramétré. (Ex pour un PCG standard : 401 à 512, 411 à 413, 401 à 403, ...)

   Il a pour objectif d'automatiser la passation :
   - des écritures et pièces de règlement associées ;
   - de faire le rapprochement automatique des pièces créées aux pièces origines (facture/règlement) ;
   - de générer une nouvelle liste de pièces avec les règlements (ceci afin de les mettre à disposition pour une suite de traitement à enchaîner)

   Le fait que ce traitement utilise des listes de pièces permet par exemple de ne prendre en compte qu'une partie de la dette d'un tiers après des accords éventuels avec celui-ci, ou de ne régler qu'une partie de la dette contractée envers un fournisseur. Dans un tel contexte, le montant à prendre en compte est précisé dans les éléments de la liste (pièces d'une liste (GELP)).

   L'occurrence ETAGEF du paramètre AUTCPT conditionne les pièces à traiter suivant leur état.

   D'autre part, la reprise de certaines informations de la pièce origine sur la pièce créée est soumise à un paramétrage défini dans GREI.

   Ce traitement étant le point central de la gestion des règlements, il est préférable d'y accorder la plus grande attention, que ce soit lors de la constitution et de la validation de la liste à traiter ou que ce soit en passant par des simulations du traitement.

Soumission (voir aussi : Paramétrage du traitement)

   Liste
   Saisir le nom de la liste des pièces que vous voulez traiter.

   Liste s'y rattachant
   Si lors de la création de la liste de pièce, un rattachement a été effectué avec une autre liste existante, l'utilisateur peut s'il le désire générer les effets pour la liste seule ou pour l'ensemble des listes rattachées à celle-ci.

   Traitement réel
   Cette option donne la possibilité de simuler le traitement afin de vérifier si celui-ci rendra bien les résultats attendus.
Autrement dit, vous lancez le traitement comme pour l'exécuter. Il réalise toutes les actions et génère un compte-rendu, sans mettre à jour la base de données (phase facultative mais conseillée).

   Attention, si le traitement a été lancé en simulation, ne pas oublier de le lancer en réel pour effectuer les modifications voulues.

   Ecriture à générer

   Date
   Elle représente la date comptable à laquelle seront passées les écritures comptables générées par ce traitement. Cette zone est proposée automatiquement mais reste modifiable.

   Génération en date d'échéance
   Permet de générer les écritures en date comptable égale à la date d'échéance des écritures origines. La date précisée à la soumission n'est prise en compte que dans le cas où aucune date d'échéance n'est présente sur la pièce origine.

   Lorsque des regroupements sont effectués, la date d'échéance doit obligatoirement figurer parmi les critères de regroupement.

   Type
   Cette zone permet de définir le type des écritures à générer : comptables (type "C") ou extra-comptables.

   Acceptation
   Le type d'acceptation conditionne le bon à payer comptable. Ce type d'acceptation représente la signature électronique des pièces qui vont être générées.

   Libellé
   Cette zone est facultative. Elle permet la saisie d'un libellé pour les écritures qui seront générées.
Il est possible, comme dans la saisie des écritures, de saisir un code commençant par $$ pour récupérer un libellé standard déjà paramétré (GLPC). Si vous ne le renseignez pas, le libellé sera celui de l'écriture d'origine.

   Vous pouvez utiliser dans ce libellé un code particulier afin d'y positionner le code tiers de la pièce origine :
$NUMTIERS : code tiers de la pièce origine.

   Origine du journal
   Le choix du journal comptable sur lequel vont s'imputer les écritures de règlement dépend du remplissage de cette zone. L'utilisateur peut choisir l'imputation des écritures sur un journal en fonction :
   - de la banque et de la nature de règlement de la pièce traitée => Option Banque.
Le journal sera celui renseigné dans la gestion des dates de valeur pour cette banque et ce mode de règlement (GBDV).
   - du type de collectif et de la nature de règlement de la pièce traitée => Option Pièce.
L'écriture comptable sera imputée sur le journal spécifié pour cette association lors de la gestion des numéros de pièces (GNPI).

   ou journal
   d'un journal imposé :
Dans ce cas, toutes les écritures seront imputées sur le journal défini ici, sans tenir compte des spécificités dues au type de collectif, à la nature de règlement ou encore à la banque d'affectation de l'effet.

   Banque d'affectation
   Cette zone est facultative. Elle permet d'affecter les ou certaines pièces sur une banque si cette affectation n'a pas été effectuée précédemment dans le traitement de ventilation des pièces par banque (TBNQ) ou les traitements de modification des listes (TMPL).
L'affectation de la banque dans ce traitement est surtout utilisée si vous gérez en même temps les effets d'une seule banque.

   Pour toutes les pièces
   Si vous renseignez la banque d'affectation, on vous demande de préciser si elle concerne toutes les pièces de la liste ou uniquement celles qui ne possèdent pas encore de banque.

   Création d'une pièce par
   Cette option permet de préciser si l'on souhaite la création d'une pièce par :
     - Elément de liste ;
     - Tiers, date d'échéance, mode de règlement, choix 1, choix 2, choix 3 et choix 4 ;
     - Tiers, choix 1, choix 2, choix 3 et choix 4.
La première option génèrera une pièce pour chacune des pièces de la liste.
Les deux autres options provoquent la génération d'une pièce pour plusieurs pièces figurant dans la liste ayant ces caractéristiques communes.

   Lorsque la gestion complète du CGR A est active (paramètre AUTCPT occurrence GESCGR), un regroupement supplémentaire sur le segment ou le CGR A (selon la valeur 1 de l'occurrence) est géré quand on n'effectue pas une création des pièces par élément de liste.

   Génération

   Des écritures
   Lorsque le type d'écriture comptable ("C") a été choisi en début de soumission, il y a obligation de générer les écritures.
Dans le cas d'écritures de type extra-comptable, cette option permet de ne pas générer d'écritures, mais seulement des pièces. En effet, dans certains cas (traites soumises à acceptation par exemple), il est souhaitable de ne pas créer tout de suite les écritures comptables en cas de refus du client.
C'est la raison pour laquelle ce traitement offre la possibilité de créer séparément les pièces (effets) et les écritures. Ces pièces (sans écritures), ainsi que leurs associations, possèdent un type particulier. De plus, le solde de la pièce origine n'est pas modifié (elle n'est pas réellement payée).

   Compte rendu détaillé
   Permet d'avoir le détail des écritures passées par le traitement.

   Sens des pièces
   Cette zone est facultative. Toutefois, elle peut représenter une sécurité dans la mesure où le traitement ne générera que des pièces dont le sens correspond à celui indiqué ici.
Cette option est notamment utilisée lors de la génération des règlements fournisseurs, si la liste des pièces à traiter possède des avoirs et des factures, il est intéressant de ne pas générer de règlements pour les avoirs donc, de ne créer que des pièces au débit.
Le sens analysé est celui des pièces qui vont être créées, sur le compte des pièces traitées.

   Origine de la contrepartie
   Aucune
Le traitement recherche le compte d'équilibre du journal (GJRN).

   Compte de contrepartie du journal
Le traitement recherche le compte de contrepartie du journal (GJRN). Cette option est souvent utilisée pour générer des pièces sur des comptes auxiliarisés (effets à payer ou à recevoir).

   Equivalence de compte
Le traitement recherche pour le compte de la pièce une équivalence définie dans la gestion GCPE pour le type d'équivalence "CP".

   Compte
Le traitement équilibre l'écriture de paiement sur le compte indiqué.

   Données : "Tiers de contrepartie"

   Liste

   Collecte des pièces
   En sortie de la génération des effets, il est possible de générer une ou plusieurs liste(s). Cette liste contiendra l'ensemble des pièces générées ou de contrepartie. Elle sera utilisée pour l'édition des règlements.

   Générées ou de contrepartie
   Ce choix permet de choisir quelles sont les pièces collectées :
  - celles qui sont générées pour venir solder les pièces de la liste ;
ou
  - celles qui sont créées via la contrepartie quand le compte utilisé est en génération de pièce.

   Effacement liste
   Si la liste à créer existe déjà, faut-il enlever les règlements présents et les remplacer par les nouveaux créés ou faut-il conserver les anciens et ajouter les nouveaux ?

   Si oui, 1er caractère
   Le nom de la liste que vous créez est constitué de la façon suivante :
un premier caractère que vous donnez ici auquel sera concaténé le mode de règlement (tronqué à 4 caractères s'il fait plus), la banque, la devise (tronquée à 2 caractères si elle fait plus), ces critères étant présents suivant le choix fait pour la génération de cette liste (Cf. ci-dessous).

   Génération par
   La façon de créer cette liste dépend de cette zone. Vous devez choisir parmi les options proposées.
Le choix se fait suivant les traitements que vous voulez faire subir à cette liste. Par exemple, si vous voulez éditer des règlements (chèque, BAO, etc.), étant donné que les éditions sont distinctes, il est conseillé de générer en sortie une liste par mode de règlement.
Si vous traitez des virements nationaux et internationaux, il est intéressant de générer une liste par devise.

   Ou dans la liste
   Si une liste est précisée, la collecte des pièces s'effectuera dans celle-ci.
Remarque : Dans le cas où cette liste est précisée, les champs "Si oui, 1er caractère" et "Génération par" sont ignorés.

   Devises

   Génération en devise
   Les zones suivantes concernent les pièces en devise ou les pièces en devise de reporting à cours variable (M4).
Le traitement a besoin d'un cours, 2 possibilités :

   Au cours d'origine
   Le taux appliqué aux règlements est celui des pièces origines. Cette option n'est disponible que si l'on prend création d'une pièce par éléments de liste.

   Ou mode de change, date de validité
   Le cours est déterminé par le traitement suivant un mode de change et une date de validité à renseigner.

   Devise IN
   Permet dans le cas de pièces en devises IN de choisir quelle sera la devise de la pièce de paiement avec 3 choix possibles :
   - devise de la pièce origine (facture en DEM paiement en DEM) ;
   - devise de référence (facture en DEM paiement en Euro) ;
   - devise de reporting (facture en DEM paiement en francs).

   Sans devise
   Permet dans le cas de pièces sans devise de choisir quelle sera la devise d'origine de l'écriture de paiement avec 3 choix possibles :
   - devise origine (les factures sont payées dans leur devise de saisie) ;
   - devise de référence (toutes les factures sont payées en devise de référence) ;
   - devise de reporting (toutes les factures sont payées en devise de reporting). Lorsque vous gérez une devise de reporting à cours variable (M4), cette option n'est pas prise en compte : les factures sont payées en devise de référence.

   Etablissement / Chemin

   Origine

   Ces critères vous permettent de traiter une même liste dans plusieurs établissements (la liste doit exister dans tous les établissements) en précisant soit une fourchette d'établissements, soit une composition d'établissements (GCET) suivant un chemin.

   Destination

   Vous avez aussi la possibilité de générer les écritures sur un établissement particulier.

   Si collecte des pièces dans une liste
   Ce choix permet de définir quelles pièces de l'établissement de destination sont collectées dans la liste précisée dans le masque principal :
  - celles du compte de liaison (compte destination donné dans GJRA pour le journal et l'établissement de l'écriture générée sur l'établissement de la pièce origine) ;
ou
- celles qui sont créées via la contrepartie quand le compte utilisé est en génération de pièce.

   Attention : Lorsque l'établissement de destination est identique à l'établissement d'origine, ce choix n'est pas pris en compte. Seul le choix du masque principal est considéré.

   Substitutions et listes

   Si montant inférieur à / Si montant supérieur à
   Dans certains cas, il peut s'avérer nécessaire d'imposer un règlement précis (chèque, virement, ...) pour certains montants.
Ces options permettent à l'utilisateur d'imposer (et donc de substituer à celui d'origine) un mode de règlement pour tous les montants inférieurs ou supérieurs à une somme donnée.
Ceci permet par exemple d'éviter d'utiliser des modes de règlements coûteux (LCR, BAO) pour des petits montants.
Il est également possible de changer l'acceptation sur ces pièces.

   Vous avez alors deux possibilités : soit traiter ces pièces, soit mettre ces pièces dans une liste (avec possibilité d'effacer les pièces déjà présentes dans la liste) en vu d'un traitement ultérieur. Dans le cas où vous modifiez le mode de règlement et/ou le type d'acceptation, les pièces d'origine seront modifiées.
Attention : lorsque vous traitez ces pièces, les pièces générées sont collectées dans une liste dont le nom est paramétré suivant les critères donnés à la soumission.
Ainsi, si vous procédez à une substitution du mode de règlement, des pièces de modes de règlement différents peuvent être incluses dans la même liste si vous n'avez pas choisi le critère "REGLEMENT" pour la génération des listes.

   Si le sens ne permet pas de générer l'écriture mettre les pièces origine dans la liste
   Les pièces dont le sens est inverse à celui spécifié dans l'écran principal peuvent être intégrées dans une liste (avec possibilité d'effacer les éléments déjà présents dans la liste).

   Liste complémentaire

   Liste
   Liste des acceptations partielles utilisée pour référencer des pièces que l'on souhaite traiter en partie ou en totalité sans toutefois indiquer qu'elles sont acceptées.

   Cette liste doit être différente de la liste à traiter ou d'une des listes s'y rattachant.
Elle ne doit pas contenir de pièces déjà présentes dans une des autres listes à traiter.
Les pièces de cette liste sont traitées qu'elles soient acceptées ou non pour le montant indiqué dans GELP, sinon pour leur solde.
Les paramétrages sur l'état des pièces (paramètre AUTCPT occurrence ETAGEF) et sur le type de mouvement (paramètre AUTCPT occurrence TYPGEF) sont pris en compte lors de la sélection des pièces de cette liste.
Lorsque des regroupements sont effectués, les pièces de cette liste sont combinées aux pièces des autres listes à traiter.
A l'issue du traitement les pièces correctement traitées sont supprimées de la liste.

   Traitement si date d'échéance inférieure ou égale au
   Seules les pièces de la liste complémentaire dont la date d'échéance, sinon la date maximale, est inférieure ou égale à cette date sont traitées.

   Tiers de contrepartie
   Si le compte choisi comme compte de contrepartie est collectif (voir paramétrage dans le cadre "Origine de la contrepartie"), on peut préciser la provenance du tiers à lui affecter.

   Attention, si le compte de la pièce traitée est lui aussi collectif, il faut absolument affecter le même tiers, sinon il y aura une erreur, car la génération d'écriture multi-tiers n'est pas autorisée.

   Si l'on veut utiliser un regroupement par tiers, échéance, règlement, il faut aussi regrouper par l'entité correspondant au tiers choisi :
   - tiers concerné et adresse du tiers concerné ;
   - tiers associé et adresse du tiers associé ;
ou être sûr que la liste ne contienne que des pièces avec une seule entité.

   Origine tiers
   Aucune
Si le compte choisi comme compte de contrepartie est collectif (voir paramétrage dans le cadre "Origine de la contrepartie"), le tiers présent sur la pièce traitée est repris.

   Tiers concerné
Si le compte choisi comme compte de contrepartie est collectif, le traitement affecte le tiers concerné de la pièce origine, et s'il n'est pas renseigné, recherche le premier tiers concerné présent sur une autre échéance de cette pièce origine.

   Tiers de paiement
Si le compte choisi comme compte de contrepartie est collectif, le traitement affecte le tiers de paiement de la pièce origine, et s'il n'est pas renseigné, recherche le premier tiers de paiement présent sur une autre échéance de cette pièce origine.

   Tiers associé
Si le compte choisi comme compte de contrepartie est collectif, le traitement affecte le tiers associé de la pièce origine, et s'il n'est pas renseigné, recherche le premier tiers associé présent sur une autre échéance de cette pièce origine.

   ou tiers
Si le compte choisi comme compte de contrepartie est collectif, le traitement affecte le tiers saisi.

Actions réalisées par le traitement

Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association)

   PRM
   Les occurrences du paramètre AUTCPT utilisées par ce traitement peuvent être définies par la concaténation de l'occurrence et de "-" suivi de la valeur du PRM. Ceci permet d'avoir des paramétrages différents pour chaque mnémonique.

   Ainsi par exemple, pour un mnémonique ayant un paramètre PRM = "A", le traitement utilisera les occurrences ETAGEF-A, TYPGEF-A, CGAEFF-A, etc.
Si les occurrences ETAGEF-A, TYPGEF-A, CGAEFF-A, etc., n'existent pas, le traitement utilisera les occurrences standard.

   PR1
   Si sa valeur vaut "A", ce paramètre permet de reporter l'écriture générée sur les compensations (GCOPI) associées à la pièce traitée.

Paramètres associés au traitement (voir aussi : Principe de l'association)

   PR1
   Ce paramètre détermine la date comptable à donner aux écritures générées lorsque la date prévue n'est pas sur la période d'ouverture du journal.

   En positionnant la valeur de ce paramètre à "O" : la date de début d'ouverture du journal est prise en compte comme date comptable.

   En positionnant la valeur de ce paramètre à "D" : la date d'émission est prise en compte comme date comptable. (Attention : lorsque vous effectuez des regroupements, veuillez à bien mettre la date d'émission dans les critères de regroupement sinon l'option ne fonctionnera pas).

Paramètres
   TYPACC

   TYPMVC

   AUTCPT - ARREFF

   AUTCPT - CGAEFF

   AUTCPT - CGBEFF

   AUTCPT - ETAGEF

   AUTCPT - ETSGEF

   AUTCPT - GESCGR

   AUTCPT - NEG

   AUTCPT - PIEEXT

   AUTCPT - PIESLD

   AUTCPT - TYPGEF

Messages
   OCBDV050 - Type de pièce à générer non renseigné

   OCBDV051 - Journal de génération non renseigné

   OCECR203 - Les critères ne permettent pas de générer des écritures avec comme date comptable la date d'émission des pièces origines

   OCECR219 - Les critères ne permettent pas de générer des écritures avec comme date comptable la date d'échéance des pièces origines

   OCEDC001 - Equivalence de comptes inexistante ou inutilisable

   OCMVC101 - Aucun CGR A à affecter malgré le paramétrage du compte

   OCMVC102 - Aucun CGR B à affecter malgré le paramétrage du compte

   OCPIE059 - Type d'acceptation ne permet pas le traitement

   OCPIE061 - Traitement par tiers impossible avec cet état de pièce

   OCPIE062 - Pièce en attente n'ayant pas de pièce associée

   OCPIE064 - Mode de règlement non renseigné

   OCPIE066 - Pièce ayant déjà une écriture

   OCPIE085 - Pièces en devise : précisez le cours à la soumission

   OCPIE086 - Recherche du journal impossible : banque non renseignée

   OECPT056 - Compte en CGR A obligatoire non autorisé

   OEDVM053 - Le mode de change doit autoriser la modification de la date validité $1

   OEJRN056 - Le journal doit avoir un compte d'équilibre

   OEJRN081 - Création pièce sans écriture : Numérotation pièce automatique interdit

   OENPI053 - Type de pièce à générer non renseigné

   OENPI054 - Journal de génération non renseigné

Extrait du compte rendu