Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Déplacements et Frais professionnels | |||
| TFCPT - Actions réalisées par le traitement de transfert en comptabilité des frais | |||
| Sélection des données et paramétrage du traitement |
| Pour qu'une note de frais soit sélectionnée, son étape doit être supérieure ou égale à l'étape précédente obligatoire du transfert en comptabilité. Le traitement s'appuie sur des règles de transfert définies dans le paramétrage du transfert en comptabilité (GFTVC). Le code du paramétrage du transfert en comptabilité à utiliser est à indiquer dans les critères du traitement. Ces règles de transfert indiquent entre autre : - le journal comptable ; - le type d'écriture ou de mouvement ; - la date comptable ; - les tiers transférés ; - les différentes données à transférer vers la comptabilité. Si le critère "Type de paiement" est renseigné lors de la soumission du traitement, seules les lignes de la note de frais ayant ce type de paiement seront traitées. |
| Principe général |
| Le traitement génère une écriture comptable par note de frais. Avant d'être intégrées dans l'Application Finances, les données comptables représentant les notes de frais, sont toujours transférées dans les tables d'interface OCECT et OCPIT. Suivant le type de transfert "indirect" ou "direct", les données sont ou ne sont pas consultables, et éventuellement modifiables, dans les tables d'interface. Si "direct", les données sont transférées dans les tables d'interface et ensuite directement dans les pièces, écritures et mouvements de la comptabilité. Si "indirect", les données sont transférées dans les tables d'interface. Le contenu de ces tables est visible en utilisant la transaction GECT. Le traitement TECT ou le bouton "Transfert" de GECT génère ensuite les pièces, les écritures et les mouvements comptables définitifs à partir des tables d'interface. C'est lors de l'intégration des tables d'interface que les contrôles de cohérence vis-à-vis sont effectués. Le schéma d'écriture généré est le suivant : 1) un mouvement "TTC" ou "collectifs", dont le montant au crédit, correspond au montant total de la note de frais ; 2) un ou plusieurs mouvements dits "HT", dont le montant au débit, correspond au montant HT des lignes de frais ; 3) les mouvements de taxe, dont le montant au débit, correspond au montant de la taxe des lignes de frais. Les montants de ces différents mouvements sont exprimés dans la devise de remboursement de la note de frais. Si le montant de ces mouvements est négatif, et que le paramétrage (paramètre AUTCPT occurrence NEG) n'autorise pas les valeurs négatives, le sens des mouvements est inversé et le montant de ces derniers est multiplié par -1 de manière à le rendre positif. |
| Création des écritures |
| Le traitement génère une écriture comptable par note de frais. Numéro Dans le sas, ce numéro est calculé en incrémentant le compteur défini dans GNET par établissement et type d'écriture. Lors du transfert, ce numéro est de nouveau calculé en incrémentant cette fois le compteur défini dans GNEC. Journal Journal défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Type de mouvement Type de mouvement défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Libellé Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Libellé complémentaire Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date comptable Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'émission Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'échéance Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'échéance initiale Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Type de pièce Type de pièce défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Numéro de pièce Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Référence Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. |
| Création des mouvements HT |
| Les mouvements HT sont issus des lignes de frais. Le montant de ces mouvements correspond au montant HT de la ligne de frais. Or sur une ligne de frais, seuls les montants TTC et de taxe sont présents. Le montant HT est donc calculé à partir du montant de la taxe saisi. Certaines lignes de frais peuvent comporter différents taux de taxe (exemple des repas avec une taxe pour le repas et une taxe pour les boissons alcoolisées). Dans ce cas, il est nécessaire de générer autant de mouvements qu'il y a de taxes présentes sur la ligne de frais. On calcule alors le montant HT correspondant à chaque taxe. Lors de ces différents calculs, des écarts, dus aux arrondis, peuvent apparaître entre le montant TTC saisi de la ligne de frais et la somme des différents montants HT calculés et de taxe saisis. L'écart constaté est donc ventilé, au prorata du total HT, sur le montant de chaque mouvement HT. Il est possible de regrouper ces mouvements. Pour cela il est nécessaire de l'indiquer au niveau du paramétrage du transfert. De plus, les mouvements sont regroupés seulement si les données suivantes sont identiques : - le sens du mouvement ; - le compte ; - le code de taxe ; - le CGR analytique ; - le CGR budgétaire ; - le poste ; - l'unité d'oeuvre ; - les paramètres de 1 à 15. Remarque : lorsque le montant remboursé de la ligne de frais est négatif, on tient compte du paramétrage de l'Application Finances. Si celui-ci indique que les valeurs négatives sont autorisées, le mouvement n'est pas modifié. Dans le cas contraire, le sens du mouvement est inversé et les montants sont passés en positif. Numéro Incrémenté de 10 en 10. N° d'échéance Egal à 0. Type de mouvement Type de mouvement défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Compte Si le paramétrage du transfert (GFTVC) indique que l'on utilise un compte de débit global, le compte du mouvement est affecté avec le compte défini au niveau du paramétrage, sinon le compte du mouvement est affecté avec le compte présent sur les lignes de frais. Poste Affecté avec le poste associé au compte du mouvement. CGR analytique CGR analytique présent sur les lignes de frais. CGR budgétaire GGR budgétaire présent sur les lignes de frais. Dossier Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Libellé Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Unité et quantité d'oeuvre Affectés si la définition du paramétrage du transfert indique que les unités sont transférées en comptabilité et que l'unité et la quantité des lignes de frais sont renseignées et que la quantité est différente de 0. Code taxe Code taxe présent sur les lignes de frais. Base et montant HT Montant HT du mouvement. Montant taxe Montant de la taxe présent sur les lignes de frais. Montant débit Montant HT du mouvement. Montant crédit Egal à 0. Paramètres 1 à 15 Affectés en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. |
| Création des mouvements de taxe |
| La génération de ces mouvements est dépendante des mouvements HT générés. En effet, si une ligne de frais est assujettie à différentes taxes, le transfert en comptabilité génère autant de mouvements HT et de taxe qu'il y a de taxes présentes sur la ligne de frais. Sur le même principe que les mouvements HT, les mouvements liés aux taxes peuvent également être regroupés. Numéro Incrémenté de 10 en 10. N° d'échéance Egal à 0. Type de mouvement Type de mouvement défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Compte Affecté avec le compte d'attente déductible associé au code de TVA s'il est renseigné, sinon affecté avec le compte définitif. Poste Affecté avec le poste associé au compte du mouvement. CGR analytique CGR analytique présent sur les lignes de frais. CGR budgétaire CGR budgétaire présent sur les lignes de frais. Montant débit Montant de la taxe. Montant crédit Egal à 0. Paramètres 1 à 15 Affectés en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. |
| Création des mouvements TTC et des pièces |
| Le traitement génère autant de mouvements qu'il existe d'échéances scindées associées à l'échéance de la note de frais. Le montant de chacun des mouvements est calculé en appliquant le pourcentage associé à chaque échéance scindée. Particularité des comptes collectifs suivis en analytique Il est possible de paramétrer le suivi en analytique des comptes collectifs. Ce suivi est déterminé par la définition de l'occurrence GESCGR du paramètre AUTCPT. Elle détermine si les mouvements collectifs sont suivis ou non en analytique. Si le suivi est mis en place, on précise si ce dernier se fait au niveau du CGR combinaison ou seulement au niveau d'un segment de la clé analytique. Dans ce cas, on spécifie le segment utilisé pour le suivi. Lorsque le suivi est effectué au niveau CGR combinaison, le traitement génère un mouvement collectif pour chaque valeur différente de CGR combinaison présent sur les lignes de la note de frais. Lorsque le suivi est effectué au niveau segment, le traitement génère un mouvement collectif pour chaque valeur différente du segment, précisé dans le paramétrage, présent sur les lignes de la note de frais. Détail des zones des mouvements collectifs Numéro Incrémenté de 10 en 10. N° d'échéance Incrémenté de 1 en 1. Type de mouvement Type de mouvement défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Compte Si le paramétrage du transfert (GFTVC) indique que l'on utilise un compte de crédit global, le compte du mouvement est affecté avec le compte défini au niveau du paramétrage, sinon le compte du mouvement est affecté avec le compte présent sur la fiche intervenant, s'il est renseigné, sinon avec le compte saisi dans la chaîne 1 de l'occurrence du paramètre GRPQTINT représentant le groupe de l'intervenant de la note de frais traitée. Poste Affecté avec le poste associé au compte du mouvement. CGR analytique Voir § sur l'affectation des CGR analytique. CGR budgétaire Le plus petit des CGR budgétaires présents sur les lignes de la note de frais. Tiers Affecté en fonction de la valeur définie pour le tiers auxiliaire dans le paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Dossier Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Libellé Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Montant débit Egal à 0. Montant crédit Montant total de la note de frais. Paramètres 1 à 15 Affectés en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Détail des zones des pièces Numéro Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Type de pièce Type de pièce défini au niveau du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Libellé Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Libellé complémentaire Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date comptable Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'émission Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'échéance Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'échéance initiale Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Date d'émission Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Tiers auxiliaire Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Tiers de paiement Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Tiers concerné Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Tiers associé Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Domiciliation Affectée avec la domiciliation de la note de frais. Mode, délai et date de règlement Affectés avec le mode, le délai et la date de règlement de l'échéance. Dossier Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Référence Affectée en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. Gestionnaire Affecté avec le gestionnaire de l'intervenant. Devise Affectée avec la devise de remboursement si elle est différente de la devise de référence. Paramètres 1 à 15 Affecté en fonction de la définition du paramétrage du transfert (GFTVC) utilisé. |
| Historique des étapes |
| Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la note de frais de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GFETC) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non. |
| Traitement d'une liste d'éléments |
| Si l'élément traité est une liste de notes de frais, vérification en fonction du paramétrage, si autorisation de traiter des notes de frais relatives à différents établissements (occurrence Z du paramètre AUTLISTE). Lorsque le traitement se déroule sans anomalie, modification de la liste pour indiquer la dernière étape réalisée. Mise à jour de l'étape, elle est égale à l'étape du traitement exécuté. Mise à jour de la date de dernier traitement. Mise à jour de l'utilisateur ayant réalisé le traitement. Mise à jour du dernier traitement réalisé. |
| Annulation des engagements |
| En fonction de la définition du flux auquel appartient la note de frais, il se peut que cette dernière ait déjà été transférée en comptabilité pour enregistrer l'engagement de la dépense. De même, la note de frais ou une de ses lignes peuvent être associées à une demande de déplacement. Si cette demande déplacement a été transférée en comptabilité, la plupart du temps pour engager la dépense, le traitement va annuler les pièces associées à ces engagements. Il est possible de paramétrer ces annulations au niveau du paramétrage du transfert en comptabilité (GFTVC). On peut définir le journal d'annulation, le type d'écriture, le type de pièce, la date et le signe des montants de l'écriture d'annulation. Si ces informations ne sont pas renseignées, elles sont reprises de la pièce comptable d'origine. Remarques : Une demande de déplacement peut être associée à plusieurs notes de frais. L'annulation de son écriture comptable intervient lors de la comptabilisation de la première note de frais à laquelle elle est liée. Quand on annule une demande de déplacement en comptabilisant une note de frais, les données d'annulation utilisées sont stockées dans le paramétrage du transfert en comptabilité pris en compte lors du transfert de la demande de déplacement. Toutefois, dans un contexte public, le fait que l'engagement soit généré pour un exercice différent de celui de l'extourne, entraine une gestion différente. Ainsi le journal et le type de l'écriture d'extourne doivent être spécifiques. Pour déterminer si cette annulation est réalisée dans un contexte public, le traitement lit la valeur testée 1 de l'occurrence GESM9 du paramètre AUTM9. Si c'est bien le cas, le traitement compare l'exercice comptable de l'écriture d'engagement existante et de l'écriture d'extourne qu'il va générer. Cette comparaison est réalisée sur l'année des dates comptables. Si les 2 années sont différentes, le journal et le type positionnés pour l'écriture d'extourne sont lus respectivement dans le texte et la valeur testée 1 de l'occurrence RETENG du paramètre AUTM9. |
| Création des liens avec la comptabilité |
| Lors du transfert en comptabilité, il est désormais possible de créer des liens avec la comptabilité afin de retrouver au moyen d'une consultation graphique CKBJR l'origine d'une écriture et de ses mouvements. Pour cela, il faut associer un type d'évènement au type de transfert en comptabilité utilisé. Ceci est réalisé au moyen de la transaction GFTEV. Lors du transfert, des liens sont créés pour chacun des mouvements. Ainsi pour les mouvements TTC et de TVA, un lien est créé entre la note de frais et l'écriture. Pour le mouvement HT, un lien est créé entre la ligne de frais et le mouvement correspondant. Toutefois, si la note de frais comporte plusieurs lignes et que le paramétrage du transfert en comptabilité indique un regroupement des mouvements, un seul lien est créé avec la première ligne de frais soumise au regroupement. De plus, cette génération des liens est conditionnée par l'occurrence OCLIE du paramètre AUTQDF. |
| Gestion des lignes sans TVA |
| La saisie de la TVA, sur les lignes de frais, est effectuée dans le seul but de pouvoir la récupérer. Cette récupération de TVA est définie par l'administration fiscale qui l'autorise pour certains frais et dans des conditions précises. Il n'y a donc aucun intérêt à renseigner des informations concernant cette taxe lorsque le recouvrement n'est pas permis. Les données du mouvement de charge, généré lors de la comptabilisation de ces frais, sont affectées avec les données de la ligne de frais, notamment le compte. La définition de ce dernier peut obliger la saisie des informations se rapportant à la TVA (le code et la base de TVA, les montants HT et TVA). Etant donné que la ligne de frais ne porte aucune donnée TVA, le code TVA à reporter sur le mouvement ne peut pas être récupéré à partir de celle-ci. Le code TVA est alors lu dans la chaîne 1 de l'occurrence TVAEXO du paramètre AUTQDF. Le montant HT et la base de TVA sont égaux au montant du mouvement. Le montant de TVA est égal à 0. Le code de TVA paramétré doit renvoyer : - vers un taux à 0 ; - vers un mode indiquant qu'il est déclaré. Ce type de mode est nécessaire, car une écriture ne peut pas comporter des mouvements avec de la TVA déclarée et d'autres avec de la TVA exonérée. |
| Gestion des lignes dont le montant de TVA est égal à 0 |
| La saisie de la TVA, sur les lignes de frais, est effectuée dans le seul but de pouvoir la récupérer. Cette récupération de TVA est définie par l'administration fiscale qui l'autorise pour certains frais et dans des conditions précises. Une des conditions est de pouvoir justifier les différents montants et plus particulièrement celui de TVA. La preuve de ces montants est la plupart du temps la facture délivrée par le fournisseur, qui doit être à disposition de l'administration fiscale. Si pour une raison quelconque (perte de la facture ou autre), ce justificatif ne peut pas être présenté à l'administration fiscale, le montant de TVA associé ne pourra pas être récupéré. Le montant de TVA du frais saisi sera alors 0. Les données du mouvement de charge, généré lors de la comptabilisation de ces frais, sont affectées avec les données de la ligne de frais. Le code de TVA du mouvement est récupéré depuis la nature de dépense présente sur la ligne. Dans le cas présent, sans modification de l'affectation du code de TVA, une différence apparaîtrait entre la somme des mouvements HT portant ce code de TVA et la somme des mouvements de TVA liés à cette TVA. Exemple : Un mouvement avec justificatif avec les données suivantes : - compte 625100 - montant 50 EUR - code TVA 2000 (correspond à de la TVA à 20%) - montant de TVA 10 EUR Mouvement de TVA associé au mouvement précédent avec les données suivantes : - compte 445100 - montant de 10 EUR Un mouvement sans justificatif avec les données suivantes : - compte 625100 - montant 50 EUR - code TVA 2000 (correspond à de la TVA à 20%) - montant de TVA 0 EUR Il y a une incohérence car la somme des mouvements de TVA (10 EUR) devrait être égale à la somme des mouvements HT multipliée par le taux de TVA associé (20%) soit 20 EUR. Ce déphasage n'avait aucune incidence sur la déclaration de TVA, les montants des mouvements étaient corrects. Il pouvait être perturbant lors du contrôle de la TVA. Pour pallier ce problème, le code de TVA, affecté sur le mouvement de charge, est lu dans la chaîne 1 de l'occurrence TVAEXO du paramètre AUTQDF. Le montant HT et la base de TVA sont égaux au montant du mouvement. Le montant de TVA est égal à 0. En reprenant l'exemple, le second mouvement généré porte les données suivantes : - compte 625100 - montant 50 EUR - code TVA 0000 (code de TVA paramétré) - montant de TVA 0 EUR Cette modification du code de TVA corrige l'incohérence qui apparaissait lors d'un contrôle de TVA par exemple. |