Pour signer des factures, l'utilisateur connecté doit être défini en tant que :
- signataire ou utilisateur faisant partie d'une liste de signataires (GLUSA). Les droits sont donnés dans la gestion des signataires achats (GSGEA), par établissement, type de signature et classe de commandes en indiquant la personne pour laquelle le signataire ou la liste de signataires signera les factures. Cette personne correspond soit au créateur ou à une liste de créateurs, soit à un des gestionnaires des commandes de la facture. Le type de signature est donné par le paramétrage des signatures (GPSGA) ;
- ou utilisateur pour lequel des délégations (GDSGA) ont été effectuées par un signataire ;
- ou utilisateur désigné par un changement de signataires (GCSGA) pour les commandes de la facture.
La transaction de signature correspond à une étape. Il faut donc la définir dans les étapes générales (GETPA) et dans les étapes par classe (GETCA).
La gestion s'ouvre en mode recherche ce qui permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche sur toutes les factures en attente de signature. Pour affiner la recherche, il est possible de saisir des critères de sélection sur les factures (numéro de facture, fournisseur, devise, ...). Il est possible d'ajouter l'établissement comme critère de sélection si la valeur du paramètre PRE associé au mnémonique est égale à "O". Si la valeur vaut "N", le système ne sélectionne que les factures de l'établissement de connexion.
Ne sont affichées que les factures non encore signées et telles que pour toutes les commandes de la facture :
1) si l'utilisateur est défini parmi les signataires (GSGEA) :
a) l'utilisateur signataire a le droit de signature pour la classe de commandes et le type de signature associé au mnémonique de signatures. Le type de signature est donné par le paramétrage des signatures (GPSGA) ;
b) en fonction du paramétrage, l'utilisateur signataire a le droit de signer pour le créateur ou un des gestionnaires de la commande (pour le rôle et la fonction paramétrés) ;
c) en fonction du paramétrage des signatures (GPSGA), le montant de chaque commande de la facture ou le montant total de la facture doit être compris dans la fourchette de montants autorisés pour le signataire. La fourchette de montants est définie soit dans les éléments de liste d'utilisateurs signataires (GELUA) soit dans les signataires (GSGEA) ;
d) l'étape obligatoire précédant la signature a été réalisée.
2) si l'utilisateur a été désigné parmi les changements de signataires (GCSGA) : l'étape obligatoire précédant la signature a été réalisée.
Suivant le paramètre AUTSATAC, occurrence CTLLOP, il est possible d'interdire la signature de la facture si tout le stock n'a pas été libéré de la quarantaine pour les lignes des commandes de la facture ayant une influence en stock.
L'utilisateur signataire a également la possibilité d'indiquer que la facture est non traitée. Dans ce cas, les commandes de la facture ne changent pas d'étape et aucune mise à jour n'est effectuée sur la facture. Elle pourra être traitée ultérieurement.
Lors d'un litige, le type d'acceptation de la facture et celui de la pièce correspondante sont mis à jour à partir du type d'acceptation donné par le paramétrage des signatures (GPSGA). Aucun contrôle d'équivalence de type d'acceptation n'est effectué. L'utilisateur d'acceptation est alors égal à l'utilisateur de connexion et la date d'acceptation à la date système. Le code rejet de la facture peut également être mis à jour en fonction du paramétrage des signatures (GPSGA) :
- si l'option "Mise à jour code rejet facture" est activée, le code rejet de la facture est positionné à "I" et le bon à payer ne peut pas être délivré par le traitement de bon à payer (TTAC). Il doit être délivré par la gestion d'acceptation de la facture (GTAC) ou par une nouvelle étape de signature ;
- si l'option "Mise à jour code rejet facture" n'est pas activée, le code rejet n'est pas mis à jour et le bon à payer peut être délivré par le traitement de bon à payer (TTAC) ou par une nouvelle étape de signature.
Les informations litige (code et motif) de la facture peuvent également être mises à jour en fonction de l'option "Saisie motif litige" du paramétrage des signatures (GPSGA) :
- "Obligatoire" : le code et le motif de la mise en litige de la facture doivent obligatoirement être précisés par l'utilisateur ;
- "Facultative" : la saisie du code et du motif de la mise en litige est libre ;
- "Interdite" : le code et le motif de la mise en litige ne doivent pas être saisis.
Il est possible d'affecter les informations litige de la pièce si l'option "Mise à jour litige pièce" du paramétrage des signatures (GPSGA) est cochée. Ces informations sont alors affectées de la manière suivante :
- code litige : code litige de la facture ;
- motif litige : motif litige de la facture tronqué sur 60 caractères ;
- gestionnaire : gestionnaire associé à l'utilisateur de connexion dans la gestion des utilisateurs individuels (GUSI) ;
- date : date du jour.
Les zones litige de la pièce sont indépendantes les unes des autres. Il est ainsi possible de renseigner le code litige et pas le gestionnaire. Si le gestionnaire associé à l'utilisateur n'est pas renseigné, seul le code, le motif du litige et la date sont affectés. Par contre, si le code et le motif du litige ne sont pas renseignés dans la facture, aucune information litige de la pièce n'est mise à jour.
Lors de l'acceptation d'une facture, cette transaction permet également de donner le bon à payer pour la facture si l'option "Bon à payer" du paramétrage des signatures (GPSGA) est activée. Le type d'acceptation de la facture et de la pièce correspondante sont alors mis à jour de la façon suivante :
- si le type d'acceptation du paramétrage des signatures (GPSGA) est renseigné, le type d'acceptation est égal à cette valeur. Dans ce cas, s'il existe des équivalences de types d'acceptation (GETA) pour la transaction de signatures de factures, il doit exister une équivalence entre le type d'acceptation de la facture (type d'acceptation origine) et le type d'acceptation donné par le paramétrage (type d'acceptation destination) sinon il y a erreur : le bon à payer ne peut être donné et la facture n'est pas signée ;
- si le type d'acceptation du paramétrage des signatures (GPSGA) n'est pas renseigné mais s'il existe des équivalences de types d'acceptation (GETA) pour la transaction de signatures de factures, le type d'acceptation est égal au type d'acceptation destination défini par défaut dans les équivalences de types d'acceptation pour le type d'acceptation origine égal au type d'acceptation de la facture.
L'utilisateur d'acceptation est égal à l'utilisateur de connexion et la date d'acceptation à la date système.
L'observation BAP de la facture peut également être mise à jour en fonction de l'option "Saisie observation BAP" du paramétrage des signatures (GPSGA) :
- "Obligatoire" : l'observation BAP doit obligatoirement être précisée par l'utilisateur ;
- "Facultative" : la saisie de l'observation BAP est libre ;
- "Interdite" : l'observation BAP ne doit pas être saisie.
La pièce externe est également mise à jour avec la référence de la facture.
Si l'option "Mise à jour des pièces soldées" du paramétrage des signatures (GPSGA) n'est pas activée, le type d'acceptation des factures pour lesquelles les pièces sont déjà soldées n'est pas mis à jour.
Pour les clients ne possédant pas l'Application Finances et pour lesquelles la pièce n'existe donc pas en comptabilité, il est possible de ne mettre à jour que le type d'acceptation de la facture. Ceci est défini par l'occurrence TRFPIM du paramètre AUTSAFAA.
ATTENTION :
La pièce ne peut être mise à jour en comptabilité que si les ventilations comptables (CVCC) de la facture n'ont pas été supprimées c'est-à-dire si la case "Suppression une fois traitée" n'est pas cochée pour le type de ventilation (GTVCA) utilisé pour l'envoi en comptabilité de la facture. |
: Affichage d'un "bonhomme" rouge s'il existe une ligne pour la facture avec une des conditions suivantes :
: Affichage d'un "bonhomme" vert si les conditions ne sont pas remplies pour que le bonhomme soit rouge et s'il existe une ligne pour la facture avec une des conditions suivantes :
: Affichage d'un "bonhomme" jaune si les conditions ne sont pas remplies pour que le bonhomme soit rouge ou vert.
: Affichage d'un sac de pièces rouge s'il existe une ligne pour la facture avec une des conditions suivantes :
: Affichage d'un sac de pièces vert si les conditions ne sont pas remplies pour que le sac de pièces soit rouge et s'il existe une ligne pour la facture avec le prix facturé inférieur au prix commandé.
: Affichage d'un sac de pièces jaune si les conditions ne sont pas remplies pour que le sac de pièces soit rouge ou vert.
: Affichage d'un panneau "stop" lorsque le montant de la facture est supérieur au montant autorisé dans les crédits par personne (GMPP) et que le contrôle montant du type de crédit (GPMC) est bloquant.
: Affichage d'un panneau "attention danger" lorsque le montant de la facture est supérieur au montant autorisé dans les crédits par personne mais que le contrôle montant du type de crédit n'est pas bloquant.
: Affichage d'un panneau "sens unique" lorsque le montant de la facture est inférieur au montant autorisé dans les crédits par personne.
: Affichage d'un panneau "sens interdit" lorsque le type de crédit indique que le contrôle du montant est effectué pour l'utilisateur d'acceptation et que la transaction de signatures ne donne pas le bon à payer (case à cocher "Bon à payer" inactive dans le 
: Affichage d'une tirelire rouge s'il existe une ligne pour la facture avec la remise facture inférieure à la remise commande.
: Affichage d'une tirelire verte si les conditions ne sont pas remplies pour que la tirelire soit rouge et s'il existe une ligne pour la facture avec la remise facture supérieure à la remise commande.
: Affichage d'une tirelire jaune si les conditions ne sont pas remplies pour que la tirelire soit rouge ou verte.
: Lors de l'affichage des factures à signer, affichage d'un verre cassé lorsqu'il y a eu des quantités retournées pour une des lignes des commandes de la facture.
: Lors de l'affichage des factures à signer, affichage d'un camion lorsque :