TGDM - Actions réalisées par le traitement de génération des commandes ou demandes d'achats

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Maintenance

Introduction

   Ce traitement permet de générer automatiquement une demande d'achats ou une commande d'achats à partir d'une ligne d'opération (QMILOR) d'un bon de travail (GORM).

   Son paramétrage dépend du paramètre "PRM" lié au traitement (GTRB). Ce dernier constitue le préfixe de la plupart des occurrences de paramètre à prendre en compte (voir AUTQMACH).

   Une fois générée, la demande/commande d'achats est liée au bon de travail au travers de la gestion des liens (GORLM). Si la génération concerne une liste, il est possible d'obtenir un regroupement sur l'ensemble des bons de travail.

   Suivant le paramètre AUTQMACH occurrence TLN, le lien peut également être créé dans les liens de commandes (GLCD).

Gestion des devis de maintenance

Si un ou plusieurs devis de maintenance sont liés au BT (voir GDEVM), il est possible de contrôler ou non par paramétrage que :
- tous les devis liés à l'ordre de maintenance ont été réceptionnés (GDEVM) ;
- toutes les lignes d'ordres liées à un devis ont été affectées à un fournisseur (QMILOR).

Ces contrôles dépendent de l'occurrence xxxDEV du paramètre AUTQMACH.

Sélection des lignes d'ordre à traiter

Pour qu'une ligne d'ordre soit traitée, il faut que son mode de maintenance (GMOM) soit autorisé pour les achats et que la sous-traitance soit activée. C'est le mode de maintenance qui permet de déterminer la classe (GNCA) et le mode d'achat (GMDA) qui seront utilisés pour la création de la demande/commande d'achats.

Bien entendu, il faut aussi que le type équipement (GTEQ) de la ligne d'ordre soit défini en sortie achat.

Génération de l'en-tête de la demande/commande d'achats

   Nous avons vu que la classe d'achats provenait du mode de maintenance de la ligne d'ordre, voici l'origine des autres données :

   - le fournisseur : suivant le critère du traitement, est proposé :
> depuis la ligne d'ordre (fournisseur de la ligne pris par défaut),
> par l'Application Achats (voir GRAF) lorsque la proposition du fournisseur est demandée et que le fournisseur de la ligne d'ordre n'est pas renseigné,
> en fonction d'un paramètre utilisateur du bon de travail (voir occurrence xxxFOU du paramètre AUTQMACH) lorsque la proposition du fournisseur n'est pas demandée et que le fournisseur de la ligne d'ordre n'est pas renseigné.

   Les paramètres AUTQMACH/TAF, AUTQMACH/TAP, AUTQMACH/TAL, AUTQMACH/TAC permettent de proposer les adresses du fournisseur directement depuis le BT. Si les deux valeurs testées sont paramétrées, les tiers et adresses saisis dans les paramètres correspondants de la ligne d'ordre seront proposés.
Il est possible de faire référence aux mêmes paramètres de la ligne d'ordre pour les 4 occurrences.

   - la date de demande : suivant le paramètre AUTQMACH/DCD il s'agit soit de la date logique à laquelle est exécuté le traitement, soit la date de fin de validité du contrat de maintenance (GEQM) ;

    - la date au plus tôt : si elle n'est pas renseignée au niveau de la ligne d'ordre (voir QMILOR), elle est calculée à partir de la date de début de l'opération (réelle si elle est renseignée sinon théorique) à laquelle on ajoute le délai de livraison issu du fournisseur (voir GRAF) ;

    - la date au plus tard : peut être renseignée au niveau de la ligne d'ordre (voir QMILOR) ;

   - le dépôt : il s'agit de celui de la ligne d'ordre s'il est précisé, sinon on prend celui du bon de travail (GORM) ;

   - la devise : il s'agit de celle du fournisseur ;

   - le marché : il provient soit de l'opération de l'ordre (QMIORO), soit de la ligne d'ordre (QMILOR) ;

   - taxe (type, mode, régime) : suivant la proposition de la classe d'achats, ces informations proviennent soit du fournisseur (GFOU), soit directement de la classe (GNCA).

   - objet : suivant le paramètre AUTQMACH/OBS, il est proposé suivant des mots-clés définis.

   Regroupement : s'il est demandé (voir paramètre AUTQMACH/RGP), plutôt que d'avoir autant de demandes/commandes d'achats qu'il y a de lignes d'ordre, un regroupement s'effectue selon les critères suivants :
          - la classe d'achats ;
          - le dépôt ;
          - le fournisseur ;
          - le marché ;
          - la taxe (type, mode, régime).

   Héritage du texte : si la classe de transferts (GTNC) n'a pas l'option textes par défaut activée, les textes des lignes d'ordre (QMITOO) qui ont une destination, sont copiés sur les lignes d'achats (GTXT).

   Il est possible de définir un filtre sur la destination des lignes à copier et de générer automatiquement une ligne de texte reprenant la référence du bon de travail à l'origine de la ligne d'achats (voir paramètre AUTQMACH/xxxTXT).

   De la même manière, il est possible de créer du texte sur l'en-tête généré à partir de l'équipement du bon de travail (voir paramètre AUTQMACH/xxxTXE).

   Comme les lignes de texte de maintenance peuvent contenir 80 caractères contre 60 pour celles des achats, on tronque les 60 premiers caractères des lignes de textes des lignes d'ordre avant de les associer à celles des achats. Il est donc recommandé de définir une taille maximale de 60 caractères pour les textes qui doivent être répercutés sur les achats (voir paramètre DECTEXTE/M).

   Le paramètre AUTQMACH/CAR permet d'hériter de caractéristiques issues des équipements ou des bâtiments dans les textes de l'en-tête de demande/commande.

Génération des lignes d'achats

   Nous avons vu que le mode d'achat provenait du mode de maintenance de la ligne d'ordre, voici l'origine des autres données :

   - l'article : il s'agit du type équipement de la ligne d'ordre ;

   - la quantité commandée : suivant le paramètre AUTQMACH/QTE, il s'agit de la quantité prévisionnelle ou théorique de la ligne d'ordre ;

   - l'unité : elle provient de l'unité d'achat de l'article générique (GART) de la ligne d'achats ;

   - le compte : suivant le paramètre AUTQMACH/CPT, il s'agit du compte débit ou crédit de la ligne d'ordre ;

   - le CGR A : suivant le paramètre AUTQMACH/CGA, il s'agit du CGR A débit ou crédit de la ligne d'ordre ;

   - le CGR B : suivant le paramètre AUTQMACH/CGB, il s'agit du CGR B débit ou crédit de la ligne d'ordre ;

   - l'intitulé : il correspond à l'intitulé de la ligne d'ordre. Ce dernier a été rendu modifiable de façon à préciser l'article acheté dès la création de la ligne d'ordre (QMILOR) ;

   - l'unité fonctionnelle interne (UFI) : proposée suivant la valeur testée 1 de l'occurrence UFI du paramètre AUTQMACH.

   - prix / tarif : si la classe de transfert (GTNC) n'a de défini ni les tarifs, ni les prix par défaut, alors c'est le prix réel ou estimé de la ligne d'ordre qui est proposé (suivant que le prix réel est renseigné ou non).

   Ventilation par CGR : si le marché est renseigné et que sa classe (GNCM) a la proposition de CGR basée sur l'équipement (valeur "SAEQM"), le montant de la ligne d'achat sera réparti sur tous les CGR liés à la ligne de marché (GEQM) correspondant à l'article acheté. Le montant à répartir dépendra du pourcentage total représenté par chaque CGR. Cela permet, pour une ligne d'achat, d'avoir plusieurs CGR associés (voir GVCG).

   Gestionnaires : suivant le paramètre AUTQMACH/GES, le gestionnaire du bon de travail, de l'opération ou de la ligne d'ordre peut être associé à la demande/commande d'achats (voir GVCG). Les valeurs 1 et 2 de ce paramètre correspondent réciproquement à la fonction et au rôle affectés au gestionnaire.

Génération des documents

Les documents GMAO (GMDOC) liés à l'opération (QMIORO) ou à la ligne d'ordre (QMILOR) sont hérités si la destination "Commande d'achats" ou "Ligne d'achats" est cochée.

Ils sont générés sur l'entité "ACHAT COMMANDE" ou "ACHAT LIGNE" et sur le même type de document (GTDTY). De ce fait, l'association type de document et entité achat doit exister dans les associations entité-type (GTDAE).