Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	Achats
GFOU - Fournisseurs

Cette transaction permet de référencer les fournisseurs. Un fournisseur est défini pour un établissement et est identifié par un code. Il s'appuie sur la structure des tiers. Pour pouvoir créer des fournisseurs, il est nécessaire de définir les tiers au préalable. La création d'un fournisseur correspond à un complément d'informations nécessaires à l'Application Achats pour pouvoir gérer correctement la chaîne des achats : adresses (de commande, de livraison, de facture, de paiement), conditions de transport, conditions de paiement, zones statistiques, etc.    Structure des fournisseurs :

Données

Fournisseur

C'est l'identifiant d'un fournisseur. Il est unique dans un établissement. Selon la valeur du rôle du fournisseur, le code fournisseur est : - soit saisi par l'utilisateur ; - soit affecté automatiquement par le système à partir des critères définis dans les numéros par entité (GNUM) ; Si le code fournisseur est saisi, son format est alors contrôlé en fonction de la valeur du rôle.

Mnémonique

Référence

Il s'agit de la référence de l'établissement chez le fournisseur. La saisie de ce champ est facultative. Cette information est mise à disposition dans le dictionnaire des données du bon de commande standard.

Adresse de facturation

Tiers

Ce tiers est par défaut celui qui facture l'achat. Il doit être défini dans les associations tiers par établissement (GATE).    Lors de la création d'un fournisseur, proposition par défaut : - de ce tiers dans les tiers de livraison, de paiement et de confirmation ; - du mnémonique du tiers dans le mnémonique du fournisseur ; - du type de collectif 1 du tiers par établissement dans le type de collectif du fournisseur ; - de l'échéance du fournisseur à partir des conditions de règlements du tiers par établissement ; - de l'adresse de facturation du fournisseur à partir de l'adresse principale du tiers par établissement si celle-ci est une adresse de facturation (destination contenant le caractère "F") ; - de la domiciliation bancaire du fournisseur à partir de celle du tiers par établissement si le paramétrage des types de ventilations indique que c'est le tiers de facturation qui est envoyé en comptabilité. Cette proposition n'est effectuée que si l'occurrence DOM du paramètre AUTSAFOU le permet ; - de la catégorie du fournisseur à partir de la famille du tiers en fonction de l'occurrence CATEGO du paramètre AUTSAFOU.    Si le tiers de facturation est modifié et si le paramétrage indique que tous les tiers doivent être identiques, il est recopié dans les autres tiers du fournisseur. Géré par l'occurrence TIERS du paramètre AUTSAFOU.

Adresse

Il s'agit de l'adresse du tiers qui facture l'achat. La destination de cette adresse doit contenir le caractère "F" indiquant qu'il s'agit d'une adresse de facturation.    L'adresse de facturation est l'adresse principale d'un fournisseur. Le nom du fournisseur figurant dans les autres transactions correspond à cette adresse.    Lors de la création d'un fournisseur, proposition par défaut :           - de cette adresse dans les adresses de livraison, de paiement et de confirmation ;           - de la devise à partir de la devise de cette adresse si elle est renseignée, sinon proposition de la devise du tiers de facturation.    Si l'adresse de facturation est modifiée et si le paramétrage indique que tous les tiers et adresses doivent être identiques, elle est recopiée dans les autres adresses du fournisseur. Géré par l'occurrence TIERS du paramètre AUTSAFOU.    Il est possible de définir selon le paramétrage des types de ventilations (GTVCA) quels sont le tiers et l'adresse qui sont envoyés en comptabilité : tiers et adresse de facturation ou tiers et adresse de paiement.

Type de port

Les valeurs du type de port (ou encore Incoterm) sont des occurrences du paramètre PRT. S'il est renseigné, il est proposé par défaut dans les demandes d'achats et les commandes passées à ce fournisseur.

Mode de transport

Les valeurs du mode de transport sont des occurrences du paramètre MDT. S'il est renseigné, il est proposé par défaut dans les demandes d'achats et les commandes passées à ce fournisseur.

Destination

Il s'agit de la ville de destination liée au type de port. Si elle est renseignée, elle est proposée par défaut dans les demandes d'achats et les commandes passées à ce fournisseur.

Etablissement

Il est possible d'utiliser la notion de référentiel centralisé.

Transporteur

Il s'agit du transporteur principal du fournisseur. S'il est renseigné, il est proposé par défaut dans les demandes d'achats et les commandes passées à ce fournisseur.

Catégorie

La catégorie est un critère de regroupement des fournisseurs (exemple : regroupement par activité, par région, ...). Elle permet de définir des autorisations par classe d'achats et par mode d'achat afin de restreindre l'utilisation de certains fournisseurs sur certaines classes et pour certains modes. Ces autorisations sont prises en compte lors de la saisie des demandes d'achats et des commandes. Liste des autorisations : - catégories fournisseurs par classe de commandes (GCLCA) ; - catégories fournisseurs par classe de commandes et mode d'achats (GMCCA).    Les valeurs de la catégorie sont des occurrences du paramètre CATSAFOU.    En fonction du paramétrage (occurrence CATEGO du paramètre AUTSAFOU), la famille du tiers de facturation du fournisseur est proposée par défaut dans la catégorie. Si la catégorie est associée à une famille de fournisseurs (chaîne 1 du paramètre CATSAFOU), cette famille sera proposée dans la famille supérieure.

Famille supérieure

Lors de la création du fournisseur, si cette information est renseignée, ce dernier est associé à cette famille pour tous les chemins de composition (GRFA) dont la génération de familles fournisseurs est active.    Dans le cas d'un fournisseur existant, si le fournisseur n'est rattaché qu'à une seule famille à la date du jour pour les chemins de composition en génération de familles fournisseurs automatique, la famille supérieure peut être modifiée ou non selon l'occurrence MAJFAM du paramètre AUTSAFOU. Lors de la modification de la famille supérieure, l'association à l'ancienne famille est supprimée ou clôturée selon la même occurrence et, le fournisseur est rattaché à la nouvelle famille pour tous ces chemins de composition.

Devise

Cette information est proposée dans les demandes d'achats ou les commandes du fournisseur, et est modifiable ou non en fonction de la classe d'achats.

Dépôt

Il s'agit du dépôt principal du fournisseur. S'il est renseigné, il est proposé par défaut dans les demandes d'achats et les commandes passées à ce fournisseur. Ce dépôt doit être utilisable dans les achats.

Echéance

C'est à partir de cette information, si elle est renseignée, que les échéances (GCAE) des demandes d'achats et des commandes passées pour ce fournisseur sont générées. Cette information peut être rendue obligatoire en fonction de l'occurrence ECHEANCE du paramètre AUTSAFOU.

Cotation

C'est un critère d'évaluation du fournisseur qui peut être utilisé pour bloquer le passage de commandes à ce fournisseur. Le blocage se fait en comparant la cotation du fournisseur aux cotations paramétrées dans la classe d'achats : - si la cotation du fournisseur est inférieure à la première cotation de la classe, la commande est enregistrée sans message ; - si la cotation du fournisseur est comprise entre les deux cotations de la classe, la commande est enregistrée avec affichage d'un message ; - si la cotation du fournisseur est supérieure à la deuxième cotation de la classe, l'enregistrement de la commande n'est pas autorisé.    Un contrôle similaire peut être effectué pour bloquer la saisie de marchés pour un fournisseur. Dans ce cas, le blocage se fait en comparant la cotation du fournisseur aux cotations paramétrées dans la classe de marchés.    La cotation peut être saisie manuellement ou peut être affectée automatiquement par le traitement de calcul et d'évaluation des critères de notation d'un fournisseur (TCNFOU) ou par le traitement de notation d'un fournisseur (TNFOU).    La cotation est généralement orientée qualité et respect des délais de livraison.    Cette zone est inaccessible si la valeur du paramètre COT associé au mnémonique est égale à "N".

Rating

C'est un critère d'évaluation du fournisseur qui peut être utilisé pour bloquer le passage de commandes à ce fournisseur. Le blocage se fait en comparant le rating du fournisseur aux ratings paramétrés dans la classe d'achats : - si le rating du fournisseur est inférieur au premier rating de la classe, la commande est enregistrée sans message ; - si le rating du fournisseur est compris entre les deux ratings de la classe, la commande est enregistrée avec affichage d'un message ; - si le rating du fournisseur est supérieur au deuxième rating de la classe, l'enregistrement de la commande n'est pas autorisé.    Un contrôle similaire peut être effectué pour bloquer la saisie de marchés pour un fournisseur. Dans ce cas, le blocage se fait en comparant le rating du fournisseur aux ratings paramétrés dans la classe de marchés.    Le rating peut être saisi manuellement ou peut être affecté automatiquement par le traitement de calcul et d'évaluation des critères de notation d'un fournisseur (TCNFOU) ou par le traitement de notation d'un fournisseur (TNFOU).    Le rating est généralement d'ordre financier.

Paramètres standard

Tiers et Adresses

Paiement

Il s'agit du tiers à qui l'on va payer la marchandise. Il doit être défini dans les associations tiers par établissement (GATE).    Lors de la création d'un fournisseur : - ce tiers est proposé par défaut égal au tiers de facturation du fournisseur. Il est possible de contrôler que ce tiers soit toujours identique au tiers de facturation selon l'occurrence TIERS du paramètre AUTSAFOU ; - si le paramétrage des types de ventilations indique que c'est le tiers de paiement qui est envoyé en comptabilité, la domiciliation bancaire du fournisseur peut être proposée à partir de celle du tiers par établissement. Cela dépend de l'occurrence DOM du paramètre AUTSAFOU.

Adresse paiement

Il s'agit de l'adresse du tiers à qui l'on va payer l'achat. La destination de cette adresse doit contenir le caractère "P" indiquant qu'il s'agit d'une adresse de paiement. Lors de la création d'un fournisseur, cette adresse est proposée par défaut égale à l'adresse de facturation du fournisseur.

Logistique

Il s'agit du tiers qui va livrer la marchandise. Il doit être défini dans les associations tiers par établissement (GATE). Lors de la création d'un fournisseur, ce tiers est proposé par défaut égal au tiers de facturation du fournisseur. Il est possible de contrôler que ce tiers soit toujours identique au tiers de facturation selon l'occurrence TIERS du paramètre AUTSAFOU. Ce tiers est obligatoire ou facultatif selon l'occurrence TILSAFOU du paramètre AUTSAFOU.

Adresse logistique

Il s'agit de l'adresse du tiers qui va livrer la marchandise. La destination de cette adresse doit contenir le caractère "L" indiquant qu'il s'agit d'une adresse de livraison. Lors de la création d'un fournisseur, cette adresse est proposée par défaut égale à l'adresse de facturation du fournisseur. Cette adresse est obligatoire ou facultative selon l'occurrence TILSAFOU du paramètre AUTSAFOU.

Commande

Il s'agit du tiers à qui l'on va adresser la commande. Il doit être défini dans les associations tiers par établissement (GATE). Lors de la création d'un fournisseur, ce tiers est proposé par défaut égal au tiers de facturation du fournisseur. Il est possible de contrôler que ce tiers soit toujours identique au tiers de facturation selon l'occurrence TIERS du paramètre AUTSAFOU. Ce tiers est obligatoire ou facultatif selon l'occurrence TICSAFOU du paramètre AUTSAFOU.

Adresse commande

Il s'agit de l'adresse du tiers à qui l'on va adresser la commande. La destination de cette adresse doit contenir le caractère "C" indiquant qu'il s'agit d'une adresse de commande. Lors de la création d'un fournisseur, cette adresse est proposée par défaut égale à l'adresse de facturation du fournisseur. Cette adresse est obligatoire ou facultative selon l'occurrence TICSAFOU du paramètre AUTSAFOU.

Interlocuteurs

Externe

Logistique

Informations

Périodicité de facturation

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU). Les périodes de facturation sont des occurrences du paramètre PEFSAFOU.

Dépôt fournisseur

Ce dépôt est utilisé pour la gestion des stocks clients pour les demandes de services et des stocks fournisseurs pour les commandes. Il doit être utilisable dans les achats.    S'il est renseigné, il est proposé dans : - le dépôt client des demandes d'achats et des demandes de services pour lesquelles la classe d'achats (GNCA) indique que le dépôt client est obligatoire ; - le dépôt fournisseur des commandes pour lesquelles la classe d'achats (GNCA) indique que le dépôt fournisseur est obligatoire.

Fréquence horaire

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU). Les fréquences horaires sont des occurrences du paramètre TCOSAFOU.

Horaire des visites

Si cette information est renseignée, elle est proposée dans l'ouverture semaine des demandes d'achats et des commandes passées à ce fournisseur. Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU). Les valeurs sont définies dans la transaction GOTS (GOTS).

Mois d'inventaire

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU). Les mois d'inventaire sont des occurrences du paramètre MOIS.

Livraison

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU). Les valeurs sont définies dans la transaction GOTS (GOTS).

Calendrier

Le calendrier permet de connaître les jours de livraison du fournisseur afin de renseigner la date au plus tôt des demandes d'achats générées par le traitement de calcul des besoins (ECBE).    S'il est renseigné, il est proposé dans le calendrier des articles référencés pour ce fournisseur (GRAF).

Délai de livraison

Si cette information est renseignée, elle peut être proposée dans le délai de livraison des lignes de demandes d'achats et de commandes passées à ce fournisseur. Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU).

Limite de l'en cours autorisé

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU).

Numéro d'ordre

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU).

Nombre de points

Information complémentaire pouvant être utilisée comme critère d'extraction pour le fournisseur (TSFOU et CSFOU).

Classement

Type

Si cette information n'est pas renseignée, aucun bon de commande n'est édité pour ce fournisseur. Le type permet de définir la destination du bon de commande (imprimante, fax ou mail). Si sa valeur vaut : - C ou T : le bon de commande est envoyé à l'imprimante ; - F : le bon de commande est envoyé par fax si une imprimante lançant l'utilitaire d'envoi de fax a été paramétrée ; - M : le bon de commande est envoyé par mail si l'utilisateur possède le Module "Outil de diffusion d'états par mail" et si une imprimante lançant l'utilitaire d'envoi de mail a été paramétrée.    Le type est une occurrence du paramètre EDTSAFOU.

Nombre d'exemplaires

Il s'agit du nombre d'exemplaires du bon de commande édités en plus du nombre d'exemplaires défini par le paramètre CDEEXP.

Fournisseur divers

Un fournisseur divers est un fournisseur occasionnel auquel on associe un tiers occasionnel. Ce fournisseur peut être utilisé dans le cas où l'on veut suivre en comptabilité des achats effectués auprès de différents fournisseurs sur un seul tiers. Dans ce cas, on crée un seul fournisseur, un seul tiers et lors de la saisie de commandes, on fait varier l'adresse de facturation. Exemple : Achat d'écrous, de boulons, ... Si cette case est cochée, l'adresse de facturation des commandes passées pour ce fournisseur est modifiable même si la classe de commandes interdit la mise à jour de l'adresse de facturation (l'adresse de facturation de la commande est proposée par défaut à partir de l'adresse de facturation du fournisseur). Même chose pour l'adresse de paiement des commandes.

Comptabilisation

Segment

Suivant son type, ce CGR peut être proposé, en fonction de la classe d'achats, dans le CGR A ou le CGR B des lignes de demandes d'achats ou de commandes passées pour ce fournisseur.

Domiciliation bancaire

Elle peut être proposée égale à la domiciliation du tiers par établissement en fonction de l'occurrence DOM du paramètre AUTSAFOU. Si elle est renseignée, elle est contrôlée par rapport au tiers qui est transféré en comptabilité (tiers de facturation ou tiers de paiement). C'est le type de ventilation saisi à la soumission du traitement de transfert en comptabilité (TVCC) qui indique le tiers utilisé. Si la domiciliation est renseignée, elle est proposée dans les échéances (GCAE) des commandes de ce fournisseur.

Type

Il est proposé par défaut égal au type de la taxe du tiers de facturation (taxe du tiers par établissement). Il est proposé dans les commandes et les factures saisies pour le fournisseur. Il correspond à la position fiscale du fournisseur (France, Export, CE, Corse, DOM TOM, ...) et est utilisé dans la recherche des codes taxe des lignes. Les valeurs du type de taxe correspondent aux occurrences du paramètre TYPOETVA.

Mode

Il est proposé par défaut égal au mode de la taxe du tiers de facturation (taxe du tiers par établissement). Il est proposé dans : - les commandes du fournisseur en fonction du paramétrage de la classe de commandes ; - les factures du fournisseur. Il est utilisé dans la recherche des codes taxe des lignes. Les valeurs du mode de taxe correspondent aux occurrences du paramètre MODOETVA.

Régime

Il est proposé par défaut égal au régime de la taxe du tiers de facturation (taxe du tiers par établissement). Il est proposé dans : - les commandes du fournisseur en fonction du paramétrage de la classe de commandes ; - les factures du fournisseur. Il est utilisé dans la recherche des codes taxe des lignes. Les valeurs du régime de taxe correspondent aux occurrences du paramètre REGOETVA.

Type de collectif

S'il est renseigné, le type de collectif doit être égal à l'un des cinq types de collectif de l'association tiers par établissement (GATE) pour le tiers qui est transféré en comptabilité : tiers de facturation ou tiers de paiement selon le paramétrage des types de ventilations. Les valeurs du type de collectif correspondent aux occurrences du paramètre COLOETIE. Ce doit être un type de collectif fournisseur (valeur testée 2 du paramètre égale à "F"). Le type de collectif est proposé dans les échéances des commandes de ce fournisseur.

Modifications périphériques

A la création d'un fournisseur

Création automatique d'une famille fournisseur "image" de ce fournisseur afin de permettre la gestion de hiérarchie de familles de fournisseurs (GCFF). L'intitulé complet et l'intitulé réduit de cette famille fournisseur sont alimentés respectivement à partir du nom complet et réduit de l'adresse de facturation du fournisseur.    Création de conditions de facturation associées au fournisseur (GTFF) à partir des conditions de facturation générales (GCFGA) dont le rôle est "Générée".

A la modification d'un fournisseur

Modification du mnémonique, des informations complémentaires et de l'état de la famille fournisseur "image" si ces données sont modifiées pour le fournisseur.    Si le type de taxe, le mode de taxe et/ou le régime de taxe du fournisseur sont modifiés, la taxe des conditions de facturation associées au fournisseur est mise à jour.

A la suppression d'un fournisseur

Suppression de sa famille fournisseur "image", des conditions de facturation associées (GTFF), des gestionnaires associés (GTFG) et des codes services associés (GESER).    Suppression de l'appartenance du fournisseur à des hiérarchies de familles de fournisseur (GCFF).

Paramètres associés au mnémonique (voir aussi : Principe de l'association)

COT

Ce paramètre permet de désactiver la zone cotation : si la valeur est égale à "N", la cotation est inaccessible.

Transactions associées

GCFF - Compositions des familles de fournisseurs

GFTF - Famille de tiers fournisseurs

GRAF - Articles référencés par fournisseur

GTFF - Conditions de facturation des fournisseurs

GTFG - Gestionnaires des fournisseurs

GTIA - Adresses de tiers

GTXEFOU - Textes fournisseurs

GTXTLFOU - Lignes de textes fournisseurs

CNFOU - Consultation des critères de notation fournisseur

GARUFOU - Rubriques par fournisseurs

SACSARU - Sélection des rubriques

N'est accessible qu'en mode recherche.

GESER - Associations entités - codes services

Paramètres

CATSAFOU

COLOETIE

COTOETIE

DIVSAFOU

EDTSAFOU

MDT

MODOETVA

PEFSAFOU

PRT

RATOETIE

REGOETVA

ROLSAFOU

TYPOETVA

AUTACHAT - DECPNT

AUTSAFOU - CATEGO

AUTSAFOU - DOM

AUTSAFOU - ECHEANCE

AUTSAFOU - MAJFAM

AUTSAFOU - TICSAFOU

AUTSAFOU - TILSAFOU

AUTSAFOU - TIERS

Messages

ISO061 - Incohérence entre la taille des bornes

ISO066 - Zone saisie trop grande : au plus $1 caractère(s)

SAFOU011 - Suppression impossible : Utilisé dans les commandes

SAFOU012 - Suppression impossible : Utilisé dans les réceptions

SAFOU013 - Suppression impossible : Utilisé dans les factures

SAFOU014 - Suppression impossible : Utilisé dans les compositions de familles de fournisseurs

SAFOU015 - Suppression impossible : Utilisé dans les marchés

SAFOU016 - Suppression impossible : Utilisé dans les liens article - fournisseur

SAFOU017 - Suppression impossible : Utilisé dans les tarifs

SAFOU020 - Suppression impossible : Utilisé dans les statistiques achats

SAFOU051 - Incompatibilité entre taxe du fournisseur et taxe des conditions

SAFOU053 - Le tiers et l'adresse de livraison doivent être renseignés

SAFOU054 - Le tiers et l'adresse de commande doivent être renseignés

SAFOU055 - Les tiers doivent être identiques

SAFOU057 - Incompatibilité entre type de collectif du fournisseur et du tiers

SAFOU060 - L'échéance scindée doit être renseignée

SAFOU061 - L'adresse doit être une adresse de facturation

SAFOU062 - L'adresse doit être une adresse de paiement

SAFOU063 - L'adresse doit être une adresse de livraison

SAFOU064 - L'adresse doit être une adresse de commande

SAFOU065 - Le type de collectif doit être de type fournisseur

SAFOU066 - Numérotation automatique impossible : Compteur inexistant